Как успешно внедрить CMMS: пошаговое руководство

Вы решили приобрести CMMS для большего аптайма и лучшего отслеживания. Но поскольку никогда не внедряли его раньше, процесс может выглядеть пугающе. Хорошая новость: команда Hippo провела много успешных внедрений CMMS. Мы здесь, чтобы помочь. Вот как.

Когда речь идет о внедрении CMMS, гарантий нет. Фактически, некоторые оценивают уровень неудач по отраслям до 80%.

Какие шаги предпринять для обеспечения успеха?

По словам специалиста по внедрению Hippo Карлы Принтис, то, как вы думаете о данных, так же важно, как и то, что вы с ними делаете.

Прежде чем начинать внедрение CMMS, измените мышление о данных

Вот важные шаги, которые можно предпринять даже до полной решимости получить CMMS:

1. Начните относиться к данным как к ценности.
2. Разработайте процессы для их защиты.
3. Старайтесь использовать их для лучшего принятия решений.

Неважно, являетесь ли вы крупной операцией или малым бизнесменом, совмещающим множество ролей; всегда можно начать с основ. Найдите все старые бумажные руководства по эксплуатации и обслуживанию, чертежи и гарантии. Даже если вы еще работаете с бумажными или табличными заказами-нарядами, которые могут быть медленными и подверженными ошибкам, старайтесь сохранить как можно больше данных. Держите бумажную работу в одном месте и делайте резервные копии компьютерных файлов. Затем пройдитесь по заказам-нарядам по требованию, ища тренды. Например, если раковина в ванной на третьем этаже течет каждые три месяца, попробуйте установить ПТО на проверку каждые два с половиной месяца.

Работа со старыми методами раздражает, но помогает всем понять роль данных и оценить то, что они могут дать.

Когда вы готовы внедрить CMMS, всё упирается в планирование заранее и выполнение вещей в правильном порядке.

Сформируйте правильную команду для внедрения CMMS

Независимо от размера организации, вам нужно привлечь правильных людей к настройке базы данных CMMS.

После работы над многими проектами Карла теперь всегда побуждает организации думать о способах создания и поощрения выкупа (buy-in), внутренней поддержки проекта. Спросите себя:

• Кто должен поддержать проект для успеха?
• Кого будет сложнее всего убедить?
• Как я могу продемонстрировать ценность проекта им?

На последний вопрос старайтесь адаптировать свой питч. Разговаривая с техниками, фокусируйтесь на том, как хороший CMMS делает жизнь менее стрессовой. Когда вы планируете работу заранее, меньше сюрпризов, потому что вы находите и исправляете мелочи до того, как они станут большими проблемами. С другими людьми в организации можно объяснить, как ПО помогает отслеживать расходы — всегда первый шаг к сокращению затрат.

По опыту Карлы, старшие техники редко нуждаются в убеждении. Миф о «старичке», который избегает технологий и отказывается меняться — просто миф. Фактически, старшие техники часто становятся лучшими точками контакта между Hippo и организацией. Они знают всё об объекте и взволнованы стандартизацией и оптимизацией рабочих процессов.

Прежде всего, команда должна чувствовать владение как внедрением, так и финальной базой данных CMMS. Поскольку они будут ею пользоваться больше всего, они должны убедиться, что она отражает их рабочие процессы и цели.

И именно на следующем шаге они это делают.

Решите, как разместить данные в CMMS

Карла любит компьютерные игры, где строят виртуальные миры. Работая с командами над настройкой баз данных, она хочет, чтобы они представили, будто играют вместе с ней. «Я прошу их представить, как они будут организовывать всё. В чем фундамент? Как всё связано?»

Проектируйте информационную архитектуру с четкой иерархией

Стоит сначала определить термины. Информационная архитектура — это то, как вы организуете данные. Информационная иерархия — как вы относитесь к некоторым данным как к более важным.

Представьте, вы решили разобрать гараж. Куда лучше поставить газонокосилку? У задней двери, чтобы легко выкатить во двор. А запасной домкрат? Вы редко его используете, поэтому он может лежать в глубине нижней полки. Теперь он безопасно убран. Для каждого предмета вы находите место, соответствующее тому, как вы его используете.

По сути, то же самое для ваших данных. Вам нужно найти способы их организации, соответствующие тому, как вы их используете. По Карле, многие принимают эти решения на основе своей отрасли. Например, производители фокусируются на активах и оборудовании. Отели же предпочитают архитектуру, основанную больше на локации.

Карла побуждает команду пройтись по объекту и подумать, как они организуют данные. По комнатам? Отделам? Внутри комнаты — разделять активы на производственные линии? Следует ли подразделять каждую линию на дискретные единицы оборудования? Это важные решения, потому что организация данных влияет на отслеживание программ обслуживания.

Дайте имя всему, что нужно обслуживать и отслеживать

Поскольку имена — большая часть архитектуры, Карла любит начинать говорить о них рано в процессе. «Мы можем использовать ID активов и серийные номера, но также нужно думать в терминах конечного пользователя. Как они узнают, что работают с правильным оборудованием?»

Она хочет, чтобы команда внедрения перешла от разговора о «комнате с тремя котлами» к «Котел 1, Котел 2, Котел 3». Кажется действительно базовым, и это так. Но это также критично. Если вы хотите точно отслеживать активы, вам нужны способы говорить о них точно.

Подумайте так: чему врач учится первым в медуниверситете? Названиям всех частей тела.

У Карлы много идей о том, как добиться успеха. У неё также есть советы, как избежать общих препятствий.

Дайте себе разумное время для завершения внедрения CMMS

Сколько времени займет, зависит от многих факторов, включая:

• Отрасль
• Качество существующих данных
• Количество активов и оборудования
• Размер команды внедрения

Также зависит от возраста оборудования. Если у вас новый объект с современным оборудованием, легче отыскать ID активов и серийные номера. Часто можно скачать или запросить цифровые руководства и схемы прямо с сайта производителя. Но со старым оборудованием кому-то может придется обходить и переписывать названия со стертых табличек.

Размер и количество объектов тоже играют роль. Карла приводит примеры на обоих концах спектра: одно комнатное малое производство против закрытого поселка со множеством зданий на нескольких локациях.

Ключ — не спешить и планировать реалистично. Одним из важных способов, которыми Карла помогает командам внедрения, является работа с ними над установлением реалистичных временных линий и достижимых вех.

Разрабатывайте программы ПТО и другие после того, как данные на месте

Иногда организации имеют существующий план ПТО, который хотят использовать как основу для базы данных CMMS. Проблема в том, что они пытаются двигаться в неправильном направлении.

Сначала вам нужно, чтобы ваши активы, оборудование и запасы были настроены в базе данных. Всё должно быть названо и организовано. Только потом можно начинать настраивать плановые инспекции и задачи.

Вы не можете запланировать ПТО на инспекцию актива, если у этого актива нет имени в системе. Нет способа включить связанные запчасти и материалы ПТО, если вы не добавили запасы в базу данных.

Можно представить программу ПТО как крышу дома, который вы строите. Невозможно сделать крышу первой.

Следующие шаги

Некоторые организации выбирают делать большую часть работы сами. Специалисты по внедрению Hippo помогают пройти процесс, но организация делает основную работу по сбору данных. Например, Карла может быстро научить любого загружать изображения, чтобы каждая запись содержала фото связанного актива. Но кто-то из организации должен пойти к активу, сделать фото и загрузить его.

Для других организаций гораздо больше смысла привлечь профессиональных аудиторов на место, и Hippo предлагает и этот вариант. Но единственный способ узнать, какой вариант лучше для вашей конкретной ситуации — связаться и соединиться.

Чем больше мы знаем о ваших вызовах и целях, тем больше мы можем помочь.