Выбор правильной CMMS: бесплатное, open source или пробное ПО — разбор

ПО для управления ТО бывает всех форм и размеров, включая бесплатное, open source и пробные версии CMMS. У каждого свой набор плюсов и минусов, связанных не только с ценой, но и легкостью внедрения и использования.

Как убедиться, что получите то, что лучше работает для вас?

Трюк — в знании различий между бесплатным, open source и пробным софтом.

Первый шаг к выбору между бесплатным, open source и пробным — понимание опций, так что давайте сначала проясним возможную путаницу.

Определение бесплатного, пробного и open source CMMS

Перед просмотром плюсов/минусов каждого — нужно четкие определения.

Бесплатное CMMS (Free CMMS software)

Странно, но определение «бесплатного» зависит от того, кого спрашиваете.

Для некоторых слово напрямую связано со свободой — софт свободен только если пользователь может наслаждаться свободой использовать его как угодно, легко изучать и модифицировать исходный код, распространять оригинал и модифицированные версии. Здесь free — не про цену. Про свободу.

Для остальных — free только про цену. Если не платим за софт — он бесплатный.

Но это ведет к вопросу: зачем кто-то отдает софт бесплатно?

Много возможных причин. Может быть passion project. Кто-то искал новый способ что-то сделать, построил, теперь хочет поделиться.

Или компания, надеющаяся затянуть людей в свою экосистему софта. Если нравится бесплатная версия — могут апгрейднуться на платную. Во многих случаях софт бесплатен, потому что вы — продукт этой компании. Пример: Facebook дает использовать софт бесплатно, потому что потом продает ваши юзер-данные рекламодателям. Не только соцмедиа так работает. Когда в последний раз платили за емайл-аккаунт?

Open source CMMS

Легко запутаться между бесплатным и open source — много open source софта тоже бесплатно. Но есть важные различия.

«Open» в open source относится к лицензии, позволяющей всем свободно использовать, модифицировать и делиться софтом. Есть процесс официального становления open source, организации выбирают из длинного списка лицензий — MIT, Apache, Mozilla.

Так, софт может быть бесплатным, но не open source — если не можете модифицировать или свободно делиться.

Частая фича open source — разработка и поддержка посвященным сообществом. Но не всегда. Много примеров open source как результат страсти и усилий одного человека.

Пробное CMMS (Trial CMMS software)

Триалы бывают разными формами, но ядро одно: попробуй перед покупкой. По сути — тест-драйв машины. Другая важная фича триалов — они заканчиваются. Покрутите колеса, прокатитесь, но в какой-то момент — вернуть.

За пределами этих двух общих фич — может быть много различий. В некоторых — только часть функций во время триала. В других — все функции, но ограниченное число раз. На триале инвентарного софта — можете создать заказ, но не сохранить. Или сохранить, но не назначить.

Плюсы и минусы бесплатного, пробного и open source CMMS

Теперь, когда знаем что они и как отличаются — посмотрим на плюсы и минусы. В итоге — нет одного лучшего решения для всех. Зависит от вашей ситуации, потребностей и толерантности к каждому набору недостатков.

Плюсы бесплатного ПО для управления ТО

Вот все лучшие части бесплатного ПО ТО.

Лучшее из всего — оно бесплатно

Крутой selling point, особенно когда большинство CMMS стоит денег.

Какие затраты обходите, получая ТО софт бесплатно? Во-первых, пропускаете implementation costs — связанные с загрузкой данных в софт и обучением команды. Во-вторых, нет текущих платежей. Обычно провайдеры CMMS используют SaaS модель: вместо покупки софта — подписываетесь. То же с Netflix — платите ежемесячно за доступ к сервису.

Ниже «воспринимаемый риск», легче передумать

И потому что бесплатно — чувствуется легче начать, и если не нравится — выйти и перестать пользоваться.

Большая часть привлекательности бесплатного софта — низкий «воспринимаемый риск». Прямая связь между затратами, связанными с решением, и тем, насколько это стрессит. Не проблема рискнуть парой баксов на новый батончик или бренд хлопьев. Не теряете много, если не вышло. Но мало кто купит дом unseen.

Минусы бесплатного ПО ТО: вы получаете за что платите

Бесплатный софт приходит с недостатками, которые нужно внимательно взвесить. С бесплатным софтом можете напороться на факт: «Бесплатного сыра не бывает».

Нет поддержки для настройки, обучения, текущей помощи при проблемах

Один из плюсов бесплатного ПО ТО — не платите за внедрение. Но причина, за которую не платите — что его не получаете.

В итоге — должны сами разработать и доставлять.

Как это выглядит? В одиночку загружаете все данные в софт, следя за best practices по консистентности, точности, информационной архитектуре. Потом — сами начинаете обучать команду ТО.

Даже для базовой CMMS нужны мануалы и обучающие видео. Потом — кто-то проводит тренинги для всех в орге, кто использует софт. Не один набор. Люди используют CMMS по-разному по ролям — нужны адаптированные материалы. Например, один сет для техников, другой для CEO.

Бесплатное CMMS, но платные базы данных

Даже если софт бесплатно — платите за место, где живут данные. Первый вариант — on-premise сервер: платите за начальное железо, потом текущие затраты на апгрейды и замены. Сверху — если не умеете настраивать и держать сервер — платите тому, кто умеет.

Второй вариант — облачный сервер: аренда у коммерческого провайдера. Плюс — кто-то берет часть ИТ-накладных на себя. Но — доп. затрата от вашего бесплатного софта.

Плюсы open source ППР ПО

Помните: разница между бесплатным и open source — не столько в цене, сколько в способах модификации и использования, создавая другой набор плюсов/минусов.

Прямой доступ к исходному коду

Если хотели — могли кастомизировать софт и получить точно то, что нужно. Каждая фича тонко настроена под ваши точные спеки.

Звучит круто на бумаге, но то же, что сказать: один из плюсов вашей машины — можно открыть капот и поработать самому. Круто для тех, кто умеет чинить машины, но нулевая реальная ценность для тех, кто всё равно вызовет квалифицированного механика.

Безопасность и защищенность

Open source софт склонен разрабатываться большими сообществами преданных волонтеров — большой плюс для безопасности софта и ваших данных. Идея — с такими множеством людей, смотрящих и работающих над софтом, все баги и уязвимости ловятся раньше. Не только при первоначальной разработке. Текущая поддержка и апгрейды помогают держать всё безопасным и стабильным на протяжении жизни софта.

Минусы open source ППР ПО

Как и с бесплатным — есть коны рядом с всеми про.

Безопасность и защищенность

Не это было плюсом?

Стоит остаться на теме дольше. Те же причины, делающие open source безопаснее — делают его потенциально опаснее.

С проприетарным софтом (который платите) — меньшая группа разработчиков, компания легче тщательно проверяет разработчиков и трекает, кто что сделал с исходным кодом. С open source — потому что так открыто, легче кому-то заслать вредоносный код, уронить систему, украсть данные.

Модели финансирования означают — в итоге все равно платите

Как и с бесплатным — затраты есть. Во-первых, платите за настройку и обучение. Помните — не один набор материалов. Разные типы пользователей — разные тренинги.

С популярными open source программами — вероятно найдете существующие обучающие материалы от сообщества. Может быть даже компании, дающие обучение. Но — опять платите им.

Допустим, любите софт, но очень хотите эту одну специфическую фичу. Бесплатная CMMS позволяет настраивать ППР, но не дифференцировать floating/fixed или meter-/time-based.

Как достанете must-have фичу?

В некоторых случаях — разрабатываете сами, возможно только если есть ИТ-отдел с правильными людьми и финансированием. Сколько стоит, чтобы.head ИТ потратил часы на кодинг и тест новой фичи?

Другой вариант — feature bounties. Постите запрос на BountySource — ждете, кто создаст или донастроит фичу. Тут тоже платите. Но только если повезло — кто-то решит взяться за ваш запрос.

Плюсы пробного ПО управления инвентарем

В отличие от первых двух — пробный софт это limited-time взгляд на проприетарный софт, который думаете внедрить. Но как и первые два — свои плюсы/минусы.

Получите реальное чувство софта

Вспомните первый раз за рулем машины пробовали водить. Смесь 흥분 и нервов. Только примерно зная, что делаете…

Странно, потому что первый раз водили машину — вероятно, миллионный раз были в ней. Вспомните все разы, когда видели других водить в кино, ТВ, реальной жизни. И за все то наблюдение — всё равно не 100% уверены как.

То же с софтом. Могли видеть онлайн-видео и даже живые демо — но делать самому всегда иначе. Единственный способ реально узнать, легко ли учится софт — попробовать выучить. Единственный способ узнать, подходит ли под нужды — попробовать использовать. Ничто не бьет прямой опыт.

Если хотите лучшее представление о том, как софт будет работать для вас на практике, не в теории — триал отличный безрисковый способ узнать.

Привлеките больше глаз на софт

Демо — отличный способ увидеть софт живым и в действии. Но может быть сложно совместить расписания, чтобы у всех был шанс побыть. Также — лимит, сколько людей втиснете вокруг экрана.

Но многие софт-триалы идут 2 недели или дольше — достаточно для всех в команде ТО покрутить софт. Шанс настроить внеплановые заказы и ППР инспекции/задачи, техникам — поработать с софтом в поле.

Минусы пробного ПО управления инвентарем

Триалы крутые, но не без мелких проблем.

Часть может быть дамми-данными

Хорошая БД занимает время — одна причина, почему бесплатный софт не без затрат, включая загрузку данных. Даже для малой операции без многих активов — не хотите тратить много из 14 дней на преп БД.

Так провайдер CMMS может предзагрузить софт дамми-данными. Так — шанс попробовать софт сразу.

Проблема — не видите все свои данные и воркфлоу упакованными и построенными как после комплексного внедрения. Но хорошая новость — начинаете играть со софтом сразу, и можете добавить достаточно своих данных для реального чувства CMMS и фич: управление активами, заказами-нарядами и ППР, контролем инвентаря.

Все хорошее заканчивается, даже триал CMMS

Зависит от провайдера, но как бы долго ни был триал — заканчивается. Чтобы выжать максимум и не чувствовать, что закончился слишком рано — важно планировать вперед.

Убедитесь, есть идея конкретных фич для пробы и воркфлоу ТО для настройки. Может быть, создать чек-лист, чтобы покрыть всё. Также — координируйте с другими ключевыми членами команды. Не запускайте триал, когда самый доверенный старший техник в неделе отпуска. Нужно, чтобы правильные люди имели достаточно времени с софтом.

И убедитесь, есть надежный контакт у провайдера CMMS на случай вопросов. Помните — даже самый легкий CMMS идет с обучением, так что вопросы во время триала — абсолютно естественно. Когда у провайдера есть кто-то, кто может провести через любые заминки — вы получаете гораздо больше ценности из триального периода.

Следующие шаги

Если смотрите на переход с бумаги и таблиц — сейчас время связаться с провайдерами CMMS и начать разговор. Они смогут объяснить опции и помочь найти ту, что лучше работает для вас.

Когда список сузите — настройте софт-триал, покрутите колеса, вывезите данные на спин.