Максимальная отдача от пробного периода CMMS: советы для успешной оценки

Бесплатный пробный период — важный этап поиска подходящего решения CMMS. Это ваш шанс «пощупать» программу, понять, как она работает, и решить, подходит ли она вам.

Но, как и любая возможность, она требует подготовки, чтобы извлечь максимум пользы.

На что обратить внимание во время тестирования и как это сделать максимально эффективно?

Вот шаги, которые помогут вам максимально эффективно использовать бесплатный пробный период.

Начните подготовку до старта пробного периода

Разумно начать подготовку до официального начала тестирования. Обычно вам дают около двух недель доступа — этого достаточно, но не стоит тратить это время на подготовительную работу, которую можно сделать заранее.

Что включает в себя эта подготовка?

Четко определите, чего вы хотите достичь за время тестирования. Это может быть простая цель — «понять, подходит ли этот CMMS» — или детальный чек-лист из 100 пунктов, охватывающий все аспекты дизайна и применения ПО.

Выделите время для изучения системы. Если вы знаете, что на следующей неделе вас ждет плотный график профилактических работ со всей бригадой и сторонними подрядчиками, ожидается большая поставка запчастей, требующая сортировки и внесения в инвентарь, а три лучших техника в отпуске — тестирование пройдет неэффективно.

Недели в отделах ТОиР всегда насыщены, особенно если вы все еще боретесь с бумажными журналами и таблицами. Запланируйте время, чтобы извлечь максимум из пробного периода.

Выделите время и для других участников, которых вы хотите заинтересовать ПО, особенно для техников обслуживания. Это может быть официальное совещание или неформальный разговор за обедом.

По отраслям процент неудачных внедрений достигает 80%, часто потому, что пользователи считают софт слишком сложным для обучения или мешающим работе.

Вы можете избежать этой проблемы, вовлекая техников на ранней стадии. Их положительное отношение в значительной степени определяет успех всего проекта CMMS.

Убедитесь, что у вас есть контакты представителя провайдера CMMS. Если вы уже на этапе бесплатного тестирования, вас точно кто-то курирует и знает, как с вами связаться. Но вы тоже должны знать, как быстро задать вопросы в процессе теста.

С подготовкой разобрались — теперь посмотрим, как максимально эффективно использовать пробный период после его начала.

Оценивайте не только функции, но и удобство использования CMMS

Хочется сразу копаться в функционале, но сначала стоит проверить несколько ключевых моментов.

Первое — общий UX, макет и удобство использования.

Откройте CMMS на максимальном количестве устройств: десктоп, планшет, смартфон. Сравните отображение на каждом экране. Идеально на десктопе, но тесно на мобильном? На планшете логичнее, чем на мониторе в офисе?

Почему это важно? Каждая группа пользователей работает преимущественно с одного типа устройств. Генерал-директор смотрит отчеты на десктопе. Техники проверяют наряды и сканируют штрих-коды через мобильное приложение. Оценивая удобство для конкретной роли, смотрите на соответствующее устройство.

Попытайтесь разобраться самостоятельно. Насколько интуитивно понятны расположение элементов и их подписи?

Хорошо спроектированное ПО должно быть в целом самодокументируемым. Это не значит, что вы освоите его за ночь — CMMS сложнее игр вроде Candy Crush. Но если система действительно легка в обучении, вы быстро получите базовое понимание работы.

Сосредоточьтесь на тех функциях CMMS, которые вам реально нужны

Много ПО для управления ТОиР предлагает длинные списки функций, но вам важны только те, что вы будете использовать. Аналогия с пакетами кабельного ТВ: неважно, сколько каналов в пакете, важно — сколько из них вы смотрите. А современные CMMS — это подписка. Не переплачивайте за лишнее.

Совет может показаться странным, но полезно не думать о функциях изолированно. Сфокусируйтесь на рабочих процессах — наборах связанных функций, решающих конкретные задачи. Потому что именно так люди используют CMMS.

Пример типового сценария:

1. Создание внепланового наряда-заказа
2. Назначение его технику
3. Принятие наряда техником
4. Добавление комментариев
5. Закрытие наряда
6. Анализ истории через KPI и отчеты

Так вы поймете не просто «как работают кнопки», а как будет выглядеть ежедневная работа в системе.

Проверьте различия между мобильным приложением и десктопной версией

Это возвращает нас к пониманию работы ПО для разных ролей. Также нужно убедиться, что вы не упускаете функционал.

Мобильное приложение Hippo CMMS — яркий пример. Если тестировать только десктоп, вы пропустите все возможности приложения.

Почему функционал разный? Приложение живет на мобильном устройстве и имеет прямой доступ к его «железу» и системным возможностям, что открывает уникальные функции:

• Push-уведомления
• Сканирование штрих-кодов
• Речь в текст в нарядах
• Работа офлайн с последующей синхронизацией

Если есть функции только в приложении — обязательно протестируйте их.

Оцените поддержку, ресурсы и обновления провайдера CMMS

После оценки UX, удобства и макета, изучите функционал и рабочие процессы. Затем уделите время ресурсному центру провайдера. Это не часть ПО напрямую, но важная составляющая пользовательского опыта, который вы оцениваете на тесте.

Эксперты Apple по дизайну определяют пользовательский опыт неожиданно широко: это все взаимодействия с продуктом, вплоть до удобства переноски коробки с новым компьютером от магазина до машины. Они переработали упаковку, чтобы её легче нести и она помещалась на заднем сиденье.

Проверьте инструменты поддержки:

• База знаний / ресурсы
• Видеоматериалы
• Пошаговые туториалы по функциям

Краткое резюме

Бесплатные тесты — отличный способ исследовать CMMS и найти лучшее решение. Ключ к успеху — подготовка. Выделите время себе и команде на изучение системы.

Не фокусируйтесь только на функциях. Сначала оцените общий макет и дизайн. Помните: если пользоваться сложно, команда не будет этим пользоваться. Продумайте типовые сценарии использования — мышление в терминах процессов продуктивнее, чем перебор отдельных функций.

Не смотрите только на софт. Пробный период — шанс оценить весь пользовательский опыт, включая ресурсы провайдера.

Следующие шаги

Теперь, когда вы знаете, как извлечь максимум, пора зарегистрироваться на 14-дневный бесплатный тест Hippo CMMS.