Бесплатные CMMS: действительно ли они бесплатны? Раскрываем правду

Кто не любит слово «бесплатно»? Большинство прыгает на возможность сэкономить, не то что получить ценность за ноль.

Как насчет бесплатного CMMS? Представьте: революция на рабочем месте инструментами, обещающими автоматизацию и управление ППР, оборудованием/активами, нарядами, инвентарем, техниками, подрядчиками.

Привлекло внимание? Копаем глубже: что такое бесплатное CMMS (или EAM) и имеет ли смысл.

Бесплатное ПО CMMS

Потратьте секунды на исследование. Что видите, вводя «Free CMMS software» в Google? Посмотрите внимательно на топ-10. Большинство сайтов предлагают Free Trial, а не бесплатные сервисы.

Те немногие, что дают бесплатное CMMS — с очень базовой функциональностью или ограничениями на использование, что в итоге убивает цель использования CMMS. Если ваш отдел обрабатывает 50–100 нарядов в месяц, а бесплатное ПО позволяет только 20 — оно бесполезно.

То же для бесплатных приложений, лимитирующих число активов/оборудования. Если разрешено 10 активов, а у вас 50+ для отслеживания — ценность падает.

Ключевой момент, почти всегда упускаемый — Total Cost of Ownership (TCO, полная стоимость владения) — и есть цель этой статьи. Мы хотим осознать специалистов обслуживания/объектов концепцию TCO и учитывать её при поиске ПО управления обслуживанием.

Пока идея «бесплатно» супер-привлекательна изначально, именно TCO мы должны реально оценивать.

Полная стоимость владения (TCO)

TCO легко объяснить через знакомый сценарий — «покупка и владение домом».

TCO включает не только стоимость дома, но и будущие затраты на ремонты, обслуживание, время, счета и прочее.

Применим к CMMS.

Менеджер обслуживания производственного завода отвечает за производственные станки и механическое/электрическое/сантехническое оборудование. У него варианты:

1. Статус-кво: ручные методы и внутренние ресурсы (труд). Никаких прямых доп. затрат.
2. «Бесплатный» CMMS, покрывающий минимум, поддерживающий долю требований. Но с некоторой автоматизацией.
3. Месяц исследование нескольких надежных CMMS и внедрение решения, подходящего для отдела обслуживания завода. Это то, что нужен компании, но за деньги.

Когда организации выбирают внутренние ресурсы (Excel, инхаус-программа от IT, бумажные системы) или бесплатный CMMS — чаще всего они не учитывают TCO.

TCO включает такие переменные:

• Управление проектом
• Управление БД
• Обслуживание сервера
• Файрвол
• Безопасность
• Обучение и онбординг
• Ресурсы хелпдеска

Все выше — время, люди, ресурсы, что в сумме = затраты.

Бесплатные CMMS часто устанавливаются/скачиваются или компании ищут on-premise системы, чтобы избежать текущих подписок. Что упускают — что SaaS (software as a service) модели бандлят в годовую/месячную плату.

Чаще всего веб-базированные CMMS включают обновления, техподдержку, уровень консалтинга, хостинг, бэкапы данных и больше. Эти выгоды суммируются в много денег и часто essential.

Посмотрите TCO калькулятор Software Advice для расчета стоимости CMMS и сравнения On-premise vs SaaS для ближего взгляда на скрытые затраты.

Зачем платить за CMMS?

Очевидно, мы в Hippo CMMS хотим сделать кейс за платную подписку. Честно: если бесплатная система имеет смысл — мы за это и поддерживаем.

Но если ваша компания достигла точки перегиба, осознав нужду в ПО обслуживания, операция достаточно большая, что большинство бесплатных CMMS не покроют нужды.

Будучи в бизнесе CMMS больше десятилетия, удивляет, почему организации тратят драгоценное время и ресурсы на поиск «бесплатного cmms».

Подотчетность

CMMS дает автоматизированный сервис, охватывающий всё: от ежедневных календарных алертов до управления оборудованием и обновлений инвентаря.

Ответственность за все аспекты и события объекта сложна. Надежный CMMS гарантирует, что вся работа и активы логируются, держа менеджеров объектов/обслуживания, техников, подрядчиков подотчетными. Меньше вещей проходит через щели — результат: более эффективно работающий объект.

Эксперты на службе 24/7

Эксперты CMMS говорят на языке CMMS 24/7. Лучше: объект управляется экспертами, знающими инсайды оборудования/объектов, или менеджерами проектов, разрывающимися между другими требованиями компании?

Опыт, что эксперты CMMS приносят, вместе с ПО, улучшающим работу объектов. Плата за CMMS позволяет экспертам привнести опыт работы по многим компаниям и секторам, обеспечивая следование best practices управления активами.

Доступность по цене

Хотя манит «бесплатный cmms», многие не осознают: стоимость подписки на платный CMMS значительно снизилась, и гораздо ниже традиционных on-premise развертываний.

Рекомендуем пересмотреть цены CMMS, если не смотрели 2 года. Если деньги — проблема, приятно удивитесь некоторым подписным сборам.

Факты: большинство CMMS компаний дают «try and buy» — опыт ПО до инвестиций.

Пользовательские сборы от $45/мес. для entry-level, некоторые предлагают нелимит юзеров как экономную опцию для крупных отделов.

Лицензионные сборы CMMS не так дороги, если поискать и учесть сервис, поддержку и другие выгоды в бандле.

Кастомизация

Ключевая выгода надежного CMMS — кастомизация под специфические операционные требования обслуживания. Часто не так с бесплатным CMMS.

Бесплатное ПО — обычно out-of-the-box, сильно лимитировано в кастомизации. Выбирая бесплатно, вы отказываетесь от: своевременных email-алертов/уведомлений, уникального UI, кастомных/обязательных полей, отчетов, ролей/прав пользователей.

Платное CMMS включает вышеуказанное и часто больше: интеграции, сканирование штрих-кодов, интерактивные карты/планы этажей, ППР среди прочего.

Эти фичи окупаются в конце стримилизированием и улучшением операций объектов.

Подводя итог, на вопрос «Бесплатно ли бесплатное CMMS?» — решайте вы. Краткосрочно манит бесплатный CMMS, но в долгосрочной — TCO ниже?