Почему CMMS превосходит таблицы: 10 ключевых преимуществ

Таблицы часто используются менеджерами объектов и ТО для трекинга активов и операций. На поверхности таблицы кажутся разумным решением.

• У большинства бизнесов есть табличные приложения на компьютерах.
• Это ожидаемые расходы, не требующие бюджетирования.
• Большинство сотрудников знакомы с ними — простое решение, почти без обучения.
• Таблицы имеют мощные отчетные возможности и строят графики, впечатляющие руководство.
• Менеджеры объектов и ТО могут составлять таблицы данных активов, основного оборудования, запасов, коммунальных услуг, локаций, поставщиков, вендоров, сотрудников, арендаторов и клиентов.

Со всеми этими преимуществами, почему менеджеры смотрят в сторону систем компьютеризированного управления ТО (CMMS), систем компьютеризированного управления объектами (CAFM) или ПО управления объектами (FMS)? В конце концов, эти системы гораздо дороже (по сравнению с MS Excel), менее знакомы и требуют много времени и усилий на внедрение и обучение персонала.

Да, кажется, выгоды таблиц огромны, но мы не должны так быстро отвергать преимущества CMMS, а наоборот — рассматривать их как часть операций. Следующие 10 причин, почему менеджерам стоит использовать CMMS вместо таблиц:

1. Улучшенный сервис для арендаторов и клиентов

Компании, оказывающие услуги арендаторам и клиентам, могут улучшить сервис с ПО управления объектами и CMMS. Эти системы позволяют арендаторам, персоналу и клиентам подавать заявки в реальном времени с автоматическим маршрутизацией к исполнителю. Клиенты получают емейл-статусы и легко отслеживают прогресс. Таблицы не умеют этого — если менеджеры хотят держать клиентов в курсе, им приходится делать это вручную. Ручное обновление требует много времени, ненадежно и подвержено ошибкам. В итоге клиенты и арендаторы будут более довольны компанией, использующей систему ТО или управления объектами, которая информирует о статусе заявок.

2. Легкий доступ к критическим документам

Управление объектами выступает централизованным хабом для важных документов. Люди в отделах объектов и ТО часто нуждаются в доступе к критическим документам: планам этажей, эксплуатационным руководствам, гарантиям, изображениям, контрактам поставщиков, договорам аренды, счетам, заказам на закупку и др. Все эти документы легко хранятся и доступны в БД. Без ПО вы можете тратить часы или дни на поиск руководства или механического чертежа. Таблицы проигрывают управлению объектами и CMMS в управлении и доступе к важным документам.

3. Автоматические емейл-алерты и напоминания

Одно из крупнейших преимуществ CMMS и FMS над таблицами — способность отправлять автоматические уведомления и алерты разным сторонам. ПО можно настроить на отправку емейлов и SMS при важных событиях. Уведомления уходят при подаче заявок, достижении критического порога запасов, наступлении ППР, сроке инспекций, приближении окончания гарантий, поломках.

Далее, алерты автоматически уходят, если работа не принята в отведенное время. Например, если техник уведомлен о неисправном лифте, но не отреагировал в течение часа, менеджер объекта получит алерт для быстрой реакции. Таблицы делают менеджеров реактивными и часто действующими слишком поздно. ПО ТО позволяет быть проактивными, избегать поломок и реагировать быстрее.

 

4. Улучшенное предупредительное обслуживание

ПО обслуживания зданий имеет функции ППР и планового ТО, автоматически триггерящие заявки по расписанию. Некоторые системы триггерят задачи при достижении критических показаний счетчиков (ППР по счетчикам). Уведомления уходят заранее и в срок. Если работа не выполнена — алерты супервизорам. Без ПО предупредительное обслуживание легко упускается, веду к частым простоям и выше затратам на ремонт. Таблицы доходят до документирования расписания ППР и инспекций, но не дальше. Если ППР — приоритет, лучше не полагаться на таблицы.

5. Расширенные отчетные возможности

Мы знаем: если вы умеете пользоваться таблицами, можете создавать впечатляющие отчеты. Руководство в восторге от круговых диаграмм, столбиков, точечных графиков. Это демонстрирует компетентность и усилие.

ПО управления объектами и ТО дает сравнимые отчетные возможности и больше. Помимо мощных инструментов построения отчетов, пакеты включают готовые отчеты (canned reports), нужные менеджерам: просроченные заявки, предстоящие ППР и инспекции, месячные затраты на ТО, затраты на труд и утилизацию, анализ жизненного цикла оборудования, уровни запасов и др. Представьте время на корректную постройку этих отчетов в таблицах.

Отчеты можно планировать и автоматически рассылать по емейлу. Для любителей таблиц отчеты CMMS можно выгружать и модифицировать табличными функциями. Во многих системах ТО есть настраиваемые дашборды для просмотра реальных KPI.

6. Доступность

За последние 10 лет сдвиг к веб-ПО с доступом через браузер. Это дает доступ в любое время, отовсюду при интернете. Недавно, с распространением беспроводного интернета, пользователи ПО получают доступ к БД со смартфонов или планшетов. Те же емейл-уведомления и алерты доступны удаленно, не привязывая к десктопам. Результат: быстрее реакция, меньше бумаги, лучше коммуникация. В сравнении CMMS vs таблицы — этот уровень доступности с таблицами недостижим.

 

7. Аккредитация LEED

Внедрение ПО управления объектами и CMMS признано эффективным способом снижения энергопотребления зданий. CAFM позволяет легко отчитываться о системах с плохой производительностью и своевременно решать об обновлении оборудования или ТО. ПО ТО оснащено инструментами отчетности, выявляющими неисправное оборудование и позволяющими видеть тренды. Ценность ПО для программ ППР видна как шаг к более зеленым операциям зданий. Именно поэтому наличие системы ПО ТО дает объекту один балл к аккредитации LEED.

8. Добавление новых записей

ПО управления объектами и ТО делает лучшую работу по фиксации событий vs таблицы. При подаче заявки ПО автоматически фиксирует имя запрашивающего, контакты, время и дату. Также фиксирует: кто отреагировал и когда. Фактически, ПО автоматически логирует каждую транзакцию. Представьте это в таблице с множественными людьми, добавляющими записи. Почти невозможно.

9. Управление заявками (Work Order Management)

CMMS и FMS умеют упорядочивать весь процесс заявок через ПО управления заявками — невозможно с таблицами. С ПО ТО персонал и клиенты подают заявки, их утверждают (или отклоняют) и диспетчеризуют к персоналу ТО и внешним вендорам. ПО автоматически логирует время заявки, получения и каждую транзакцию процесса. Фото, счета, важные доки прикрепляются к заявкам для референса. Менеджеры ТО легко вытягивают данные: время реакции, время выполнения, затраты. Как отмечено, емейл-уведомления и алерты держат все стороны в курсе статуса. Лучшее управление заявками = быстрее реакция и меньше простоев оборудования.

10. Снижение затрат

Если вы сейчас на таблицах, скорее всего, вещи выпадают в трещины. ППР не выполняется по плану. Существует обратная связь между ППР и не плановым ТО. Простои и затраты на ремонт падают, когда ППР и плановое ТО растут. Есть экономия за счет лучшей документации и отчетности по производительности вендоров и техников, утилизации труда, производительности оборудования. CMMS и FMS имеют инструменты управления запасами, позволяющие оптимизировать уровни — держать запасы низкими, но иметь поставки когда нужно — еще один экономия. Мощные отчетные инструменты позволяют менеджерам принимать лучшие решения, экономящие деньги компании.

Обычно ПО ТО показывает ROI менее чем за год и ожидаемое снижение затрат на ТО 5–15%. Экономия еще больше, если нет ППР или планового ТО и ТО реактивное. Много переменных в расчете ROI, но учитывая описанные выгоды CMMS, правильная реализация CMMS или FMS может быть огромным экономителем.

---

ПРИМЕЧАНИЕ АВТОРА: Понимаем ваш скептицизм; CMMS-компания, говорящая, почему ПО ТО круто — может звучать настороженно. Однако мы стоим не только за свой CMMS, но и за решения управления ТО в целом. И не верьте нам на слово, кликните сюда, чтобы прочитать одну из множества историй успеха клиентов.