5 причин, почему менеджеры ТО всё еще выбирают таблицы вместо CMMS

Эксперты отрасли, الأكاديمки, менеджеры ТО и объектов признают и цитируют выгоды ПО управления объектами в исследованиях, статьях и других источниках. ПО-компании хвастаются потенциально высоким ROI при внедрении ПО ТО.

Часто цитируемые выгоды CMMS:

• Эффективное управление и трекинг заявок
• Авто-триггер ППР-заявок
• Авто-алерты предстоящих событий и низких запасов
• Улучшенное планирование и управление трудом
• Улучшенная коммуникация между ТО и другими отделами
• Экономия за счет лучшего управления запасами
• Заявки, обновления и транзакции точно логируются и отчитываются
• Четкие и точные отчеты для отраслевых аудитов и регуляторных инспекций
• Доступ к данным ТО в любое время, отовсюду
• Обновления в реальном времени

Несмотря на все выгоды CMMS, почему так много менеджеров ТО и объектов всё еще держатся за таблицы для трекинга операций? В недавнем опросе 45% менеджеров объектов сообщили, что всё еще используют ручные методы для трекинга ТО, указывая, что «тонут в бумаге». 15% также сказали, что их трекинг ТО вообще не установлен, и 67% заявили, что он «несколько установлен».

---

Проблема с таблицами

Может быть оправдано для отдела ТО начать с таблиц, бумажных заявок и системы емейлов/звонков для коммуникации работ, однако долгосрочный успех этих методов дает убывающие доходы. В конце концов, таблицы не спроектированы под ваш отдел ТО. Например, ошибки могут возникать при сохранении правок таблицы, если больше одного человека отвечает за обновления. В этом случае часы ввода данных могут быть потеряны или перезаписаны. К тому же, таблицы не отправляют запланированные емейл-алерты при приближении ППР или низких запасах. Они также не умеют создавать заявки или заказы на закупку, а измерение метрик вроде истории ТО, простоев оборудования, утилизации труда — ручное, громоздкое и менее точное.

Хотя мы начали статью с перечисления общих выгод ПО управления ТО, использующего функцию управления заявками для управления заявками, также важно обсудить недостатки или затраты, сопровождающие внедрение CMMS. Эти недостатки — ключевые причины, почему менеджеры ТО и объектов продолжают выбирать таблицы для трекинга операций ТО.

5 причин, почему менеджеры всё еще используют таблицы вместо CMMS… и что с этим делать.

1. Отсутствие поддержки топ-менеджмента:

В периоды экономического спада или финансовых трудностей организации часто сокращают штат для компенсации затрат, и первым поражается отдел ТО. Потому что топ-менеджмент обычно видит ТО как расход. Менеджмент склонен смотреть на P&L с упрощенным взглядом. Сокращают расходы для краткосрочной прибыли. Парадоксально, исследования показывают: при правильном внедрении CMMS дает высокий ROI. Еще страннее: при краткосрочных сокращениях компании не уменьшают число активов (зданий и оборудования), но режут ресурсы отделов ТО для их поддержания — рецепт перегруженной команды и деградации объекта. При таком мышлении ЛПР крайне трудно внедрить CMMS, так как она считается просто доп. расходом.

2. Высокие первоначальные затраты:

Существует более 150 систем ПО ТО, все в разном ценовом диапазоне и структуре сборов. Традиционно большинство внедрений CMMS были on-premise (установка на ПК). Это включало высокие затраты на установку и настройку, отпугивавшие менеджеров от инвестиций. Слишком много «что если?»: что если персонал ТО сопротивляется новой технологии? Что если вендор прекратит поддержку? Что если ПО не даст обещанных результатов? Как будут выглядеть затраты на смену? Все эти неизвестные делали установку ПО ТО очень рискованной, а таблицы — комфортной альтернативой. За последние 10 лет сдвиг к веб-CMMS с низкими первоначальными и переключающими затратами, нейтрализующим многие риски. Кроме того, большинство систем позволяют мигрировать исторические данные ТО, пользователей, активы и оборудование в новую систему бесплатно. Не нужно начинать сбор данных с нуля, можно сразу запускать исторические отчеты. Затраты на предыдущую реализацию не теряются при миграции.

3. Скрытые и неосязаемые затраты:

На поверхности легко посчитать стоимость внедрения ПО ТО. Например, веб-CMMS с безлимитными пользователями (не редкость) — ожидаемые затраты $3000 годовых лицензии + $1500 обучение и начальная настройка. Итого $4500 первый год и $3000/год далее, верно? К сожалению, не так просто. Упущены неосязаемые затраты установки CMMS. Некоторые из них:

а. Затраты на оценку разных вендоров CMMS:

Часто упускается время на оценку разных вендоров. Менеджеры, проходившие это, привыкли к визитам вендоров на место, перелетам, проживанию, ланчам и т.д. Со всем временем и расходами многие менеджеры сопротивляются оценке решений ТО. Время изменилось — все эти хлопоты можно избежать. Большинство оценок ПО ТО теперь онлайн через живые вебинары и персональные демо. Ушли дни визитов, угощений и переговоров о проездных.

б. Затраты на покупку ПО ТО:

В крупных организациях обычно формальный процесс закупки. Чем больше формальностей — тем больше времени и людей. Покупка ПО требует ввода разных отделов: ТО исследует функциональные требования и решает, вписывается ли стоимость в бюджет, IT проверяет соответствие требованиям безопасности, юристы — качество SLA. Бухгалтерия может хотеть интеграцию с учетным ПО, топ-менеджмент — яркие отчетные фичи. Со всеми этими нуждами ценник CMMS значительно вырос. К счастью, малым организациям не нужно перепрыгивать через все обруччики, и менеджеры ТО имеют полномочия решать с минимальным вовлечением других. Крупным организациям стоит ослабить хватку и дать менеджерам ТО больше автономии или зафиксировать нужды каждого отдела и обслужить самые важные. Если CMMS — SaaS (Software as a Service), из сделки довольно легко выйти при неудовлетворенности.

 

в. Время на настройку:

У кого был опыт внедрения бизнес-ПО, знает: на настройку уходит много времени, и многое может пойти не так. Если вы на небольшом объекте (малый отель, завод) с 50 единицами оборудования и ищете только автоматизированное ППР, настройка довольно проста: список активов и расписания ТО. Но если вы управляете множеством объектов с сотнями/тысячами активов и хотите трекать запасы, вендоров, трудозатраты, поставщиков, ремонты — время на настройку системы намного больше. Менеджеры ТО могут знать выгоды CMMS, но просто не имеют времени на настройку. Тушение пожаров и поддержание систем в рабочем состоянии имеют приоритет над настройкой новой программы ТО.

г. Время на обучение:

Чем больше операция и функциональных требований, тем больше времени на обучение персонала CMMS. Усложняет наличие команды ТО, не владеющей техникой. Во многих организациях огромный разброс технического уровня в отделе ТО. Отделы, склоняющиеся к старшей демографии, труднее принимают новые технологии. На позитивной стороне: с приходом миллениалов на рынок труда увидим сдвиг к быстрее адаптации и меньше сопротивления технологиям. Не значит, что старшие поколения не могут выучить ПО ТО, но может подразумевать, что команде потребуется больше часов обучения для комфорта. Имейте в виду: многие вендоры CMMS предлагают бесплатное обучение клиентам и быстро дают качественную поддержку. Также облегчает растущий тренд удобных CMMS. Вендоры выпускают новые версии с простым дизайном и интуитивной навигацией для улучшения UX.

д. Затраты на кастомизацию ПО:

Часто после покупки ПО ТО компания понимает: нужны изменения, чтобы ПО лучше вписалось в специфические операционные нужды. В прошлом, когда CMMS устанавливались on-premise и покупались окончательно, кастомизации ожидались и стоили дорого. Сегодня, с большим числом компаний, выбирающих SaaS, вопрос кастомизации спорен. Клиенты менее готовы вкладывать крупные суммы в кастомизацию ПО, которое они по сути арендуют. Однако даже если вендоры не делают ПО, которое пользователи могут кастомизировать, они готовы партнерить с клиентами, слушать их потребности в разработке и делить затраты на кастомизацию.

4. Высокий риск провала:

Грустная правда: внедрения ПО ТО не имеют лучшей статистики. Некоторые исследования указывают на 40% провалов, другие — до 80%. Высокие риски провала приписываются плохим планам внедрения, плохой настройке, отсутствию поддержки вендора, сопротивлению пользователей, недостаточному обучению. Какая бы ни была причина, вендоры ПО ТО работают усерднее над более удобным ПО, большей поддержкой и лучшим обучением.

5. Сопротивление конечных пользователей:

Сопротивление персонала изменениям — главный барьер перехода от таблиц к CMMS. И менеджеры, и подчиненные сопротивляются по разным причинам. Персонал ТО часто видит CMMS как инструмент измерения их производительности и может легко почувствовать угрозу или тревогу от изменений. Они также видят в этом дополнительную работу, на которую нет времени. Для снижения сопротивления менеджеры должны вовлекать команду рано, четко объяснять цель внедрения системы (не акцентируя на трекинге производительности), и показывать, как инструмент упростит им жизнь. Как только получите buy-in от команды, они поддержат отказ от таблиц в пользу ПО ТО.

---

Заключение:

Список выгод CMMS обширен. Теоретически, это логичное решение для любого отдела ТО. Трудно представить, почему менеджер ТО или объектов продолжит использовать таблицы и не внедрит ПО ТО, зная все преимущества. При ближайшем рассмотрении видно: со внедрением ПО ТО связано много рисков. Менеджеры не решаются на смену из-за непредвиденных скрытых затрат, сопротивления персонала и страха провала. Однако вендоры CMMS адресуют это: производят менее дорогое ПО с гибкими платежными планами и более удобным CMMS. Более того, более технически подкованные люди входят в рабочую силу и открыты для технологий ПО ТО.