Понимание CMMS: ключ к умному управлению обслуживанием

В безудержном стремлении получить максимальную ценность от активов, организации продолжают давить на отделы обслуживания, заставляя делать больше с меньшим. Но решение — работать умнее, а не тяжелее. И это начинается с CMMS-программного обеспечения.

Что такое CMMS?

Поскольку вы можете использовать его для достижения разных целей, есть разные способы описать компьютеризированное ПО для управления обслуживанием. На одном уровне — это изощренное ПО, захватывающее и использующее тысячи точек данных для доставки всего: от широкого обзора операций объекта до комплексных инсайтов в отдельные единицы оборудования. В терминах функциональности, CMMS дает бизнесу возможность мониторить уровни инвентаря, управлять заказами-нарядами, настраивать и планировать программы профилактического обслуживания и быстро генерировать точные отчеты.

Но на другом уровне — это просто решение, которое нужно менеджерам обслуживания. Автоматизация процессов и оптимизация рабочих процессов делают вашу жизнь менее стрессовой, делая рабочий день более предсказуемым.

Как работает CMMS?

Самый легкий способ понять, как это работает — сначала посмотреть на два старых метода управления обслуживанием: бумагу и таблицы.

С бумагой вы всегда рискуете потерять данные или испортить их. Каждый раз, когда вы зачеркиваете новый заказ-наряд, есть хороший шанс, что вы включаете ошибки. И даже если вы идеально копируете всё, потом хороший шанс, что кто-то потеряет тот лист бумаги, вашу единственную копию критических данных.

С таблицами — противоположная проблема. Шансы копипаста плохих данных всё еще там, но теперь у вас часто слишком много копий одних данных. Почему это проблема? Потому что как только кто-то обновляет информацию на одной копии, все остальные дисконнекченные копии выходят из синхра. В конце все в команде работают со своей версией правды. Все вне цикла — но никто не осознает.

Современные CMMS-решения решают обе проблемы, делая легко захват данных и затем их хранение безопасным, защищенным и поисковым. Можно думать о CMMS как имеющем две тесно связанные части: базу данных и интерфейс, который отдел обслуживания использует для взаимодействия с базой данных. Поскольку все данные в одной точке, все работают с одной информацией. И любое время кто-то в команде добавляет или обновляет данные, все видят изменения в реальном времени. Наконец, все держатся тесно в курсе.

Разница между SaaS-моделью и «on-prem»

Важный аспект современного ПО для управления обслуживанием — как оно продается; по сути, вы не покупаете его вовсе. Вместо этого провайдеры CMMS используют бизнес-модель SaaS (software as a service), где вы платите подписку за доступ к ПО. Это почти то же, что Netflix.

Вы не покупаете отдельные фильмы от Netflix. Вместо этого платите за доступ к ротирующему каталогу. Это значит, не нужны специальные машины дома. Все, что нужно — интернет-доступ. На Netflix забота о всех серверах и ПО. Для вас не за чем следить и нечего обновлять. Netflix продолжает добавлять новые фильмы и функции. Пока подписка активна, можете смотреть сколько угодно фильмов, но как только она заканчивается, теряете доступ.

Вот отличающаяся часть. С провайдером CMMS вы добавляете много своих данных в систему. Если решите закончить подписку, эти данные всё еще ваши. Вы можете забрать их с собой.

Старые системы были on-prem (на месте), что означало, что вы отвечали за настройку и запуск требуемой IT-инфраструктуры. Обратно к аналогии Netflix, старые системы были как когда вы покупали DVD. На вас было достать плеер, и если он ломался, на вас было починить или заменить. Очевидный недостаток — единственный способ апгрейда — тратить больше на больше технологий. Когда отрасль решила перейти на Blu-Ray, на вас было купить новую машину.

В чем разница между CMMS и EAM?

В целом, различия между CMMS и EAM упираются в масштаб (scope). По сути, EAM имеет больше функций и из-за этого больше людей из большего числа отделов его используют.

Можно думать об EAM как способе управлять активом от колыбели до могилы, от начального планирования и стадий дизайна до момента, когда организация списывает и утилизирует его.

CMMS имеет более сфокусированный масштаб, и отделы обслуживания используют его для организации и отслеживания всех аспектов обслуживания и ремонтов для активов и оборудования.

Для современных EAM-решений обычно есть полный CMMS внутри, чтобы компании могли управлять активами на стадии их полезной жизни.

Какие отрасли используют CMMS?

Широкий спектр организаций различных размеров по отраслям используют CMMS-решения, включая:

• Производство
• Пища и напитки
• Управление объектами
• Здравоохранение
• Отели и курорты
• Некоммерческие
• Розница и рестораны
• Образование
• Муниципалитеты
• Спорт и рекреация
• Религиозные учреждения
• Пенсионные сообщества

Нет лимита по размеру для внедрения CMMS. Фактически, владельцы малого бизнеса, которые однопользовательские операции, могут выиграть от оптимизированных рабочих процессов, которые доставляют CMMS-решения.

Каковы выгоды CMMS?

Длинный список выгод, но стоит попытаться сузить всё до одного короткого предложения.

Выгода CMMS — это делает вашу жизнь менее стрессовой, делая рабочий день более предсказуемым.

Как это помогает достичь цели? Через комбинацию взаимосвязанных функций.

Сократите затраты и снизьте стресс с профилактическим обслуживанием

Для многих организаций модуль профилактического обслуживания в системах CMMS — главное притяжение.

Надлежаще спланированная программа ПТО обеспечивает оптимальные условия для всех активов компании через регулярно запланированные инспекции и задачи обслуживания, удлиняя сроки службы оборудования и экономя время и деньги. Когда можете находить и исправлять малые проблемы до того, как они станут большими, можете избежать поломок, снижающих продуктивность и увеличивающих затраты.

Можете установить расписания ПТО для всех активов и оборудования на основе рекомендаций производителей, расписаний инспекций и историй производительности оборудования. Лучшее — можете планировать работу когда удобно вам. Например, на заводе можете заставить команду выполнять рутинные инспекции и задачи, когда линия уже запланирована офлайн. И никогда не нужно беспокоиться о пропуске ПТО, потому что ПО шлет алерты, связанные с предстоящей работой.

Повысьте время на работе ключом с мобильным приложением обслуживания

Растущий тренд — мобильные приложения обслуживания, позволяющие персоналу обслуживания получать доступ к данным и функциям с любого подключенного устройства, из любой локации. Техники могут проверять новые назначения, получать доступ к открытым заказам-нарядам и ПТО, захватывать и загружать критические данные, включая изображения и заметки по заказам-нарядам и задачам.

Вместо необходимости бегать обратно в офис за подбором и сдачей бумаг, техники могут получать доступ ко всему, оставаясь в движении, делая их более эффективными и самостоятельными.

Доведите техников точно туда, где нужно, с картами объекта и планами этажей

Современное ПО для управления обслуживанием предоставляет разные способы видеть и понимать ваши данные. В некоторых случаях нужно видеть затраты инвентаря в виде списка. В других — легче понять расписание ПТО, нанесенное на календарь.

Карты объекта и планы этажей — еще один способ визуализировать ваши активы и операцию.

Для новых техников они неоценимый ресурс, пока они учат путь по объектам. Вместо назначения их тенить более опытных техников, они могут завершать заказы-наряды независимо. И для менеджеров обслуживания, карты объекта и планы этажей могут помочь планировать работу эффективнее. Например, если уже знаете, что ваш техник будет выполнять ПТО на активе рядом с крышным бассейном, можете также назначить им инспекции и задачи для барбакю у бассейна.

Мгновенный доступ к данным со сканированием штрих-кодов

С мобильным приложением CMMS, техники могут использовать встроенную камеру устройства для сканирования штрих-кодов на активах для мгновенного доступа к критичной информации, от серийных номеров до открытых ПТО и заказов-нарядов.

Во многих отраслях техники должны работать над активами, которые выглядят все одинаково. Подумайте о блоках кондиционирования на крыше квартирного дома или конвейерных лентах на заводе. Там также кровати в медицинском объекте, моющиеся под высоким давлением в автомойке, и телевизоры и проекторы в классах школы.

В каждом случае может быть трудно для техника знать, над каким активом работать. Быстрое сканирование говорит им точно, что делать и где.

Тонко настройте процессы и докажите комплаенс с автоматическими отчетами

Центральная база данных делает легко захват данных, держа всех в курсе и в цикле.

Но можно сделать больше с новыми надежными данными, включая использование CMMS для превращения их в действенные, данные-драйвенные решения. С модулем отчетов можете генерировать автоматические отчеты, набитые легко читаемыми графиками и инсайтфул метриками и KPI обслуживания. Как только можете четко видеть, куда уходит бюджет, можете правильно пивотнуть для поиска новых эффективностей. Также, возможность реально видеть и понимать общую картину обслуживания помогает принимать правильные решения по конкретным активам и оборудованию, включая когда имеет больше смысла заменить, чем ремонтировать.

И эти отчеты имеют больше, чем просто внутренние использование. Когда речь идет о комплаенсе, всегда две части: быть комплаентным и доказать, что вы комплаентны. С легкодоступными записями всех ваших активностей обслуживания, включая журнал активности для каждого заказа-наряда, можете быстро, тщательно доказать комплаенс с правительственными и отраслевыми ассоциациями регуляций, гайдлайнами и лучшими практиками. Получаете более безопасный объект и избегаете дорогих штрафов.

Есть ли покупательское руководство по CMMS, или как найти CMMS, правильный для меня?

Процесс у всех немного разный, но есть шаги, которые можно следовать при выборе CMMS.

Во-первых, подумайте о вызовах, с которыми вы сейчас сталкиваетесь. Что в ваших процессах обслуживания вы хотите изменить? Что дает вам больше всего проблем? Для многих отделов обслуживания главная проблема — зависимость от реактивного обслуживания, где команда чинит активы и оборудование только после отказа. Для других отделов проблемы могут быть больше связаны с неэффективным отслеживанием ресурсов и инвентаря.

Как только у вас список головных болей, можете искать конкретные средства. Быстрое онлайн-исследование может дать представление о главных функциях CMMS и как каждая может быть лекарством для ваших конкретных проблем. Оттуда время связаться с провайдерами для полного понимания.

Помните, однако, что есть больше в CMMS, чем базовый список функций. Нужно также смотреть на полный пользовательский опыт, который намного шире, чем многие впервые предполагают. Фактически, пользовательский опыт покрывает все ваши взаимодействия с провайдером CMMS. Нужно думать о людях и процессах, которые они предлагают для помощи в внедрении системы и обучении техников. Потом, когда CMMS вверху и бежит, какие типы поддержки доступны.

Следующие шаги

Лучший способ решить — поговорить с кем-то из отрасли. Все, что нужно — найти правильного провайдера.

Hippo имеет много способов помочь. Мы можем ответить на ваши вопросы, помочь забронировать живую демонстрацию ПО или даже настроить вас с бесплатной пробной версией.

Резюме для CEO

CMMS-решения помогают отделам обслуживания держать критические активы онлайн за меньшие деньги, оптимизируя процессы и захватывая и используя надежные данные. В отличие от старых систем управления, современный CMMS живет в облаке, обеспечивая доступ всех к актуальным данным. Организации по отраслям видят конкретные выгоды от систем, включая больше аптайма и меньше потерянного времени и денег. При выборе CMMS важно учитывать не только функции, но и полный пользовательский опыт, включая внедрение, обучение и постоянную поддержку.