Раскройте полный потенциал CMMS для бесшовного управления активами

Мы в Hippo тратим столько времени на написание о выгодах нашего CMMS-решения, что разработали свой набор стандартных выражений. Поскольку они красивы и короткие, они несут удар, экономя время и пространство.

Но стоит посмотреть на них подробнее, чтобы лучше понять, чем именно выгоды CMMS.

Доступ из любой точки из облака

Это выходит всякий раз, когда мы говорим о выгодах современного CMMS, подкрепленного облачными вычислениями. Во многих случаях мы сравниваем их с традиционными бумажными и табличными методами, которые оба медленные и подвержены своим уникальным фрустрациям.

С бумагой есть только одна копия заказа-наряда, и это значит, что ваши данные часто неполные и всегда хрупкие. Неполные, потому что вы можете только зачеркнуть столько на одном листе бумаги. Техники получают базовое описание, над каким активом работать и какой тип работы нужно сделать. С таким чтением между строк, много гаданий. А данные хрупкие из-за легкости потери листа бумаги.

С таблицами — противоположная проблема. Вместо одной копии у вас куча. Та на десктопе, плюс та, что вы отправили себе на почту как бэкап, и та, что вы отправили технику. Проблемы начинаются, как только вы вносите изменения в любую из копий, потому что теперь у вас не копии, а версии. Изменения в одном файле не переносятся в другие, и быстро становится невозможно знать, какая версия самая недавняя, какая имеет правильные данные. Когда вы пытаетесь обновить заказ-наряд новой информацией, техник не знает. Они всё еще работают со старыми данными. И когда они обновляют свою версию, добавляя заметки или закрывая, вы не знаете, пока они не скажут. Помните, вы можете видеть только свои версии файлов.

Современное CMMS берет все ваши данные и кладет в одно место. Фактически, мы делаем всю тяжелую IT-работу за вас. Мы заботимся о бэкапах данных и обновлениях безопасности ПО. Изменения обрабатываются в реальном времени; когда вы назначаете заказ-наряд или техник закрывает, все видят. И мы делаем данные доступными с любого интернет-подключенного компьютера или мобильного устройства. В конце, «откуда угодно, когда угодно» значит, что неважно, где они, вся ваша команда работает с одними данными. Выгода в том, что вы всегда работаете с точными, надежными данными. Без усилий держите всех в курсе, кому нужно быть там.

Оптимизированные рабочие процессы заказов-нарядов

В некоторых смыслах это немного перенос из выгод единой центральной базы данных, обновляемой в реальном времени. Вместо необходимости бегать обратно в офис каждый раз, когда они закрывают заказ-наряд и им нужен новый, техники могут получать задачи в движении. Современное ПО для заказов-нарядов сокращает простой техников между задачами, повышая продуктивность.

Но оно делает больше, чем говорит техникам, куда идти и что делать. ПО для заказов-нарядов дает им всё, что нужно для эффективной работы и быстрого закрытия, включая:

• Полные истории ремонта и обслуживания активов
• Пошаговые инструкции
• Настраиваемые чек-листы
• Списки связанных запчастей и материалов
• Цифровые схемы, изображения, руководства O&M
• Интерактивные карты объекта и планы этажей

Также связано с идеей работы быстрее, наличие списков связанных запчастей и материалов в заказах-нарядах спасает техников от неожиданных задержек, когда им нужно бегать в поисках инвентаря. Они приезжают на объект со всем необходимым. Но это также помогает отделу контролировать общие уровни инвентаря, обеспечивая правильные детали в правильное время и по правильной цене. Когда техник завершает заказ-наряд, запчасти и материалы автоматически удаляются из ваших счетов инвентаря. И когда вы достигаете настраиваемых мин-уровней, ПО отправляет оповещение, предупреждая сделать заказ. Больше не сидите, ждете запчастей.

Люди склонны думать о ПО для заказов-нарядов как об односторонней улице, с информацией, движущейся от руководителя обслуживания к техникам отдела. Но хороший CMMS поддерживает четкую двустороннюю коммуникацию, и это помогает отделу делать больше и быстрее. Когда у техника вопрос о задаче, они могут быстро прикрепить комментарии, запрашивая помощь или дальнейшее объяснение. Когда они вот-вот закроют заказ-наряд, они могут загрузить цифровые изображения своей работы, запрашивая виртуальный визуальный осмотр.

Опережайте кривую обслуживания с профилактическим обслуживанием

Это всё о том, как наше решение для обслуживания делает намного легче настройку, планирование и отслеживание программы профилактического обслуживания. В конце вы выбираетесь из-под кучи заказов-нарядов по требованию и остаетесь на пару шагов впереди. Вместо реактивности — теперь вы проактивны, находя и заботясь о мелких проблемах до того, как у них шанс вырасти в большие. Не только вы спасаете себя от кучи фрустрации, но и спасаете организацию кучу денег. Быстрый пример: замена дешевой шестеренки или виджета до поломки означает, что компания не платит операторам за стояние рядом с простаивающим оборудованием, а ваш отдел не платит цены срочной доставки за детали поверх сверхурочных для техников.

Вот как ПО для профилактического обслуживания делает это. Во-первых, у него все записи ремонта и обслуживания вашего оборудования и активов и оно может автогенерировать отчеты, говорящие, какие активы съедают крупнейшие куски бюджета отдела. Комбинируя это с рекомендациями производителей, можно настроить ваши ПТО — требуемые профилактические задачи и их частоты. Следующий шаг: запланировать профилактическое обслуживание внутри ПО, что легко благодаря встроенному календарю. Введите задачи один раз и заставьте ПО автоматически генерировать и назначать ПТО на основе наработки и времени. Когда нужно двигать вещи, перетаскивайте ПТО для тонкой настройки программы.

В некоторых случаях вы делаете небольшие корректировки ПТО для лучшего приспособления к праздникам или доступности запчастей и ресурсов. В других вы можете использовать ПО для ПТО, чтобы быстро добавлять, удалять или корректировать большие части программы. Например, с COVID-19 многие организации добавляют часовые санитарные расписания или, в случаях, когда объекты закрыты, приостанавливают все свои программы ПТО.

Принятие решений на основе данных с автоматическими отчетами

Управление активами сводится к получению максимальной ценности из оборудования и активов за наименьшие деньги, и в конце это балансировка. Вы можете полностью устранить заказы-наряды по требованию, но нет смысла, если единственный способ — с ПТО, повторяющимися каждые два дня. На другом конце спектра, вы можете сэкономить деньги в краткосрочной перспективе, сократив плановое обслуживание, но платите за это неплановым простоями и дорогими ремонтами в долгосрочной.

Лучший способ знать, что и как часто делать — с надежными автоматическими отчетами. Прежде чем предпринять правильные корректирующие действия, нужно знать, какие активы стоят вам больше всего в эксплуатации и какие типы ремонтов вы вкладываете в них. В некоторых случаях можно тонко настроить программу ПТО. В других — посмотреть на смену вендоров. Например, если вы регулярно добавляете смазку к насосам, но всё еще имеете отказы, время сменить поставщиков. И отчеты не только для деталей и оборудования. Это также люди. Отслеживая KPI, связанные с продуктивностью, можно лучше управлять рабочей силой.

Контролируйте с инвентарным контролем

Одна из больших выгод ПТО — поскольку вы знаете, когда команда делает конкретные задачи, легко убедиться, что у них правильные детали именно когда нужны. И с роскошью заказать рано, избегаете лишних трат на срочные доставки.

Но это больше, чем просто это. Инвентарный контроль Hippo начинается, когда вы вводите критические данные для всех позиций инвентаря: текущий запас и ваши настраиваемые par-уровни. Когда кто-то генерирует новый заказ-наряд, по требованию или ПТО, они могут ассоциировать требуемые запчасти и материалы с заказом-нарядом. Позже, когда техник закрывает тот заказ-наряд, запчасти и материалы автоматически удаляются из ваших счетов инвентаря.

И когда уровни падают ниже настраиваемого мин-уровня, CMMS шлет вам алерт, так что знаете, подготовить следующий заказ на покупку. Но это тоже легко, потому что у вас контакты всех вендоров внутри CMMS, и ПО помогает больше, частично автоматизируя процесс закупки. Позже, когда инвентарь приезжает, есть простой процесс для обновления чисел в CMMS, включая интуитивные способы подсчета частичных и полных поставок.

Шаблоны заказов-нарядов

Когда вы впервые получаете новый актив, имеет смысл следовать всем рекомендациям производителя. Они проектировали оборудование, так что знают лучше. Также, вероятно, есть положения в гарантии, требующие выполнения (или избегания выполнения) конкретных инспекций и задач.

Но со временем настоящие эксперты для этого актива — техники вашей команды, работавшие над ним больше всего, узнавшие все его секреты. В тот момент, вероятно, больше смысла начать делать то, что вы знаете работает, независимо от того, что в руководстве.

Подумайте так: когда вы только женитесь, может иметь смысл спросить родителей супруга за советом на хороший подарок на день рождения. Но как только вы десяток лет в браке, те же родители теперь спрашивают у вас совет. Вы знаете супруга лучше, чем их собственные родители.

С активами и оборудованием, однако, можно столкнуться с проблемами, когда весь этот инсайдерский ноу-хау существует только в головах одного или двух старших техников. Это называется «key person risk», и значит, ваш отдел несет риск потери всего ноу-хау, если всего несколько ключевых людей уходят, либо через перевод, либо пенсию. Когда они выходят за ту дверь, уходит и всё знание.

Способ убрать риск — защитить ноу-хау обслуживания внутри CMMS, в шаблонах, набитых чек-листами и инструкциями. Всякий раз, когда генерируете новый заказ-наряд, можете добавить шаблон за пару кликов, мгновенно давая техникам то, что нужно для решения проблем с любимыми SOP и лучшими практиками отдела.

И когда те ключевые техники уходят из отдела, у вас всё еще есть все их инсайты, и они безопасны и доступны всей команде.

Докажите комплаенс с журналом активности

Может варьироваться между отраслями, но вообще все должны находить способы оставаться в комплаенсе с правительственными регуляциями и отраслевыми стандартами.

Hippo помогает, делая легкой настройку и планирование инспекций и задач ПТО, управление заказами-нарядами по требованию, и уверенность, что техники делают работу правильно с шаблонами заказов-нарядов, набитыми чек-листами и инструкциями.

Но это покрывает только первую часть комплаенса — становление комплаентным. Там вторая часть, и она может быть равно сложной: доказать, что вы комплаентны.

Плохая новость о комплаенсе — это немного как те тесты по математике в старшей школе. Недостаточно иметь правильный ответ; нужно также «показать работу».

Хорошая новость — Hippo делает это легким. Помните, с современным CMMS все ваши данные в одном месте, где они безопасны, защищены и поисковы. Значит, когда нужно доказать, что вы сделали правильную работу по правильному расписанию, все, что нужно — использовать ПО для автогенерации отчетов для вас.

Также можно углубиться в индивидуальные заказы-наряды для проверки Журнала активности (Activity Log), который говорит для того заказа-наряда точно, кто что и когда сделал.

Инспектор OSHA хочет знать, когда в последний раз кто-то инспектировал рельсы безопасности на прессе? Можно посмотреть сразу. Другой инспектор хочет знать, сколько времени ушло у команды на закрытие конкретного заказа-наряда, связанного с безопасностью? Это прямо в логе.

Повысьте прозрачность и обеспечьте подотчетность с лучшим отслеживанием

Когда вы способны отслеживать и доверять своим данным, вы наконец видите, что происходит в вашем отделе. Наконец, знаете, что работает, а что нет, давая инсайты в то, как лучше исправить проблемы с активами, оборудованием, инвентарем и даже людьми.

Как только знаете, какой актив стоит вам больше всего в поддержке в рабочем состоянии, можете начать смотреть, почему. Пора ли списать актив? Стоит ли посмотреть на нового поставщика запчастей и материалов? Или нужно пересмотреть и обновить SOP для заказов-нарядов по требованию и ПТО?

И то, чему вы учитесь об активах, можно узнать и о техниках, работающих над ними. Коэффициенты закрытия примерно одинаковы по техникам? Есть ли кто-то в команде, чьи ремонты склонны нуждаться в исправлении?

Есть также обратная сторона, где инсайты данных показывают, что работает хорошо. Фактически, CMMS — отличный способ подсветить вклад отдела обслуживания в общую прибыль организации.

Выгоды CMMS не гарантированы

Это не фраза, которую мы используем часто, но это правда. Фактически, не редко для CMMS-проектов проваливаться. Это значит, что вам нужен провайдер CMMS, преданный вашему долгосрочному успеху и знающий много об успешных внедрениях CMMS. Во-первых, хотите убедиться, что у них надежный процесс онбординга с посвященными инструкторами и разнообразием ресурсов, включая записанные видео и живые онлайн-уроки. Потом проверьте их системы постоянной поддержки.

Следующие шаги

CMMS-программное обеспечение может доставлять много выгод. Некоторые применяются ко всем отраслям, другие более отраслево-специфичны. Чтобы получить полную картину типов выгод, которые можете ожидать, нужно связаться и начать разговор с провайдерами CMMS. Как только они узнают больше о вашей организации и вызовах, с которыми вы сейчас сталкиваетесь, они могут дать более адаптированный список выгод и объяснить, как они могут работать с вами, чтобы вы их увидели.

Hippo имеет много способов помочь, неважно, насколько далеко вы в процессе. Мы можем ответить на ваши вопросы, помочь забронировать живую демонстрацию ПО или даже настроить вас с бесплатной пробной версией.

Но что, если ваш следующий шаг — убедить босса, что вашему отделу нужен CMMS? Отправьте им следующую секцию, краткое резюме, написанное прямо для них.

Резюме выгод CMMS

Много буззвордов вокруг выгод CMMS, но что они действительно значат? Как CMMS может реально доставлять? Многие выгоды приходят от того, как система настроена — центральная база данных, доступная через чистый, беспорядочный UX-дизайн. Как только все ваши данные в одном месте и доступны отовсюду, вы можете легко захватывать и делиться данными, делая всё быстрее и надежнее. Работа перестает проваливаться сквозь трещины, и команда обслуживания может не только планировать вперед, но и видеть точно, что они выполнили и как, делая легче подкреплять и воссоздавать успехи. И во что это всё сводится — экономия затрат не только для отдела обслуживания, но всей организации. Когда у вашей команды обслуживания CMMS, они могут доставлять больше аптайма за меньше денег. Вы получаете больше продуктивности за более низкие затраты по всей линии.