5 проверенных способов, как CMMS повышает организацию обслуживания

CMMS — крутой инструмент, помогающий профи обслуживания стать более организованными. CMMS стримилизирует процессы: от простых заявок до наряд-заказов, ППР, управления инвентарем и отслеживания даунтайма.

При ежедневной суете сложно держать наряды и инфу вместе. Если знаете, как лучше использовать ПО обслуживания, выполнение работы становится легче. Пять выгод CMMS для лучшей организации и эффективности отделов обслуживания:

Категоризация работ по обслуживанию

Обычно наряды варьируются по действиям и ответственности. В зависимости от деталей наряда, процедуры могут отличаться. Некая работа касается инфраструктуры, другая — ремонта оборудования. Правильная ассоциация связанных нарядов помогает находить паттерны в обслуживании объекта. Может быть, проекты или отделы, которым нужно отделить историю нарядов от остальных.

Ресурс в CMMS — ПО наряд-заказов. Создавайте кастомные названия видов обслуживания и отделов (сантехника, электрика, полы и т.д.). Любой созданный наряд архивируется под одной из категорий, ассоциируясь со всеми нарядами той категории/подкатегории.

Создавая список категорий и подкатегорий, вы лучше структурируете виды обслуживания друг относительно друга и лучше строите отчеты. Это может раскрыть паттерны поломок или отделы с более критичными проблемами.

Назначение прав доступа пользователям по ролям обслуживания

Если у вас много пользователей в CMMS, помните, что видят техники и члены команды. Если роль — мониторинг электрики, им не нужны наряды по уборке окон при логине. Менеджеры, роль которых — верификация выполненной работы, должны быть единственными, кто закрывает наряды. Для фокуса их доступ должен касаться только их ролей и ответственности.

В зависимости от ПО, у вас может быть фиксированное число лицензий. Уделите время ревью роли каждого и их прав доступа. При необходимости многие вендоры имеют техподдержку для помощи. Обратитесь — помогут пройтись по тем правам доступа, которые нужны каждому члену.

Планирование отчетов по обслуживанию

Как говорилось, отчетность может быть трудоемкой без правильных инструментов. Если знаете, какие отчеты нужны для отслеживания, многие системы могут их пресетить. В Hippo CMMS клиенты создают сохраненные отчеты для ревью специфической активности — даунтайм оборудования, затраты на ремонт, производительность вендоров и т.д. Доступны для просмотра или расписания отправки на email-лист регулярно.

Минимизация или устранение бумажной работы

Улучшение управления нарядами подразумевает лучший метод отслеживания процесса от старта до финиша. Распечатанные наряды теряются при передаче между людьми. Это усложняет вспоминание для важных ревью. Реальная боль — поиск контента и документов когда нужны больше всего. Поэтому полезно рассмотреть альтернативу бумаге — меньше бумаги или никакой.

Если возможно, отсканируйте бумажные копии руководств оборудования или O&M руководств для сохранения на компьютере. Их можно загрузить в ПО как PDF для доступа когда нужно.

Импорт контактов вендоров и поставщиков

При контакте вендоров для сервиса всегда хорошо стримилизировать процесс. Предоставление правильной инфо — ключ к нужному сервису или цене.

Импортируя контакты вендоров, вы можете ассоциировать их напрямую с нарядами в системе. Это становится инструментом для фоллоу-апа и ревью производительности вендоров во времени. Также полезно знать, получаете ли лучшую ценность. Настройте расписанный отчет производительности вендоров с нарядами, назначенными им. Увидите: отличная ценность или время искать другого вендора.

Используя эти ресурсы, можно облегчить ежедневную организационную нагрузку. Настройка категорий/подкатегорий для вызова связанных задач. Структура аккаунтов пользователей под их роли в команде обслуживания. Планирование отчетов заранее для правильной работы с инфой. Наличие вендоров в CMMS (facility management software) стримилизирует коммуникацию и ревью их производительности.

Планируя вперед, уменьшая лишнее и стримилизируя шаги, тратится меньше времени на большее выполнение рабочей нагрузки.