5 проверенных стратегий эффективного сокращения затрат на обслуживание

Внимание! У вашего объекта серьезная утечка, которая должна быть отремонтирована немедленно.

Хорошо, возможно, это не утечка из трубы или химикатов, но шансы есть, что ваш отдел обслуживания уже испытывал эту утечку раньше. Серьезная утечка, которую мы имеем в виду — это та в вашем бюджете обслуживания. Она часто появляется как реактивный ремонт, потерянная запасная часть или время, потраченное на создание того отчета по обслуживанию.

Неэффективные практики, такие как эти, утечкают ценные ресурсы из вашего отдела обслуживания; стоят вам больше денег и используют меньше времени эффективно. Если вы все еще используете электронные таблицы, ваш бизнес может терять деньги, не зная об этом, и поэтому использование ПО CMMS вместо электронных таблиц может помочь оптимизировать ваш бизнес.

Поломки и ремонты неизбежно случаются время от времени. Однако высокие уровни реактивного обслуживания могут быть признаком вашей команды, работающей усердно, чтобы догнать, вместо того чтобы правильно планировать вперед. Это часто тратит время множеством способов, которые не всегда очевидны.

Но вместо фокусировки только на проблеме, важно придумать некоторые решения. Вот пять способов, которыми ваш отдел обслуживания теряет деньги, и как это решить.

1. Повышенная энергоэффективность внутри объектов

Среднее офисное здание тратит примерно на 19% больше, чем необходимо, на электричество и газ. Легко думать о некоторых затратах как неизбежных, но в реальности простые техники обслуживания могут сделать огромную разницу в энергопотреблении — и затратах.

Одно исследование из Pacific Northwest National Laboratory обнаружило, что коммерческие здания могли бы сократить свои затраты на отопление и охлаждение на 38%, через простые модификации своих крышных HVAC-систем.

Другие факторы, такие как плохое обслуживание или использование устаревшего оборудования, могут еще больше увеличить стоимость поддержания HVAC и водонагрева. Другие факторы, которые могут навредить энергоэффективности, включают неадекватную изоляцию, плохую герметизацию и старые или неадекватно обслуженные приборы.

Изначально некоторые компании пытались решить это сокращением часов труда, вместо использования отведенного времени для улучшения эффективности работы.

С ПО CMMS установите расписания рутинных и профилактических задач обслуживания, таких как обслуживание обогревателей и перегерметизация окон. Таким образом, объекты автоматически получают заявки на работу и напоминания. Это может помочь с принятием более стратегических решений. Вы сможете организовать ваши проекты по экономии энергии со временем, контролируя расходы на M&R (обслуживание и ремонт).

Другое использование в ПО управления обслуживанием — установить ваши сезонные задачи, включая установки на водонагреватели или смену воздушных фильтров. Это помогает вписать эти задачи в существующее расписание ваших работников — и ваш бюджет.

2. Стандартизированные процессы управления заявками на работу

Организация сильно зависит от своих людей, и наличие четких процедур помогает команде успешно завершать работу. Но по мере роста вашего бизнеса вы или ваш менеджер не всегда можете знать, что каждый назначен делать каждый день.

Без стандартизированной процедуры обслуживания некоторые сотрудники могут использовать неэффективные методы, тратя время и ресурсы на заявки на работу.

Более важно, отсутствие стандартизации может ввести пробелы в работе, производственные опасности и нерегулярности в ваши процедуры обслуживания. Это может привести к неконсистентному качеству работы, сокращенному сроку службы активов или ввести производственные травмы.

Что происходит, если некоторые из вашего отдела обслуживания пропускают шаг при завершении инспекции или ремонта машины? Что, если они собирают вещи неправильно или не проверяют манометр регулярно?

ПО управления обслуживанием позволяет вам распространить инструменты лучших практик обслуживания по всей вашей организации. Вы можете стандартизировать шаблоны работы для профилактического обслуживания и процедур ремонта, используя детальные заявки на работу.

Hippo CMMS будет отправлять автоматизированные заявки на работу каждому сотруднику обслуживания на основе даты или частоты.

Отслеживайте и верифицируйте, что все завершили свои назначенные задачи, не перебирая многочисленные файлы и электронные таблицы.

С ПО управления заявками на работу по запросу (on demand) вы можете сортировать заявки на работу и видеть, какие были завершены.

Установленные отчеты по обслуживанию собирают всю информацию вместе, используя удобные для пользователя диаграммы, измеряющие продуктивность, затраты, сверхурочное время, дату завершения и другие ключевые метрики, чтобы дать вам более глубокое понимание вашей истории обслуживания и обнаружить проблемные зоны, требующие внимания.

3. Управление временем

Inspectioneering Journal опубликовал исследование 2015 года, которое раскрыло, что организации, которые не правильно планируют или расписывают обслуживание, имели только 35% своего времени, потраченного на работу по обслуживанию — это 2 часа 48 минут в 8-часовой смене! Остальное время используется (и иногда тратится) в других местах — 33% тратится на задержки работы, время в пути и скорректированные часы, 17% на поиск правильных ресурсов (инструментов, руководств и т.д.), и 15% на авторизованные перерывы персонала и личное время. Когда расписания работы по обслуживанию менее структурированы, реактивное обслуживание занимает удивительное количество времени.

От Matt Midas в GenesisSolutions. Эта статья появляется в выпуске март/апрель 2015 года Inspectioneering Journal

Хорошее планирование и расписание может увеличить продуктивность до 65%, что означает, что ваши работники будут тратить 5 часов 12 минут на смену на работу по обслуживанию. Не только это помогает сократить затраты на труд, но с хорошим планированием ваша организация может:

• Сократить задержки обслуживания (backlogs)
• Предвосхищать и избегать будущие отказы оборудования
• Увеличить время бесперебойной работы активов
• Улучшить управление активами и запасными частями
• Принимать более умные решения о ремонте и закупке активов

Система обслуживания активов и оборудования сохраняет записи истории ремонта всего оборудования вместе с показаниями счетчиков и улучшает управление запасными частями, связывая ассоциированные части с активами.

Не только это делает ремонты быстрее и эффективнее, но также позволяет вам учиться на отказах оборудования. Если деталь ломается, вы сможете отметить предупреждающие знаки и запланировать профилактическое обслуживание на других машинах.

Посмотрите на сбор частей и информации. Управление запасными частями Hippo и управление заявками на работу гарантируют, что работники имеют все инструменты и информацию для сокращения времени, потраченного на ремонты. Вы также сможете планировать работы в более логичном порядке. Заявки на работу, вовлекающие те же инструменты, услуги или тот же тип оборудования, могут быть организованы по местоположению или категории работы, чтобы сократить время, которое работники тратят на ходьбу туда-сюда через ваш объект.

4. Улучшенный выбор поставщиков и подрядчиков для обслуживания объектов

У вас может быть текущая система выбора наиболее стоимоэффективного поставщика. Но иногда процесс может быть довольно сложным. Выбор правильного поставщика часто вовлекает взвешивание нескольких факторов, включая надежность, время доставки, объемные скидки и качество частей. В случае подрядчиков есть также ценовые структуры, гарантии и трек-рекорды для рассмотрения — для миссионно-критического актива может стоить нанять кого-то, кому вы доверяете, даже если это по более высокой ставке.

И если вы реактивный отдел обслуживания, отсутствие предвидения может еще больше увеличить ваши расходы на поставщиков и подрядчиков. Если вы заканчиваете важную деталь или испытываете критический отказ актива, вы можете застрять с любым доступным поставщиком в краткосрочной перспективе, даже если они предоставляют менее качественный сервис.

Используя отчеты по обслуживанию, вы можете пересмотреть и сравнить поставщиков голова-голову. С каждым поставщиком просмотрите детальную историю частей, доставки и ценообразования, чтобы увидеть, кто дает вам лучшую сделку в целом. Со всей вашей информацией, разложенной с диаграммами и графиками, вы сократите ваше время перебора страниц данных для принятия самого экономного решения. Функциональность предустановленных отчетов по инвентарю алертит вас, когда части заканчиваются, так что вы всегда сможете заказать замены со временем в запасе.

Отчеты CMMS также позволяют вам сравнивать подрядчиков и работников. Вы можете посмотреть на зафиксированные часы, время, потраченное на завершение заявок на работу, коэффициенты завершения и другие существенные данные. Это делает просто выбор наиболее стоимоэффективного подрядчика, назначение лучшего персонала на конкретные задачи обслуживания или даже решение о том, какие работы имеет смысл аутсорсить.

Системы управления ресурсами и поставщиками дальше оптимизируют работу с поставщиками, позволяя вам отправлять им заявки на работу напрямую, используя ту же систему, которую вы используете для внутренних работников. Вы можете выбирать их по категории заявки на работу, назначать детальные заявки на работу и пересылать им емейл с деталями, перечисляющими то, что им нужно для выполнения их работы. Затраты, время ответа и другие метрики могут затем быть зафиксированы после завершения заявки на работу. Вы можете затем пересмотреть производительность поставщика и назначить будущие контракты на основе производительности без времязатратного ведения записей.

5. Неорганизованное управление инвентарем

Ваши объекты часто требуют много пространства для хранения инвентаря, запасных частей и оборудования, используемого в основных бизнес-операциях. Управление инвентарем вовлекает отслеживание точных уровней складских позиций или запасных частей для ремонтов.

Если информация не точна, вы можете обнаружить себя с избытком в уровнях инвентаря, упущенными возможностями сэкономить на повторных заказах запасов или нехваткой запасных частей для ремонтов оборудования.

Наличие интуитивного ПО управления инвентарем делает управление запасными частями умнее. Отслеживайте части от местоположения объекта, модели оборудования, инвентарного номера, категории работы или по поставщику. Это значит, что вы сможете быстро понять инвентарь по всей вашей организации и устранить избыточные части и оборудование.

Система управления инвентарем помогает с перемещением частей между объектами; установите минимальные и максимальные пороги для предотвращения перезапаса или недозапаса.

---

Экономьте деньги, работая умнее, а не тяжелее

Организации больше не могут позволить себе думать об своем отделе обслуживания как о реактивной команде для починки вещей с затратами CMMS ПО, показывающими необходимый ROI.

Бизнесы теперь спроектировали программы обслуживания с мыслью, что делает операцию обслуживания более эффективной и надежной.

Научась эффективно организовывать ваши усилия, управлять активами, оборудованием и частями, и приоритизировать работу, вы потратите меньше времени на экстренные ремонты и больше времени на строительство ПО управления объектами.

ПО CMMS сокращает затраты на обслуживание и стало самым распространенным элементом в успехе обслуживания объектов.