Управление объектами в гостеприимстве: ключевые соображения для выбора правильного ПО обслуживания

Менеджеры объектов в гостеприимстве теперь используют программные решения для отелей для улучшения того, как они работают. Когда речь идет о ПО обслуживания, и пока вы просматриваете различные варианты, это может показаться перегруженным. Если вы хотите правильное ПО обслуживания для вашего отеля, рассмотрите факторы, на которые ваша команда наиболее влияет.

Сфокусируйтесь на тех вопросах, которые связаны с тем, что ваша команда обслуживания делает каждый день. С этим ПО:

Поможет ли это мне планировать мои мероприятия профилактического обслуживания?

Могут ли мои сотрудники использовать это для эффективной коммуникации?

Есть ли ограничения по тому, где и как мы можем получить доступ к ПО?

Есть ли функции и ресурсы, чтобы помочь моей команде оставаться на цели с нашими целями?

Это вопросы, которые вы хотите избегать задавать после того, как вы сделали покупку. Поэтому доступ к правильным инструментам и правильной системе может помочь. Вот четыре ключевые функции, на которые нужно смотреть при поиске правильного ПО обслуживания для вашего отеля или курорта.

Инструменты планирования обслуживания и календарь

Гостеприимство требует, чтобы ваши отели выглядели и работали на лучшем для пребывания ваших гостей. Чтобы сделать это, ваша команда обслуживания должна быть впереди игры. Крупнейшее препятствие, с которым сталкиваются многие отели, — отставание от задач профилактического обслуживания и рутинных инспекций. Это ведет к проблемам, таким как поломки оборудования или повреждения имущества, оставленные неремонтированными на дни.

Изначальные инструменты планирования могут включать эмейлинг запланированной работы или назначение задач на день. Это может быть полезным методом, однако со временем это может стать более сложным для управления. Что важно с планированием — это то, что ваша команда может быть проактивной, а не реактивной. Должны ли другие проблемы возникнуть в течение дня, запланированная работа не откладывается в сторону.

То, что отели ищут в ПО обслуживания — это способность структурировать и отслеживать все их рутинные мероприятия по обслуживанию эффективно. Профилактическое обслуживание — одна из самых часто используемых функций в ПО обслуживания зданий. Это включает ПО профилактического обслуживания и модули для создания запланированных заявок на работу — активности, сфокусированные на проактивном обслуживании и ремонте. Большинство программ предоставляют инструменты для планирования специфических заявок на работу для возникновения на рутинной основе. Это может быть сделано на основе календаря, показаний счетчиков или часов работы.

Также доступны интерактивные календари в ПО CMMS. Календарь дает вам вид ваших запланированных заявок на работу и помогает подготовить вашу команду. Если конкретная заявка на работу требует дополнительной подготовки, установите емейл-напоминание за несколько дней заранее.

ПО для запросов на обслуживание

Ваши сотрудники обслуживания отвечают за выполнение заявок на работу и задач обслуживания. Однако им не обязательно быть единственными, кто коммуницирует потребности в обслуживании объекта в ваших отелях. Ваша ресепшн и другой персонал гостеприимства полезны для наблюдения за проблемами здания и сервисного оборудования. Они могут уведомить вас или вашего менеджера о жалобах гостей — сломанный унитаз или комната без кондиционера, например.

Даже если сотрудники могут помочь выявить проблемы, они могут не иметь возможности подать заявку на работу сами. Персонал может иметь ограниченные знания деталей оборудования или быть неуверенным в причине жалобы гостя. Простой веб-портал — популярная альтернатива. Это дает сервисному персоналу возможность отправлять проблемы обслуживания техникам, которые они получают от гостей в течение дня. Запросы затем могут быть одобрены и конвертированы в заявки на работу, которые автоматически дают обновления статуса обратно отправителю. Это позволяет отельному сервисному персоналу успокаивать клиентов, что их сломанный кондиционер или поврежденный дверной упор будут обрабатываться.

Доступ из любого местоположения

Наличие стационарного компьютера обслуживания может быть неэффективным для крупных отелей или отельных цепочек. Веб-базированные программные решения позволяют всей вашей организации иметь одну систему ПО обслуживания, давая техникам и персоналу гибкость работать с любого компьютера компании. Это также помогает сервисному персоналу с подачей жалоб гостей прямо с ресепшн.

Однако вы можете не хотеть, чтобы ваша команда обслуживания объектов была ограничена работой с их десктопа или офисного компьютера. Мобильные устройства для ПО обслуживания отелей могут быть жизненно важны для реакции и ответа на ежедневные активности быстрее. Когда техники обновляют или завершают заявки на работу, они могут обновлять задачи обслуживания в реальном времени.

Автоматизированные уведомления и отчеты по обслуживанию

Регулярные отчеты не всегда легко готовить. Инструменты уведомлений могут быть полезны, но не всегда релевантны вашему установленному рабочему процессу. Правильное решение ПО обслуживания должно дать вам гибкость установить правильные напоминания и алерты вашей команде, чтобы держать их подготовленными к предстоящим активациям или срочным проблемам.

Высшее управление или CFO могут захотеть детальные отчеты о затратах и трудовых активностях. Используйте запланированные отчеты по обслуживанию для планирования вперед; установите параметры того, что вы хотите, чтобы ваше ПО обслуживания вспомнило в вашей истории заявок на работу. Затем установите список получателей емейл для получения ваших отчетов автоматически по запланированной дате вместо ручного составления отчетов каждый раз.

Детальные отчеты по обслуживанию могут оказаться сложными для поддержания в актуальном состоянии вручную. Это особенно верно для занятого обслуживания зданий отелей по множественным локациям. Даже компании с существующим ПО сталкиваются с вызовами, если их система не удобна для пользователя или доступна для команды обслуживания.

ПО обслуживания объектов в отелях может быть полезным инструментом для вашей команды обслуживания, но должно также предоставлять решения для улучшения опыта гостя. Неожиданная поломка сервисного оборудования может вызвать неудобства для гостя во время их отпуска. Медленные ответы на жалобы гостей также могут снизить общую удовлетворенность клиентов.

Техники часто не имеют прямого взаимодействия с большинством гостей отеля. Однако обслуживание объектов играет большую роль в том, вернутся ли клиенты на еще одну ночь. Управление обслуживанием для отелей вовлекает многочисленные вызовы каждый день; ваше ПО должно быть инструментом для поддержки этих вызовов. Используйте ваше ПО, чтобы принести ясность в то, что делает ваш персонал обслуживания, и улучшить способ, которым ваша команда делает работу.