Как CMMS трансформирует управление запасами в медицинских учреждениях

Представьте, что вы управляете запасами в больнице. Ваш успех зависит от точных ответов на вопросы вроде: «Какие предметы у меня есть?» и «Сколько каждого предмета у меня есть?»

Вам также понадобится способ сохранять ваши ответы точными со временем. Больницы — это динамичные среды, и современная медицина включает много одноразовых, утилизируемых устройств. Уровни запасов могут резко колебаться день за днем, даже час за часом.

Решением является функция отслеживания запасов CMMS-софта, которая позволяет вам оставаться в курсе каждого отдельного предмета, вплоть до последнего языкодержателя.

Вот как это может работать. Всякий раз, когда новые запасы поступают, они сканируются и автоматически добавляются в ваши записи через CMMS. Поскольку вся система облачная, информация доступна откуда угодно, в любое время. CMMS также может отслеживать, когда вещи используются. Например, когда мотор выходит из строя на регулируемой кровати, заменяемые детали указываются в заказе на работу, и когда техник закрывает заказ на работу, детали автоматически удаляются из ваших записей о запасах.

Это впечатляет, но это только начало. Отслеживание запасов дает вам ответы на широкий спектр важных вопросов. Ключ к ответу на каждый вопрос — использование вашего CMMS-софта для сбора и хранения правильной информации о предметах в вашем инвентаре. Давайте посмотрим на некоторые из этих вопросов и как на них ответить с помощью CMMS-софта.

Как я могу быстро найти то, что мне нужно?

Необходимая информация: Название, описание и физическое местоположение.

Неумеение найти что-то — это то же самое, что не иметь этого вообще.

Обязательно включайте не только название предмета, но и описание. Хотя большинство людей будут знать точное название, некоторые будут знать только как что-то выглядит или что оно делает. Добавление и названия, и описания также решает проблему предметов, имеющих более одного названия. Языкодержатели, например, так же часто называют лопатками, но они используются только для одной цели.

Если инвентарь распределен среди нескольких объектов, обязательно включайте местоположение каждого предмета. Это может быть таким общим, как комната, в которой он находится, или таким конкретным, как точная полка и коробка, в зависимости от размера и сложности вашей системы.

Как я могу купить больше?

Необходимая информация: Контактные данные поставщика, артикул, серийный номер и актуальные прайс-листы.

Это вся информация, которая вам нужна, чтобы быстро и легко разместить заказ при пополнении запасов. Реальное преимущество наличия этой информации для CMMS-базированного отслеживания запасов в том, что заказ размещает не *вы*; это делает CMMS. После того как вы настроили пороги пополнения, софт может использовать существующие уровни и оценочные сроки поставки, чтобы рассчитать, когда разместить следующий заказ.

Что делать, если предмет бракованный?

Необходимая информация: Контактные данные производителя, контактные данные поставщика и гарантийный номер партии.

Информация о гарантии будет критически важна, когда вы решите свои следующие шаги. В некоторых случаях вам может понадобиться связаться с производителем, в других — гарантийные претензии обрабатываются поставщиком. В любом случае, наличие номера партии может спасти вас от головной боли в будущем, потому что вы можете легко отследить всё остальное в вашем инвентаре, что из той же бракованной партии, и попытаться вернуть и это тоже.

Когда мне нужно пополнить запасы?

Необходимая информация: Критичность.

Уровень критичности не написан на коробке. Это то, что вы должны рассчитать сами для каждого предмета в инвентаре. По сути, это ответ на вопрос: «Насколько трудно управлять этой больницей без этого предмета?»

Мы можем увидеть, как это работает, сравнивая химический анализатор с дефибриллятором. Может показаться, что дефибриллятор более критичен, потому что устройство используется для перезапуска сердца пациента. Химический анализатор, с другой стороны, кажется менее критичным. Когда он сломан, врачи просто не могут назначить анализ крови. Но химический анализатор имеет более высокую критичность. Вероятно, в лаборатории только один химический анализатор, но дефибрилляторов по всей больнице много. Если один не работает, есть множество других, которые работают. Если химический анализатор не работает, вся лаборатория встает.

После того как вы определили критичность, вы можете установить безопасные уровни запасов и пороги повторного заказа для запчастей. В примере выше у вас может быть достаточно для химического анализатора, но ничего на складе для дефибрилляторов.

Заключение

Успешное управление запасами начинается с определения того, что у вас есть и сколько у вас этого. Но это не заканчивается там. Думая о вопросах, на которые вы хотите получить ответы, о истории, которую вы хотите, чтобы ваше отслеживание запасов вам рассказало, вы можете определить информацию, которую вам нужно, и как лучше организовать её внутри вашего CMMS.

Источники

PEW Research Center: Internet & Technology (2017) Mobile Fact Sheet.