Максимизация эффективности: функции и преимущества ПО для управления запасами

Когда большинство людей думают о ПО для управления запасами, представляют розничные приложения. Но софт используется в широком спектре отраслей: производство, здравоохранение, образование, госсектор. ПО управления запасами больше и лучше, чем думаете.

Так что для этой статьи посмотрим, что такое ПО управления запасами, а затем его функции и преимущества.

Что такое ПО для управления запасами?

ПО для управления запасами — инструмент, позволяющий отслеживать, управлять и контролировать запасы и активы объекта в любое время и из любого места. Оно оптимизирует и централизует процесс контроля потока и обслуживания запасов, чтобы гарантировать, что правильное количество запасов доступно в правильное время и по правильной стоимости. Это инструмент для организации данных о запасах, которые раньше обычно хранились в бумажных копиях или таблицах.

Функции ПО для управления запасами

Управление запасами

ПО централизует самые базовые и необходимые складские функции. С ним организация видит полные детали инвентаря: уровни запасов, историю продукта, другие спецификации. Эти данные, синхронизированные со всеми частями системы, помогают всем отделам работать на одной информации. Например, когда бухгалтерия видит уровни запасов — может лучше планировать и бюджетировать. Работа с одной информацией в одном формате обеспечивает сотрудничество между командами на гораздо более высокой степени, чем если бы они работали с индивидуальными системами, ведущими к неизбежным данным-силосам.

Отслеживание запасов

Отслеживание важно на каждом этапе. CMMS позволяет отслеживать инвентарь по серийным номерам, RFID-тегам и штрих-кодам. Эти инструменты упрощают быструю обработку данных инвентаря при первой поступлении на склад. Также обеспечивают аудит всех движений запасов. Особенно важно для отраслей, работающих со скоропортящимися товарами. Если инвентарь скоропортящийся, у него определенная дата использования, и владельцам бизнеса нужно пристальнее следить за циклами спроса, чем тем, кто работает с нескоропортящимися. Отслеживание яиц на промышленном хлебозаводе отличается от отслеживания паллет арматуры.

Оповещения по запасам

Оповещения по запасам (stock alerts) уведомляют организацию о значимых изменениях уровнях запасов. Многие бизнесы используют оповещения о низком уровне, но есть и другие типы, включая:

• Новые поставки
  Менеджеры могут подписаться на это оповещение, чтобы быть в курсе поставок, требующих управления.
• Точка повторного заказа инвентаря
  Менеджеры могут настроить оповещения о низком уровне запасов для контроля. Оповещение о низком уровне — порог, когда нужно заказать больше единицы инвентаря.

Какое оповещение лучше — зависит от природы ваших операций ТО. Например, модуль управления запасами CMMS Hippo имеет функцию stock alert, обычно отправляющую уведомление индивиду или группе, когда позиция достигает минимального количества.

Отчетность и аналитика

Отчетность и аналитика — отличные инструменты для роста бизнеса. Аналитические инструменты оценивают паттерны в процессах и могут использоваться для прогнозирования будущего спроса, а предсказание спроса — способ сократить страховочный запас и издержки владения. Держать инвентарь просто для страховки больше не нужно, когда есть понимание, сколько реально потребуется. Также можно использовать данные для предотвращения дефицитов (stock-outs), приводящих к упущенным возможностям для ТО. Отчетность берет сырые данные и доставляет инсайты, легко понятные и доступные для обмена.

Преимущества ПО для управления запасами

Управляемые уровни запасов

Избыток запасов может иссушить ресурсы организации, тратя деньги на хранение неиспользуемого инвентаря. Дефициты (stock-outs) приводят к несбалансированной деятельности ТО. Не закрываете ППР вовремя, потому что нет нужных деталей и материалов. Чтобы исправить, менеджеры инвентаря могут обращаться к данным CMMS, чтобы знать уровни запасов и держать детали и материалы готовы когда нужны.

Повышенная эффективность

ПО отслеживает данные со временем, делая операции объекта и ТО более эффективными. С правильными устройствами управления запасами — сканерами штрих-кодов — организация может драматически улучшить эффективность и продуктивность. Эти устройства устраняют ручные процессы, так что сотрудники фокусируются на более важной работе. Например, гораздо более стоимо-эффективно иметь техников, занимающихся ТО, вместо потери времени на поиск запасных деталей или ручной подсчет того или иного материала.

Легкий перенос местоположения

ПО позволяет организациям отслеживать инвентарь при перемещении на разные сайты и объекты. В отличие от табличной системы, хорошее ПО опирается на центральную базу данных, доступную с любого интернет-устройства — рабочего стола или мобильного. CMMS использует отслеживание запасов в реальном времени для записи всех позиций (деталей и других материалов) и помощи пользователям всегда знать, где вещи.

Сокращение простоя оборудования

Система управления запасами отслеживает ключевую информацию о запасных частях для обслуживания и ремонта оборудования. Определяя точку повторного заказа для каждой запасной части на основе её цены, критичности, срока поставки и уровня использования, хорошая CMMS помогает найти идеальную точку, где всегда достаточно запасных для нужд организации, определяя точку и количество повторного заказа. Например, если используете одну деталь в неделю, а пополнение занимает четыре недели — нужно иметь четыре такие детали в инвентаре в любой момент.

Заключение

Теперь, когда знаете преимущества отличного ПО управления запасами, время увидеть, как их достичь. Определение правильного решения для вашего объекта требует оценки потребностей сегодня и планов будущего роста. По мере роста компании — может ли ваша инвентарная система масштабироваться вместе? По мере эволюции бизнеса — предлагает ли текущая система гибкость для управления изменениями?

Помните, часть процесса принятия решения — разговор с текущим провайдером CMMS. Не только они эксперты предметной области, но смогут сказать, как лучше использовать их софт. Если CMMS еще нет — сейчас время взять. Начните обращаться к провайдерам. Как только у них будет представление о ваших нуждах — смогут поговорить о решениях.