Максимизация стоимости активов с данными CMMS: экспертный гостевой блог

Исполнительное резюме

Эта статья стремится согласовать данные CMMS с более широкой стратегией управления активами организации. Она начинает с позиционирования CMMS как важной информационной системы, достойной времени и усилий организации. Я часто объяснял: нет программного решения достаточно мощного, чтобы выдержать неадекватную культуру данных. Часто, если ваши данные систематически неверны, ищите виновников в вашей культуре данных. В статье описываются практики, не способствующие созданию экономической ценности данными CMMS. За этим следует описание ключевых философий и практик, присутствующих в эффективных культурах данных. В заключение исследуется идея данных CMMS как актива, выявляя способы создания ценности через поддержку решений по управлению активами — далеко за пределами решений по обслуживанию.

CMMS как информационная система активов

Компьютеризированная система управления техническим обслуживанием (CMMS) — самый распространенный тип информационной системы активов в активо-зависимых фирмах. Информационные системы активов — фундамент систем управления информацией об активах (AIMS), как показано на Рисунке 1.0.

Рисунок 1: Компоненты системы управления информацией об активах

Роль информационной системы — облегчить создание, сбор, хранение данных, анализ, обслуживание, передачу, извлечение и представление информации об активах. CMMS обычно содержит записи данных об активах и информацию, направленную на облегчение внедрения стратегии обслуживания для объектов с большим активом. ПО CMMS состоит из серии интегрированных приложений: реестр активов, управление заказами на работу, управление запасами, управление временем и трудом, состояние актива (Рисунок 2.0). Также довольно часто встречается разделение ответственности за управление запасами, когда ERP и CMMS — разное ПО.

Рисунок 2. Примеры приложений CMMS

Неадекватная культура данных

Иногда трудно заметить неадекватную культуру данных, но она обычно отмечается поведением и активностями, создающими риски и уязвимости для организации. Некоторые из них:

• Отсутствие стратегии информации об активах — Стратегия нужна для связи усилий управления информацией об активах с организационной стратегией и определения того, как информация будет использоваться в принятии решений.

• Отсутствие организационных стандартов — Недостаточные стандарты для определения того, как должна выглядеть информация CMMS.

• Недостаточное управление — Допущение нерегулируемых изменений данных CMMS без надзора и правил.

• Недостаточные бизнес-процессы и рабочие процессы — Рабочие процессы нужны для инструктирования CMMS, что делать с данными. Так создается ценность. Грустно, но они отсутствуют во многих CMMS-платформах.

• Неадекватная собственность — Происходит из недостаточного партнерства между отделами ТО и IT и проявляется тремя способами:

  • Явная собственность CMMS IT с уменьшением голоса ТО, или
  • Явная собственность командой ТО с очень малым надзором IT, оставляя ТО заниматься сетью и кибербезопасностью, или
  • CMMS в ничьей земле с отсутствием собственности.

• Чрезмерная независимость отделов — От изолированных отделов и дочерних компаний, допускаемых к покупке своих CMMS или созданию неэффективностей дублированием информации или предотвращению эффективного обмена бизнес-информацией.

• Недостаточная оцифровка — Обход роли CMMS созданием и использованием ручных данных. Обычно случается при недоверии к данным CMMS.

• Недоиспользование — Сведение CMMS только к созданию заказов или учету времени. Средняя CMMS может управлять гораздо большей частью информационной цепочки ценности.

• Неадекватные процессы заказов на работу — Не создание заказа на каждую активность актива. Это лишает CMMS основного долга — эффективного захвата затрат актива и активности. Обычно приводит к дублированию затрат или их упущению из-за неточной записи или нахождения в множестве таблиц без взаимосвязи.

• Эффект панацеи — Создание размывания области применения, используя CMMS как «универсальное средство» для любого типа информации. CMMS обычно не спроектированы для управления as-built чертежами и могут встать, если напрямую загрузить руководства O&M на каждый актив.

Создание правильной культуры данных

Создание правильной культуры данных — первый шаг к обеспечению сбора правильных данных наиболее эффективным способом. Это сочетание хорошей стратегии, эффективных организационных стандартов и надежных практик управления данными и информацией. Легко заметить адекватную культуру данных. Вот ключевые философии и практики, присутствующие, когда у организации правильная культура данных:

• AIMS — У организации есть документированная система управления информацией об активах, описывающая философии и стандарты управления данными.

• Взаимодействие (Interoperability) — Информация, произведенная в одной области бизнеса, используется в другой без значительной манипуляции. Например, если CMMS — система записи для технического реестра активов, то она единственный источник правды для записей об активах.

• Собственность — CMMS и другие информационные системы принадлежат бизнес-единицам с надзором за связанными организационными решениями, с IT как ключевым бизнес-партнером. Поэтому Финансы владеют ERP, например, а ТО — CMMS. Это также значит, что эти бизнес-владельцы отвечают за установку AIMS с поддержкой IT.

• Управление и управление данными (Governance & Data Management) — Роли и ответственности, протоколы доступа, четкие правила управления изменениями и регулярные аудиты на месте. Управление и управление данными также согласованы с организационными функциями. Например, где менеджер ТО — хранитель CMMS, организационная структура также содержит позицию менеджера ТО, разрабатывающего релевантные стандарты, чье авторизация требуется для модификации данных.

• Организационная культура — Есть доказательства хорошего управления в более широкой организационной культуре, поддерживающего установку эффективной культуры данных. Культура данных — микрокосм более широкой организационной культуры, и отношение организации к дисциплине процессов отражается в культуре данных.

• Вовлеченность топ-менеджмента — Вовлеченность видна из их общего надзора, рассмотрения результатов аудитов и назначения ресурсов на исправление несоответствий данных.

Установка адекватной культуры позволяет собирать правильные данные наиболее эффективным способом, ведущим к эффективному принятию решений. Определение требований к данным и информации — ключевой шаг в получении правильных данных. Этот процесс всегда должен начинаться с потребителя информации, принимающего бизнес-решения. Рисунок 3.0 демонстрирует три ключевые роли данных и их ответственности в разработке и выполнении требований к данным.

Рисунок 3: Основные типы информации об активах, содержащихся в CMMS

Для практической демонстрации этой концепции рассмотрим карту стейкхолдеров для затрат на активы и обслуживание. На Рисунке 4.0 начинаем с идентификации потребителя информации и идем обратно к производителю информации.

Рисунок 4: Пример карты стейкхолдеров для затрат на активы и обслуживание

Таким образом, тип решений диктует характеристики информации, а производитель информации производит информацию, соответствующую требованиям потребителя и стандартам, установленным хранителем. Вместе стейкхолдеры совместно определяют требования и гарантируют, что производимые данные пригодны для цели.

Заключения — Данные как актив

ISO 55000:2014 определяет актив как все, что предоставляет (или имеет способность предоставлять) ценность заинтересованным сторонам организации. Данные — актив, потому что данные и информация — источник стратегий активов, а стратегии — как реализуется ценность.

Однако факт остается: неиспользуемые данные ничего не делают и поэтому не имеют внутренней ценности. Чтобы быть активом, данные должны активно использоваться в разработке стратегий управления активами. Например, знание, что критичность актива — 5, ничего не дает организации, пока кто-то не использует это для приоритизации аварийных работ или капитальных проектов. Так вопрос становится: как только данные собираются в CMMS, что компании могут с ними сделать для создания ценности.

Выполняя свои основные функции, CMMS предоставляет ключевую информацию для поддержки решений по управлению активами, как показано в примерах в таблице ниже. Это не исчерпывающий список, но для целей статьи выбрано несколько типов информации об активах для анализа против типичных решений разных отделов.

Информация об активе генерируется на всех фазах жизненного цикла. Она предшествует физическому присутствию актива и продолжается даже после вывода актива из эксплуатации. Много источников информации об активе — у одного актива много источников, требующих управления. Большая часть этой информации и данных содержится в CMMS. Управление информацией об активе направлено на генерацию качественной информации для принятия решений. Управление информацией об активе требует намеренных действий организации, не произойдет органически. Это реализовано во многих аспектах бизнеса организации — качество, окружающая среда, безопасность, управление активами. Аналогично, для информации об активе также требуется система управления. Цель системы управления — улучшить эффективность решений по управлению активами на основе точной информации о производительности, затратах и рисках актива.

Хотя вопросы вокруг культуры и управления информацией могут занять время для решения, надеюсь, статья вдохновила вас признать важность CMMS и инициировать шаги для увеличения полезности и ценности ваших данных CMMS.

Викторина: Что в вашей CMMS?

Ответ: Все, что вы туда положили.

Подробнее о Сюзан Гриман

LinkedIn

Twitter

Её книга: Risk-based Asset Criticality Assessment Handbook

Её предстоящие курсы:

1. Исполнительское лидерство в управлении активами (Виннипег)
2. Основы управления активами & ISO 5500x (Виннипег)
3. Основы управления активами & ISO 5500x (Онлайн)