Услуги CMMS:шесть вещей, которые следует учитывать

Переход на компьютеризированную систему управления техническим обслуживанием (CMMS) может оказаться сложной задачей. Следует тщательно продумать потребности и размер компании, затраты на программное обеспечение CMMS и, конечно же, преимущества его наличия, то есть экономию времени, ресурсов, эффективность, а также возврат инвестиций (ROI). И даже после того, как компания нашла систему управления техническим обслуживанием, которая лучше всего подходит для ее организации, остается еще одна проблема, которую необходимо решить; то есть, какие услуги по внедрению или адаптации потребуются. Компаниям, приобретающим программное обеспечение CMMS, необходимо подумать о том, как и кто будет нести ответственность за установку и настройку программного обеспечения, а также за обучение работе с ним?

Ответ на этот вопрос зависит от следующих трех факторов:

• Бюджет — стоимость внедрения, проводимого персоналом компании, по сравнению со стоимостью привлечения технического специалиста поставщика для выполнения установки CMMS.
• Время — количество времени (и затраты, связанные с этим), которое будет потрачено персоналом компании, по сравнению со стоимостью технического специалиста поставщика.
• Ресурсы – штатные сотрудники, обладающие навыками, необходимыми для внедрения и адаптации CMMS.

Поскольку компании различаются по своим возможностям управлять настройкой и внедрением программного обеспечения, полезно знать, что поставщики CMMS предлагают различные услуги по разным ценам для удовлетворения различных потребностей. . В целом поставщики предлагают следующие варианты реализации системы управления:

• Только удаленная помощь:при помощи онлайн или по телефону компания несет ответственность за полную установку и настройку программного обеспечения CMMS.
• Только импорт данных и удаленная помощь:компаниям с существующими данными (в формате электронной таблицы, файле CSV) можно помочь перенести их в программное обеспечение для управления.
• Полная интеграция — технический специалист поставщика позаботится обо всех аспектах внедрения, от аудита запасов до ввода данных, настройки системы, обучения персонала программному обеспечению и запуска его в эксплуатацию.

При принятии решения об уровне необходимой помощи следует учитывать следующие шесть факторов:

1. Существующие данные обслуживания

Как предполагалось ранее, у компаний уже могут быть существующие данные, а у других их нет. В некоторых случаях компания может перейти на другое программное обеспечение CMMS с существующего или иметь данные о программном обеспечении для профилактического обслуживания, электронной таблице или файле CSV. В таких случаях поставщик CMMS может упростить этот процесс, очистив или очистив данные (т. е. удалив избыточные или содержащие ошибки данные) и импортировав их в новую систему в надлежащем формате.

2. Размер компании

Учитывайте размер вовлеченной компании. Будет ли использование системы ограничено одним сайтом или будет задействовано несколько сайтов? Для крупных компаний с множеством магазинов CMMS будет использоваться в масштабах всего предприятия. В этом случае все сайты компании должны быть настроены последовательно, чтобы все требования по управлению обслуживанием выполнялись одинаково. В противном случае программное обеспечение CMMS не будет работать должным образом или обеспечивать ожидаемую рентабельность инвестиций.

3. Запланированные сроки внедрения CMMS

Время является важной переменной в отношении факторов реальной и альтернативной стоимости. Реальность такова, что внедрение CMMS требует времени. Необходимо также учитывать масштаб реализации. Например, сколько активов будет добавлено в систему и будут ли добавлены дополнительные данные (например, изображения планов этажей и т. д.)? Установка реалистичных сроков для создания полного инвентарного списка также обеспечивает основу для выполнения задачи. Ниже представлены реальные сроки проведения независимой проверки компании:

• Компании с 0–100 активами =30 дней.
• Компании с 200 активами =45 дней.
• Компании с 201–500 активами =90 дней.

4. Полнота ввода данных CMMS

Компании необходимо определиться с объемом вводимых данных. Будут ли данные ограничены оборудованием и активами или они также будут включать изображения, руководства, чертежи и т. д.? Добавление дополнительных данных в систему потребует времени и ресурсов. Эти дополнительные усилия необходимо сопоставить с целями использования CMMS и прогнозируемыми результатами.

5. Доступные ресурсы для настройки CMMS

Помимо временных затрат, необходимых для настройки CMMS, важным фактором является наличие людей, способных и доступных для выполнения этой задачи. Как уже отмечалось, внедрение CMMS требует много времени, а это означает, что специалистам по техническому обслуживанию и менеджерам придется отвлекаться от своих повседневных обязанностей по сбору списков оборудования и деталей.

6. Технические возможности пользователей программного обеспечения

При планировании внутренней установки CMMS необходимо тщательно рассмотреть вопрос о том, насколько технически подкованными являются пользователи системы. Хотя настройка системы относительно проста, технически подкованные операторы с большей вероятностью завершат внедрение CMMS быстро и точно, требуя меньшего обучения, чем те, кто не разбирается в технологиях.

Адаптация и внедрение CMMS — важный шаг на пути к успеху системы. Тщательный анализ целей, бюджета и ресурсов компании поможет принять решение о том, какие услуги по адаптации использовать. Как минимум, потребуется помощь с вводом данных, если нет технически подкованных пользователей, знакомых с CMMS. Хотя услуги по адаптации недешевы, в конечном итоге они принесут дивиденды, когда дело доходит до достижения целей управления обслуживанием и ожидаемой рентабельности инвестиций. Сказав это, важно быть внимательным к поставщикам, которые предлагают неограниченное обучение в течение всей жизни и бесплатную настройку; ни одна из этих функций CMMS не является устойчивой или реалистичной. Точно так же будьте осторожны с поставщиками CMMS, которые рекламируют, обучение не требуется — покупайте сейчас! Это тоже неправда. Продвижение вперед с CMMS является важным инвестиционным решением и требует, чтобы покупатели проявляли должную осмотрительность, проверяя отзывы клиентов, читая комментарии о поддержке и обучении, а также запрашивая у потенциальных поставщиков рекомендации в соответствующей отрасли. В итоге выбранная CMMS будет наилучшим образом соответствовать отрасли, размеру, потребностям и бюджету компании.