Услуги CMMS: 6 ключевых соображений для выбора правильной системы

Переход на Компьютеризированную Систему Управления Обслуживанием (CMMS) может быть сложным. Тщательное мышление должно быть дано потребностям и размеру компании, затратам ПО CMMS и, конечно, выгодам его наличия — т.е., экономия времени, ресурсов, эффективности, а также возврат инвестиций (ROI). И даже как только компания нашла систему управления обслуживанием, которая является лучшим соответствием для своей организации, все еще есть одна другая проблема, которая все еще должна быть решена; это то, какие услуги внедрения или онбординга будут требуемы. Компании, покупающие ПО CMMS, должны учитывать, как и кто будет отвечать за установку и настройку ПО, и обучение ПО?

Ответ на этот вопрос покоится на следующих трех факторах:

• Бюджет — стоимость проведения внедрения персоналом компании против стоимости проведения установки CMMS техником поставщика.
• Время — количество времени (и затрат, вовлеченных в это) что будет потрачено персоналом компании против стоимости техника поставщика.
• Ресурсы — сотрудники штата с навыками, необходимыми для проведения внедрения и онбординга CMMS

Поскольку компании варьируются в их способности управлять настройкой и внедрением ПО, полезно знать, что поставщики CMMS предлагают разнообразие услуг на разных ценовых уровнях для встречи ряда потребностей. В общем, поставщики предлагают следующие варианты для внедрения системы управления:

• Только удаленная помощь — с онлайн или телефонной помощью компания отвечает за полную установку и настройку ПО CMMS.
• Импорт данных & Только удаленная помощь — компании с существующими данными (в формате электронных таблиц, CSV файле) могут быть مساعدы в перемещении их в ПО управления.
• Полная интеграция — техник поставщика заботится обо всех аспектах внедрения от аудита инвентаря до ввода данных, настройки системы, обучения персонала ПО до запуска в работу.

При принятии решения об уровне необходимой помощи, следующие шесть факторов должны быть приняты во внимание:

1. Существующие данные обслуживания

Как предложено ранее, компании могут уже иметь существующие данные, в то время как другие нет. В некоторых случаях компания может переходить на другое ПО CMMS от существующего, или иметь данные на ПО профилактического обслуживания, электронной таблице или CSV файле. В этих случаях поставщик CMMS может облегчить этот процесс очисткой или скруббингом данных (т.е., удалением избыточных или полных ошибок данных) и импортом их в новую систему в правильном формате.

2. Размер компании

Рассмотрите размер вовлеченной компании. Будет ли использование системы ограничено одним сайтом или будут вовлечены множественные сайты? Для крупных компаний с множеством магазинов CMMS будет использоваться энтерпрайз-широко. В этом случае все сайты компании должны быть настроены консистентно, так что все требования управления обслуживанием удовлетворены одинаково. Если нет, ПО CMMS не будет выполнять так, как должно, или доставлять ожидаемый ROI.

3. Планируемый временной рамки внедрения CMMS

Время — важная переменная касательно реальных и альтернативных факторов затрат. Реальность такова, что внедрение CMMS занимает время. Объем внедрения также нужно рассматривать. Например, сколько активов будет добавлено в систему и будет ли дополнительные данные добавлены (т.е., изображения планов этажей и т.д.)? Установка реалистичных временных линий для создания полного инвентарного списка также предоставляет рамку для завершения задачи. Следующее предоставляет идею о реалистичных временных линиях для проведения независимого аудита компании:

• Компании с 0–100 активами = 30 дней
• Компании с 200 активами = 45 дней
• Компании с 201–500 активами = 90 дней

4. Полнота ввода данных CMMS

Компании нужно решить об объеме данных для ввода. Будут ли данные ограничены оборудованием и активами или также будут включать изображения, руководства, чертежи и т.д.? Добавление дополнительных данных в систему займет время и ресурсы. Это дополнительное усилие нужно взвесить против целей для использования CMMS и прогнозируемых исходов.

5. Ресурсы, доступные для настройки CMMS

Помимо временного обязательства, требуемого для настройки CMMS, наличие людей, способных и доступных для выполнения задачи — важное соображение. Как отмечалось, внедрение CMMS времязатратно, что означает, что техники обслуживания и менеджеры должны будут уйти от своих повседневных ответственностей для сбора списков оборудования и частей.

6. Техническая способность пользователей ПО

Когда размышляете о in-house настройке CMMS, тщательное соображение должно быть дано тому, насколько технически подкованы пользователи системы. Хотя настройка системы относительно проста, технически подкованные операторы будут более вероятно завершить внедрение CMMS быстро и точно с меньшим обучением, чем те, кто не технически подкован.

Онбординг и внедрение CMMS — важный шаг в успехе системы. Тщательный пересмотр целей компании, бюджета и ресурсов приведет к решению о том, какие услуги онбординга использовать. Минимум, помощь с вводом данных будет нужна, если нет технически подкованных пользователей с некоторым знакомством с CMMS. Хотя услуги онбординга не дешевы, они окупятся в конце, когда речь идет о встрече целей управления обслуживанием и ожидаемом ROI. Сказав это, важно быть бдительным к поставщикам, которые предлагают неограниченное пожизненное обучение и бесплатную настройку; ни одна из этих функций CMMS не устойчива или реалистична. Подобно этому, будьте осторожны с поставщиками CMMS, которые рекламируют: обучение не требуется — покупайте сейчас! Это тоже не правда. Движение вперед с CMMS — важное инвестиционное решение и требует, чтобы покупатели делали должную осмотрительность, проверяя отзывы клиентов, читая комментарии о поддержке и обучении, и спрашивая перспективных поставщиков за референциями в релевантной отрасли. В конце, выбранная CMMS будет лучшим соответствием для отрасли компании, размера, потребностей и бюджета.