Раскройте рост с облаком: 3 ключевых выгоды, которые должен знать каждый бизнес

Организации могут реализовать множественные выгоды от переноса своего программного обеспечения и вычислительной инфраструктуры в облако.

IDC прогнозирует, что к 2025 году глобальная сфера данных превысит 163 зеттабайта (триллион гигабайт), примерно в десять раз больше размера в 2016 году. Компании рискуют отстать еще дальше в своей способности определять, что важно, защищать всё конфиденциальное и находить ключевые данные в момент нужды. По мере роста данных растут затраты и сложность их удержания on-premise, делая эффективное управление информацией топ-заботой для организаций транспорта и логистики. Облачный сервис enterprise content management (ECM) может помочь.

Множество экспертов подтверждают финансовую выгоду облака. Nucleus Research, фирма, специализирующаяся на оценке финансового возврата технологических инвестиций, оценивает, что облако возвращает в 3,2 раза больше ценности, чем on-premise софт. Тем не менее, многие транспортные и логистические компании медленно внедряют облачные сервисы, поэтому финансовая выгода не полностью реализована. Облачный ECM также может помочь обеспечить соответствие регуляциям, усилить кибербезопасность и упростить управление автопарком.

Выгоды полагаться на облако включают:

Обеспечение соответствия регуляциям.

Множество правительственных регуляций требуют, чтобы компании защищали чувствительные данные, включая файлы сотрудников, информацию клиентов и финансовые записи. Например, Federal Motor Carrier Safety Administration (FMCSA) просит, чтобы водители могли предоставить электронный журнал активности по запросу сотрудников правопорядка. И U.S. Department of Transportation мандирует определенные активности ведения записей, включая хранение бизнес-записей через различные периоды удержания в зависимости от типа записи. Обеспечение соответствия этим стандартам может быть сложным, особенно в среде, где бумажные документы — норма.

Конвертация записей в электронный формат может драматически упростить соответствие регуляциям. Многие системы управления документами позволяют пользователям блокировать доступ к информации, обеспечивая защиту personally identifiable information (PII). Кроме того, вы можете настроить автоматические расписания удержания записей, которые уведомляют вас, когда документ хранится достаточно долго, и дают возможность авторизовать уничтожение. Наконец, электронные документы, хранящиеся в облаке, позволяют мобильный доступ к записям, таким как журналы водителей, делая их доступными по мере нужды — даже в пути.

Усиление кибербезопасности.

От записей управления автопарком, таких как обслуживание транспортных средств и журналы водителей, до общих бизнес-документов вроде записей сотрудников и финансовых записей, каждая транспортная и логистическая компания наполнена информацией, которой должно быть тщательно управлено. Некоторая информация должна храниться конфиденциально, и нарушения данных могут быть разрушительными как для потребительского доверия, так и для финансов компании. Количество американских компаний, пораженных нарушениями данных, почти удвоилось между 2016 и 2017 годами, с 24% до более 46%, со средней стоимостью $3,62 млн за нарушение.

Перенос документов в облачный ECM-сервис может улучшить защиту чувствительной информации. По необходимости, облачные провайдеры — эксперты в кибербезопасности. Многие системы предлагают множественные защиты, включая шифрование, принуждение сильных паролей и content-specific доступ, который ограничивает файлы и даже отдельные документы авторизованными зрителями. В большинстве случаев компании находят, что их безопасность улучшается, когда информация перемещается из их собственной корпоративной сети в облачный сервис.

Упрощение управления автопарком.

Управление автопарком — одна из самых критических функций для логистических компаний, которые должны отслеживать текущие и прогнозируемые местоположения транспортных средств, управлять записями клиентов и отгрузок, и обеспечивать безопасность водителей, всё пока доставляют товары вовремя. Новый класс технологий под названием robotic process automation (RPA) может как упростить управление автопарком, так и снизить его стоимость. RPA использует электронные пользовательские аккаунты, называемые «ботами», для входа в различные приложения, чтобы верифицировать и делиться данными, и автоматически выполнять ручные задачи вроде ввода данных. В комбинации с облачным ECM технологии могут драматически снизить затраты, оптимизируя процессы маршрутизации и позволяя сотрудникам переходить к задачам более высокой добавленной ценности.

По мере роста ваших данных вам понадобятся лучшие инструменты для управления вашим бизнесом. Рассматривая цели вашей компании и департамента, спросите себя: где облако может помочь вам достичь нужных результатов?

Кристина Роббинс — менеджер по маркетингу Digitech Systems LLC, провайдера enterprise content management (ECM) софта.