Оптимизируйте управление заявками на работу с CMMS для большей эффективности

Бизнесы по многим отраслям все больше обращаются к Компьютеризированному ПО управления обслуживанием (CMMS) как к их ПО управления объектами. Повышенная эффективность, сниженные затраты и более значительный возврат инвестиций (ROI) — первичные причины для компаний выбора отказа от традиционных карандаш-бумажных подходов в пользу автоматизированных систем управления обслуживанием. Текущие ПО CMMS устраняют громоздкие и неэффективные бумажные системы архивирования, предлагая бизнесам способность отслеживать заявки на работу, быстро генерировать точные отчеты и мгновенно определять, какие из их активов требуют профилактического обслуживания — всё в пределах своего облачного ПО. Помимо выгод организационной эффективности, это улучшение также привело к продленным срокам службы оборудования, лучшему управлению временем, утилизации труда и в конечном счете к сниженным затратам и увеличенным прибылям.

CMMS — высоко изощренные программные системы, использующие тысячи точек данных, которые в любой данный момент могут предоставить пользователю обзор операции объекта или, альтернативно, статус индивидуальной единицы оборудования. ПО управления обслуживанием представляет надежные системы при использовании на их полном потенциале. Отрасль CMMS стремится оставаться на вершине технологий и отраслевых изменений, постоянно эволюционируя и будучи более отзывчивой к постоянно меняющимся потребностям их клиентов. Недавние инновации в ПО управления обслуживанием включают безопасные облачные интерфейсы, доступность с мобильных устройств и безбумажную функциональность, которая дальше увеличивает удобство использования.

В недавнем опросе, проведенном Hippo CMMS 125 покупателей, управление заявками на работу (т.е., ремонты, неплановое обслуживание) было оценено как важное 91% респондентов. Это находка, как и ценность покупателей на профилактическое обслуживание (одобренное 96% респондентов), подсказывает, что клиенты CMMS приоритизируют повышенную операционную эффективность как топ-цель. Вот список семи способов, которыми программные системы могут упростить управление заявками на работу:

1. Уведомления в реальном времени

Нет сомнений, что «время — деньги» и любое потраченное зря время может быть затратным для операций. Компании, полагающиеся на методы жесткой копии, тратят время на написание заявок на работу и затем физическую отправку их к назначенному служебному персоналу. Если это лицо не присутствует для получения заявки на работу, она может лежать на его или её столе некоторое время перед тем, как будет рассмотрена. С CMMS все заявки на работу создаются внутри системы и передаются немедленно соответствующим пользователям для обслуживания. Используя емейл-уведомления и/или мобильные алерты, заявка на работу получается в течение секунд. ПО управления заявками на работу также может отслеживать процесс заявки на работу, делая возможным мониторинг прогресса заявки на работу от начала до конца.

2. Доступное и цифровое управление заявками на работу

Как только заявки на работу созданы, есть цифровая запись, доступная для всех назначенных пользователей. Заявки на работу могут быть извлечены на множественных устройствах, включая настольные компьютеры, ноутбуки, планшеты и смартфоны. Во всех случаях данные консистентны со всеми сторонами, получающими ту же информацию в то же время. Заявки на работу создаются в том же формате и с обязательными полями для заполнения. Это гарантирует, что вся релевантная информация включена. Например, заявки на работу включают записи о том, кто сделал запрос, релевантную контактную информацию, четкое описание проблемы, включая изображения по необходимости, а также местоположение единицы оборудования, нуждающейся в обслуживании. Цифровой шаблон заявки на работу гарантирует, что содержащаяся информация четка и читабельна и что ничего не теряется или не трактуется двояко.

3. Простая организация, четкие приоритеты

В средних и крупных компаниях не редко иметь несколько открытых заявок на работу в любой данный момент. Поскольку техники и временные распределения могут быть ограничены, критично, чтобы заявки на работу приоритизировались на основе срочности, поставок, персонала и времени. ПО управления заявками на работу может назначать сроки исполнения, а также уровни приоритета (т.е., высокий или низкий). Некоторые CMMS могут отображать планы этажей и карты, идентифицирующие местоположения оборудования и помогающие техникам стратегически планировать выполнение заявок на работу.

4. Без усилий отчеты о просроченных заявках на работу

ПО управления заявками на работу отслеживает прогресс выполнения заявок на работу. Отчеты по заявкам на работу могут быть отфильтрованы по разным индикаторам, таким как в процессе, завершено или просрочено. Если срок исполнения не соблюден, менеджеры будут алертированы. Этот тип мониторинга позволяет менеджерам принимать решения о распределении персонала, найме и поставках, а также выявлять узкие места для поздней работы. Пересматривая отчеты по заявкам на работу со временем, менеджеры могут вносить изменения по мере необходимости для улучшения эффективности их операций.

5. Доступные документы заявок на работу

В недавние годы CMMS эволюционировали в ответ на отраслевые требования, становясь более изощренными, надежными и удобными для пользователя приложениями. К примеру, многие системы обслуживания теперь включают ссылки на руководства по оборудованию, информацию о гарантии, релевантные документы, контракты поставщиков и отраслевые стандарты кодексов. Поскольку вся эта информация хранится в базе данных ПО и доступна с парой кликов мыши или нажатий на мобильном устройстве, нет необходимости вручную искать важные данные, связанные с оборудованием, когда они нужны. Удобство и легкость доступности экономят время и энергию для всех вовлеченных в процесс заявки на работу.

6. История ремонтов и трендовые отчеты

CMMS могут генерировать отчет истории ремонта на основе завершенных заявок на работу. Отчеты могут быть отфильтрованы по временным периодам (т.е., дни, недели, месяцы, годы) по отделам и/или по локациям. Имея гибкость пересматривать истории ремонтов по времени или через другие индикаторы, менеджеры могут оценивать тренды в поломках оборудования, замене частей, затратах на ремонт, распределении труда и т.д. Если единица оборудования оказывается требующей непрерывного ремонта, это может означать, что пришло время заменить её. Наличие истории ремонта помогает менеджерам принимать важные решения о текущей операции в их отделах.

7. Управление обслуживанием с мобильных устройств

Одним из самых значительных развитий в функциональности CMMS стало добавление мобильного доступа к дашборду системы управления обслуживанием. Учитывая широкое использование мобильных устройств в форме смартфонов и планшетов, это изменение в том, как клиенты используют ПО управления обслуживанием, теперь вывело автоматизированное управление обслуживанием на новый уровень функциональности. Все функции CMMS, доступные на компьютерных десктопах, также доступны с использованием приложения заявок на работу. С функцией мобильного устройства пользователи больше не должны ждать доступа к CMMS на своих десктопных компьютерах. Вместо этого они могут получить доступ к системе когда и где бы они ни были. Самое важное, камеры телефонов и планшетов делают возможным для техников загружать изображения оборудования, нуждающегося в ремонте, или частей, нуждающихся в замене. Функция сканирования штрих-кода на мобильных устройствах также гарантирует, что ссылаемые элементы точны. Наличие изображений или штрих-кодов снижает возможность ошибки или путаницы. И снова, это приводит к общему улучшению эффективности.

Текущее обслуживание — неотъемлемая часть любой операции и реальность, которую нельзя игнорировать. Производительность организации препятствует, когда ремонты не сделаны своевременно или когда ремонты задерживаются, потому что заявки на работу нечеткие или полные ошибок. Создание автоматизированных, детальных и консистентно отформатированных заявок на работу устраняет ошибку и путаницу, также сокращая время и энергию. Истории ремонтов, генерируемые ПО заявок на работу, помогают компаниям оставаться информированными о своих операциях обслуживания и предлагают возможности для принятия взвешенных решений по мере необходимости.