Как оптимизировать отслеживание запасов с помощью программного обеспечения CMMS

Представьте себе, что техник по техническому обслуживанию находит нужную ему деталь на месте, что позволяет ему сразу же приступить к выполнению рабочего задания. Теперь представьте, что той же технике нужна та же деталь, но на этот раз деталь находится на складе поставщика через два дня.

Что будет стоить вам больше денег, если деталь будет доставлена ​​вовремя или нет?

Если вы используете базовое отслеживание запасов или вообще не используете его, вы, вероятно, скажете, что лучше иметь деталь на месте. Время - деньги. Но это не всегда правильный ответ. Иногда отсутствие детали в инвентаре экономит деньги, даже с учетом двухдневного ожидания каждый раз, когда она вам нужна. Как это возможно?

Поддержание инвентаря стоит дорого

Получение инвентаря стоит вам денег. Процесс требует:

• Время и силы на поиск поставщиков и согласование цен.
• Транспортные расходы, чтобы доставить детали на ваши объекты.
• Юридические или технологические сборы за трансграничную доставку или соблюдение нормативных требований.

И тогда содержание этого инвентаря тоже стоит вам денег. Затраты на содержание запасов возникают из:

• Поддержание физического пространства, необходимого для хранения.
• Утрачены возможности инвестировать в обучение или новое оборудование, потому что бюджет отдела связан с товарно-материальными запасами.
• Подвергается износу, так как детали утрачиваются из-за коррозии, устаревания и деградации.

Эти затраты, также называемые «затратами на хранение», быстро накапливаются. В разных отраслях они обычно составляют от 20% до 30% стоимости запасов компании. Если деталь крупная, дорогая, быстро изнашивается или «медленно движется», что означает, что она вам нужна редко, если вообще когда-либо, и не является критической, стоимость хранения ее на складе может легко превысить стоимость необходимости ее хранения. подождите, чтобы получить его.

Целью является снижение стоимости запасов

Теперь, когда мы знаем, что такое текущие расходы, мы видим, что в управлении техническим обслуживанием лучше всего иметь наименьший объем запасов, который все еще позволяет вашему отделу поддерживать оборудование в рабочем состоянии.

Но оптимизация запасов — сложная задача, и многие отделы технического обслуживания сталкиваются с трудностями. По словам Уолли Уилсона, эксперта по управлению предприятиями с более чем 30-летним опытом работы в компаниях из списка Fortune 500, несмотря на то, что они вкладывают большие деньги в запасы, ежегодно используется только от 8% до 10% запасов.

Возможно управление запасами для технического обслуживания объектов, которое является одновременно бережливым и оперативным. Главное, чтобы ваша компьютеризированная программа управления обслуживанием делала всю тяжелую работу за вас.

Преимущества отслеживания запасов с помощью CMMS

Облачная CMMS для отслеживания запасов дает вам две основные возможности. С помощью CMMS вы можете:

• Поддерживайте текущую информацию обо всех ваших деталях, включая цены поставщиков и сроки поставки, а также точные уровни запасов и местонахождение.
• Предоставьте доступ к этой информации всем, кто в ней нуждается, в режиме реального времени, где бы они ни находились.

Давайте рассмотрим, как CMMS может помочь вам снизить затраты на хранение запасов.

Находит золотую середину

Программное обеспечение CMMS может хранить все уровни запасов, поддерживая их в актуальном состоянии, отслеживая их использование с помощью рабочих заданий. Со временем эти данные можно будет использовать для определения оптимального уровня запасов. Посмотрев, как часто вам нужна деталь и сколько времени требуется, чтобы заказать замену, вы можете рассчитать точку повторного заказа.

Как только уровень запасов детали опустится ниже этой точки, вы можете настроить CMMS на отправку вам предупреждения.

Доставка точно в срок

Детали для планового профилактического обслуживания заказываются только тогда, когда они необходимы. Вместо того, чтобы пылиться на полках, запчасти прибывают непосредственно перед началом работ. Это также гарантирует, что вы используете самые последние версии компонентов. Если продукт является скоропортящимся, это гарантирует, что вы не используете продукт с истекшим сроком годности.

Отслеживание поставщиков и поставщиков

Программное обеспечение CMMS также может вести учет всех ваших поставщиков, включая их текущие прайс-листы и сроки выполнения заказов.

Знание текущих цен позволяет вам делать запасы, когда цены падают, а знание сроков выполнения заказов позволяет вам сдерживаться, когда сроки выполнения заказов сокращаются, и более разумно позволить вашему поставщику взять на себя расходы по хранению деталей для вас.

Разделяет риски

Облачная CMMS позволяет поддерживать общий виртуальный склад деталей в нескольких местах, где технические специалисты могут быстро увидеть, что доступно на каждой площадке.

Если у техника нет необходимой детали, он может проверить другие объекты, прежде чем размещать заказ у поставщика, расположенного дальше. Это позволяет быстрее доставлять детали туда, где они нужны, а также помогает обеспечить использование старых запасов перед размещением новых заказов.

Связь между различными местоположениями важна не только для частей, которые имеют решающее значение для поддержания работы объекта, но также и для тех, которые дороги и редко требуются. Вместо того, чтобы хранить дубликаты дорогого инвентаря в каждом месте, вы можете хранить один из них там, где его дешевле всего хранить, и перемещать его туда, где он вам нужен, когда он вам нужен.

Избегает потерь

Отслеживание запасов CMMS позволяет отслеживать не только местонахождение деталей, но и то, как долго они там находились. Технический персонал теперь использует запасы по принципу «первым пришел – первым ушел», а детали и материалы не теряются из-за амортизации.

Информация о том, как следует хранить детали и материалы, также может быть добавлена ​​в программное обеспечение CMMS (также известное как программное обеспечение для управления объектами). Это помогает отделу технического обслуживания хранить запасы так, чтобы они служили как можно дольше.

Первые шаги

Внедрение новой системы может быть непростой задачей, потому что зачастую трудно даже понять, с чего начать. Но когда отдел технического обслуживания хочет взять под контроль свои запасы, первые шаги очевидны. Чтобы добиться успеха в управлении запасами, вы должны поддерживать актуальные записи о деталях, которые есть в запасах отдела технического обслуживания, а затем сделать эти записи доступными для менеджеров и технических специалистов в режиме реального времени и из любого места. Функции CMMS предоставляют вам эти возможности, а со временем и все преимущества, которые можно из них извлечь.