Улучшение управления активами: как CMMS оптимизирует отслеживание запасов

Представьте техника по обслуживанию, находящего нужную деталь на месте, позволяя ему сразу приступить к заказу на работу. Теперь представьте того же техника, нуждающегося в той же детали, но на этот раз деталь находится в два дня пути на складе поставщика.

Что будет стоить вам больше денег: иметь деталь на месте вовремя или нет?

Если вы используете базовое отслеживание запасов или его совсем нет, вы, вероятно, скажете, что лучше иметь деталь на месте. Время — деньги. Но это не всегда правильный ответ. Иногда отсутствие детали в инвентаре экономит деньги, даже с учетом двухдневного ожидания каждый раз, когда она нужна. Как это возможно?

Хранение запасов стоит дорого

Приобретение запасов стоит вам денег. Процесс требует:

• Времени и энергии на поиск поставщиков и переговоры о ценах.
• Транспортных затрат на доставку деталей к вашим объектам.
• Юридических или обработческих сборов за перевозку через границы или соблюдение регуляций.

А затем хранение этих запасов тоже стоит денег. Затраты на хранение инвентаря исходят из:

• Поддержания физического пространства, необходимого для хранения.
• Упущенных возможностей инвестировать в обучение или новое оборудование, потому что бюджет отдела заморожен в запасах.
• Амортизации, так как детали теряются из-за коррозии, устаревания и деградации.

Эти затраты, также называемые «затратами на хранение», быстро накапливаются. По отраслям они обычно составляют 20–30% от стоимости запасов компании. Если деталь большая, дорогая, быстро деградирует или «медленно движущаяся», что означает, что вы редко, если вообще, в ней нуждаетесь, и некритична, затраты на её хранение в инвентаре могут легко превысить затраты на ожидание её получения.

Цель — снижение затрат на инвентарь

Теперь, когда мы знаем, что такое затраты на хранение, мы видим, что в управлении техническим обслуживанием лучше иметь абсолютно минимальное количество инвентаря, которое все еще позволяет вашему отделу держать объекты в рабочем состоянии.

Но оптимизация инвентаря — сложная задача, и многие отделы обслуживания с ней борются. Даже имея много денег, вложенных в инвентарь, ежегодно только около 8–10% инвентаря когда-либо используется, согласно Уолли Уилсону, эксперту по управлению заводами с более чем 30-летним опытом в компаниях Fortune 500.

Управление запасами для обслуживания объектов, которое одновременно бережливое и отзывчивое, возможно. Ключ — заставить вашу компьютеризированную систему управления техническим обслуживанием делать всю тяжелую работу за вас.

Преимущества отслеживания запасов с CMMS

Облачный CMMS для отслеживания запасов дает вам две ключевые возможности. С CMMS вы можете:

• Поддерживать актуальную информацию для всех ваших деталей, включая цены поставщиков и сроки поставки, а также точные уровни запасов и местоположения.
• Делать эту информацию доступной для всех, кто в ней нуждается, в реальном времени, где бы они ни находились.

Давайте посмотрим на некоторые способы, которыми CMMS может помочь вам снизить затраты на инвентарь.

Находит «золотую середину»

CMMS-софт может хранить все уровни запасов, держа их актуальными, отслеживая их использование через заказы на работу. Со временем эти данные могут использоваться для установления оптимальных уровней запасов. Глядя на то, как часто вам нужна деталь и сколько времени занимает заказ замены, вы можете рассчитать точку повторного заказа.

Как только уровни запасов для детали падают ниже этой точки, вы можете настроить CMMS на отправку вам оповещения.

Just-in-Time поставки

Детали для планового предупредительного технического обслуживания заказываются только тогда, когда они нужны. Вместо сбора пыли на полках, детали прибывают прямо перед началом запланированной работы. Это также гарантирует, что вы используете самые последние версии деталей. Если продукт скоропортящийся, это гарантирует, что вы не используете что-то с истекшим сроком годности.

Отслеживает поставщиков и вендоров

CMMS-софт также может вести записи всех ваших поставщиков, включая их актуальные прайс-листы и сроки поставки.

Знание текущих цен позволяет закупаться, когда цены низки, а знание сроков поставки позволяет воздержаться, когда сроки сокращаются и больше смысла позволять вашему поставщику нести затраты на хранение деталей за вас.

Распределяет риски

Облачный CMMS позволяет поддерживать общий виртуальный склад деталей по нескольким локациям, где техники могут быстро увидеть, что доступно на каждом сайте.

Если у техника нет детали, которую ему нужно, он может проверить другие объекты перед размещением заказа у поставщика, расположенного дальше. Это доставляет детали быстрее туда, где они нужны, и также помогает обеспечить использование старого инвентаря перед размещением новых заказов.

Коммуникация между различными локациями важна не только для деталей, критичных для поддержания работы объекта, но и для тех, которые дорогие и редко требуются. Вместо дублирования дорогого инвентаря на каждой локации, вы можете держать один там, где хранение дешевле, и перемещать его туда, где нужно, когда нужно.

Избегает потерь

CMMS отслеживание запасов позволяет отслеживать не только где детали, но и как долго они там были. Техники теперь используют инвентарь по принципу «первый пришел — первый ушел», и детали и материалы не теряются из-за амортизации.

Информация о том, как детали и материалы должны храниться, также может быть добавлена в CMMS-софт (также известный как программное обеспечение для управления объектами). Это помогает отделу обслуживания хранить инвентарь так, чтобы он служил максимально долго.

Первые шаги

Внедрение новой системы может быть пугающим, потому что часто трудно знать даже с чего начать. Но когда отдел обслуживания хочет взять под контроль свой инвентарь, первые шаги ясны. Чтобы добиться успеха в управлении инвентарем, вы должны вести актуальные записи деталей, которые есть в инвентаре отдела обслуживания, а затем делать эти записи доступными для менеджеров и техников в реальном времени и откуда угодно. Функции CMMS дают вам эти возможности, и со временем все преимущества, которые можно из них извлечь.