Основы CMMS: Часть 3 — Выбор функций для успешного внедрения

Время для Части 3 в нашей серии Back To Basics: The Ultimate CMMS Guide блог. Мы охватываем всё, что вам нужно знать о системе CMMS. Если вы пропустили Часть 1, вы можете прочитать её здесь или нажмите здесь для Части 2 — изучение ключевых функций CMMS.

В сегодняшнем посте мы обсудим важные атрибуты ПО, которые могут сделать или сломать успешное внедрение CMMS.

Читайте дальше для Части 3 — Нахождение правильного микса удобства использования, цены и провижининга в вашей CMMS.

На прошлой неделе мы дали вам простое обзор важных функций CMMS, которые клиенты обычно ищут в своем покупательском путешествии. Но история не заканчивается, как только ПО соответствует вашим критериям для определенного набора функций CMMS. Факторы, которые действительно отличают одну CMMS от другой, идут далеко за их функции — это о том, как эти функции доставляются и ценник, который идет вместе с ними. Атрибуты ПО, такие как степень удобства использования, структура ценообразования и метод доставки ПО — будь то установленное против веб-базированного — все вносят вклад в успешное внедрение ПО в любой организации. Мы разбиваем все три и показываем вам, что искать в вашем идеальном миксе атрибутов ПО.

1) Удобство использования в ПО CMMS

Как мы говорили раньше, обычно есть компромисс между удобством использования и надежностью. ПО CMMS, дающее пользователям обширные функции, может показаться само собой разумеющимся для покупки, однако эти системы склонны быть захламленными и трудными для освоения. Кроме того, некоторые компании компьютеризированного управления обслуживанием пренебрегают удобным для пользователя дизайном и оптимизированным интерфейсом. Они не тестируют их на пользователях без сильного технического бэкграунда или не внедряют интуитивные графические макеты.

Удобство использования — один из самых критичных факторов в успешном внедрении CMMS. Оценочные 40–80% внедрений CMMS проваливаются в первый год, поэтому любая ненужная сложность представляет реальный риск для успешного принятия. Если менеджеры обслуживания тратят больше времени на изучение сложного ПО, навигацию по сложным меню, настройку различных разрешений пользователей и срочное обращение в техподдержку, чем на выполнение фактических задач обслуживания, маловероятно, что они будут влюблены в свою новую систему CMMS. Если ПО не оптимизировано, есть реальный риск никогда не реализовать выгоды компьютеризированного ПО обслуживания.

Даже в организациях со сложными потребностями, самая удобная для пользователя CMMS часто лучший выбор. Armtec Infrastructure Inc., производитель строительных и инфраструктурных материалов — идеальный пример. Они эксплуатируют сеть малых, худобающих, географически разделенных заводов для более эффективного ответа, делая эффективное управление обслуживанием довольно сложным.

В 2013 году они все еще использовали бумагу и ручку или электронные таблицы — каждый менеджер завода отвечал за свое собственное обслуживание — и им нужен был способ запустить более централизованную, консистентную программу обслуживания. Они тщательно сравнили все варианты и в конечном счете выбрали Hippo CMMS. У неё были все функции, которые им нужны, но функции не были решающим фактором.

«Всем понравился Hippo лучше всего из всех пакетов», — сказал Лео Логашов, Национальный менеджер по операционному превосходству. «Мы выбрали Hippo за его простоту, потому что некоторые пользователи не имеют продвинутых компьютерных навыков и знают только основы».

2) Провижининг ПО CMMS

Может удивить многие бизнесы, ищущие CMMS, но метод доставки ПО так же важен, как то, что оно может делать. Компьютеризированные системы управления обслуживанием раньше были только установленными на месте. IT-отдел должен был загрузить программу (и обновления ПО) на локальный компьютер или сеть и сконфигурировать её вручную (альтернативно, им пришлось бы установить свой собственный сервер на месте). Это было утомительно и времязатратно, и часто требовало много настройки перед тем, как всё заработает правильно. Часто программа могла быть доступна только с одного компьютера. Если компьютер выходил из строя, вы могли потерять годы записей в миг. Кроме того, установленные системы CMMS были намного дороже других вариантов из-за высоких предварительных затрат и дорогих постоянных затрат, так как пользователи должны были платить за каждое дополнительное обновление, которое запускал провайдер. Обильный ценник был первичным барьером для многих компаний для доступа к CMMS или обеспечения ROI.

В наши дни компьютеризированное ПО управления обслуживанием обычно предлагается в облаке, используя модель Software as a Service (SaaS). Вместо покупки программы и обновлений и оплаты IT для установки и запуска, вы платите подписку и позволяете провайдеру ПО заботиться о технических деталях. Вы можете получить к нему доступ откуда угодно, и компания обрабатывает установку и обновления автоматически. Также есть гораздо меньше риска того, что ваши данные будут повреждены или уничтожены сбоем компьютера, так как всё хранится в безопасном дата-центре.

Имейте в виду, с SaaS вы зависите от провайдера ПО, поэтому важно узнать о их гарантиях и поддержке. Сервисы могут варьироваться от быстрых тренировочных сессий для ознакомления пользователей с их системой до полной настройки, где поставщик отвечает за сбор данных и интеграцию данных. Различные ценовые точки, дополнительные ресурсы CMMS и планы постоянной техподдержки существуют для каждого поставщика, поэтому убедитесь, что вы выбираете поставщика не только на основе продукта, но и на основе профессиональных услуг, которые они предоставляют.

3) Ценообразование ПО CMMS

Большинство отрасли компьютеризированного ПО управления обслуживанием предлагает лицензирование per-user и per-module. Другими словами, за данный набор функций (скажем, управление заявками на работу и управление инвентарем) вы должны платить X долларов в месяц за каждого пользователя.

Это может казаться отличной сделкой, если у вас небольшой отдел обслуживания, но это вернется к вам как бумеранг, по мере роста вашей компании. Кроме того, эта модель ценообразования может ограничить то, как вы используете компьютеризированное ПО управления обслуживанием. Например, это может быть запретительно дорого дать доступ сторонним подрядчикам или обычным сотрудникам, которым может понадобиться подать запросы на работу.

Другие модели ценообразования, такие как у Hippo CMMS, работают иначе. Мы взимаем плату за объект, а не за голову. Это позволяет нашим пользователям использовать ПО для коммуникации с поставщиками, подрядчиками и кем угодно, кому это нужно. И поскольку цена за объект снижается по мере добавления большего количества объектов в вашу систему, ПО фактически становится более стоимостно-эффективным по мере вашего роста.

Важность нахождения ПО CMMS, имеющего правильный микс удобства использования, метода доставки и стоимостно-эффективной структуры ценообразования, часто затмевается организацией, преследующей функционально богатую систему управления обслуживанием. Понимая разницу между атрибутами ПО и функциями, покупатели могут принять более взвешенное решение о типе CMMS, который бы лучше подошёл для их организации.

Теперь, когда вы оснащены общим пониманием композиции CMMS, пришло время собрать всё вместе. Смотрите в следующую неделю для финального поста в нашей 4-частичной серии — Нахождение правильного соответствия: лучшие вопросы для задавания поставщикам CMMS.

Домашнее задание недели 3: Прочитайте наш гостевой блог-пост, чтобы узнать больше информации о компромиссе удобного для пользователя против надежного ПО.

Получите все четыре блог-поста в одном месте. Мы скомпилировали эту серию блогов в одну комплексную электронную книгу. Скачайте её бесплатно сейчас!

Жаждуете больше информации о том, как покупать и внедрять лучшую CMMS для вашего бизнеса? Скачайте наше Руководство покупателя CMMS сегодня!