Оптимизация успеха CMMS: 6 проверенных шагов к внедрению и ROI

Ваша компания приобрела или подписалась на CMMS, прошла процесс внедрения и обучения. Прошло несколько месяцев, и вы обнаруживаете: ПО управления ТО не дает ожидаемых результатов. Вы сделали due diligence: оценили полдюжину и более вендоров, задали правильные вопросы, шортлист, финальные демо, переговоры по цене, подписали.

Теперь вы платите за ПО ТО, которое не работает как ожидалось, сопротивляется команде ТО или в некоторых случаях — никто им не пользуется. В таком случае вы можете спросить себя: что пошло не так?

Реальность такова: планы внедрения CMMS имеют низкие показатели успеха. Отраслевые источники сообщают о провалах 40–80%*. Некоторые источники указывают на еще более высокие показатели. По reliabilityweb.com, провалы внедрения могут достигать 90%. Причины часто в:

• Недооценка объема необходимых усилий
• Недостаток поддержки от вендора
• Неправильно определенные рабочие процессы
• Недостаток обучения ключевым функциям

Причин разрыва много, и большинство связано с плохим планом внедрения. Эта статья фокусируется на том, как перевернуть ситуацию, избежать провала и сделать CMMS успешным.

---

ШАГ 1: Оцените, чего не хватает

Первый шаг — выявить и составить список проблем с ПО ТО. Вопросы, которые нужно задать:

• Способны ли вы и ожидаемые пользователи получать доступ к системе с компьютеров и других устройств?
• Есть ли у вас все оборудование и активы, загруженные в систему?
• Если мигрировали с предыдущего CMMS, мигрировала ли история?
• Все ли пользователи загружены и даны им правильные права и доступ?
• Загружены ли ППР-заявки и расписаны?
• Включены ли все необходимые функции CMMS согласно контракту?
• Прошли ли вы и команда ТО обучение?
• Нужно ли больше обучения?

Цель упражнения — тщательная оценка проблем, с которыми вы сталкиваетесь с CMMS.

ШАГ 2: Пересмотрите контракт с вендором CMMS

Перед планом действий и назначением задач внутренней команде, обратитесь к контракту с вендором и проверьте расхождения с доставленным.

Процесс внедрения часто задействует много людей, и ответственность делегируется тем, кто не участвовал в переговорах и покупке у вендора. Вы можете обнаружить, что ПО полностью настроено с интегрированными данными, но пользователи не получили полное обучение, оговоренное в контракте.

Возможно, обучен только один пользователь на час, а потом он заработался и не дошло до фолл-апа к вендору за следующей сессией. Хотя вендор CMMS должен быть проактивен в фолл-апе клиентов и гарантировать полученное обучение, лучше держать обучение под контролем и не оставлять в руках вендора.

Если обнаружите, что вендор не доставил услуги по контракту, назначьте встречу с аккаунт-менеджером, чтобы прояснить ситуацию и получить то, за что заплатили. Если они обязаны импортировать данные, настраивать пользователей, давать обучение — и это не сделано, пусть вендор установит таймлайн для выполнения.

 

ШАГ 3: Разработайте план действий

Теперь, когда у вас список проблем внедрения CMMS, время придумать четкий план и довести до конца. В оценке проблем вы могли выявить:

• Пользователи не настроены с правильными правами
• Не все оборудование добавлено
• ППР-заявки не расписаны
• Пользователи незнакомы с инструментами отчетности, настройкой метрик и запуском отчетов
• Недостаточное обучение

Когда список готов, пора делегировать: кто отвечает за решение проблем и приемлемые сроки. Этот этап — устранение неопределенностей о требуемом.

Пройдитесь по задачам с ответственными и убедитесь, что они понимают, как выполнить задачи и имеют ресурсы. Например, если нужно загрузить расписания ППР, убедитесь, что ответственный знает, где взять детали ППР и как скомпилировать инфу для миграции в CMMS.

Некоторые задачи могут потребовать вендора ПО. Например, вендор может помочь с импортом и переконфигурацией данных, обучением. Свяжитесь с аккаунт-менеджером и включите их в процесс. Не удивляйтесь, если будут доп. сборы. Если вендор выполнил по контракту и нужна доп. работа — могут примениться сервисные сборы.

ШАГ 4: Контролируйте прогресс и доводите до конца

Теперь, когда задачи делегированы и ответственные понимают, что делать, следите за прогрессом. Важно коммуницировать: внедрение CMMS — приоритет, и держать людей ответственными за завершение. Поскольку таймлайны установлены, важно чекиниться и получать отчеты о прогрессе.

Если хотите успешное CMMS-решение, относитесь к нему как к другим высокоприоритетным проектам, чтобы люди встали в строй и относились серьезно. Надеемся, на встречах работа идет по плану. Если нет — выясните почему, скорректируйте, перераспределите и сделайте всё необходимое.

ШАГ 5: Финальная оценка

Прежде чем сказать «всё готово», пройдитесь по списку проблем и убедитесь, что все довольны: все вопросы решены. Каждый пункт рассматривайте внимательно, сравнивая: где вы были в начале и где сейчас.

Спросите себя (и других пользователей), Довольны ли вы текущим состоянием? Время выявить, если что-то упущено или не дотягивает. Возможно, команде не удалось решить проблему и нужна помощь вендора. Обязательно вовлеките их и попросите помощь.

ШАГ 6: Непрерывное обучение

Нельзя достаточно подчеркнуть важность обучения. Обучение должно быть постоянным процессом, а не разовым действием. За раз можно впитать только столько.

По мере комфорта с ПО ТО вы будете в лучшей позиции для усвоения большего числа функций.

Ваше ПО ТО вероятно будет обновляться время от времени, и важно, чтобы пользователи знали о новых функциях и могли их использовать.

Обязательно спрашивайте у вендора ПО о непрерывном обучении, бесплатных вебинарах и поддержке. Держите линию связи с вендором открытой. Окупится.

ПО управления ТО — инструмент помощи менеджерам в трекинге аспектов операций ТО: от труда до уровней запасов, простоев оборудования до ППР и больше. Оно само по себе не решение для исправления всех ваших проблем ТО.

Слишком часто менеджмент видит потребность в ПО, оценивает опции, решает на CMMS-пакет. Чего не хватает — хорошо спланированной стратегии внедрения, коммуницированной всем пользователям ПО ТО. Компания должна иметь buy-in от всей команды и пользователи должны быть полностью обучены для успешного внедрения.

Для большей информации об успешной стратегии внедрения CMMS, прочтите наш полезный пост о частых подводных камнях ПО ТО здесь или свяжитесь со специалистом Hippo Software для информации о наших сервисах поддержки.

Источники:

* info.marshallinstitute.com

* www.cmmscity.com

* reliabilityweb.com