Основные разрешения программного обеспечения CMMS

Те из вас, кто уже использует компьютеризированную систему управления техническим обслуживанием (CMMS), знают, что всегда есть возможности для улучшения. Мы наметили несколько целей, которые помогут вывести ваше программное обеспечение для управления техническим обслуживанием на более высокий уровень. Для тех из вас, у кого еще нет системы, но она находится на вашем радаре в 2016 году, мы предложили несколько шагов, которые приведут вас к этому и помогут избежать некоторых дорогостоящих ловушек. Первые 5 разрешений программного обеспечения CMMS предназначены для тех, кто еще не использует программное обеспечение CMMS, но планирует это сделать, а последние 5 разрешений программного обеспечения CMMS относятся к тем, у кого уже есть системы, но они хотят оптимизировать их использование.

1. Составьте список требований для разрешений программного обеспечения CMMS

Цифры варьируются, но источники показывают, что на выбор предлагается от 50 до 200 различных программных решений для управления техническим обслуживанием. Еще больше усложняет ситуацию то, что программное обеспечение CMMS охватывает широкий спектр различных функций и возможностей CMMS. Некоторые приложения предназначены для управления объектами, в то время как другие специально разработаны для обслуживания в полевых условиях, а другие системы предназначены для конкретной отрасли. Чтобы сузить область поиска, мы рекомендуем составить список ключевых функций, необходимых для разрешений программного обеспечения CMMS, а затем начать поиск нескольких вариантов, отвечающих этим требованиям. Например;

• Портал запросов на техническое обслуживание
• Управление заказами на работу
• Профилактическое обслуживание
• Многосайтовый
• Отчет об истории обслуживания
• Управление поставщиками
• Мобильное приложение CMMS
• В Интернете

2. Начните свое исследование

Это, вероятно, самый простой и быстрый шаг к внедрению системы программного обеспечения для обслуживания. Когда у вас есть список, войдите в свою любимую поисковую систему и начните поиск. Введите CMMS в Google, и появится список различных поставщиков программного обеспечения. На большинстве веб-сайтов поставщиков есть видео, тематические исследования, информация о ценах, отзывы клиентов, скриншоты и многое другое. В некоторых есть чат, где вы можете общаться с торговым представителем в режиме реального времени и задавать вопросы.

Чтобы сделать процесс исследования еще проще, используйте некоторые из руководств покупателя программного обеспечения для бизнеса, доступных в Интернете. Такие веб-сайты, как Software Advice и Capterra, позволяют вам указать необходимые функции (прямо из вашего списка), а затем предоставить вам различные варианты, соответствующие вашим требованиям. У них также есть консультанты, с которыми вы можете поговорить и помочь вам получить расценки и организовать демонстрации программного обеспечения.

Наше бесплатное руководство по CMMS — это электронная книга, описывающая весь процесс покупки системы CMMS.

3.Настройка демонстраций

Если вы серьезно относитесь к внедрению CMMS, вам нужно будет принять участие в нескольких живых демонстрациях. Если вы хорошо провели исследование, выбранные вами поставщики программного обеспечения должны соответствовать вашим требованиям из вашего списка. Если вы новичок в этом процессе, в наши дни настроить живые демонстрации программного обеспечения очень просто. Это так же просто, как позвонить или отправить электронное письмо поставщику и сообщить ему, что вы хотите организовать живую демонстрацию. Это может быть организовано с очень небольшим временем выполнения заказа. Технологии совместного использования экрана, такие как GotoMeeting, делают программное обеспечение для демонстраций быстрым и недорогим. У большинства поставщиков программного обеспечения для обслуживания есть запланированные вебинары, на которые вы можете зарегистрироваться, или вы можете организовать личную демонстрацию. Мы рекомендуем посмотреть 3–5 демонстраций от разных поставщиков программного обеспечения, прежде чем принимать решение.

4.Получить цитаты

Прежде чем перейти к демонстрациям программного обеспечения, некоторые из вас хотят знать, какие затраты ожидаются впереди. Получить расценки от поставщиков CMMS так же просто, как организовать демонстрации. Телефонный разговор может занять несколько минут, но оно того стоит. Поговорите с торговым представителем и объясните свои требования, и они предоставят вам несколько вариантов. 3–5 предложений от разных поставщиков должны предоставить вам достаточно разнообразия, чтобы правильно составить бюджет на программное обеспечение CMMS.

5.Получить бесплатные пробные версии

Многие поставщики программного обеспечения CMMS, которых вы оцениваете, предлагают бесплатные пробные версии, чтобы вы могли протестировать функциональные возможности программного обеспечения и убедиться, что оно подходит. Обязательно воспользуйтесь бесплатными пробными предложениями и поэкспериментируйте с программным обеспечением. Вы можете получить бесплатные пробные версии, прежде чем переходить к демонстрациям в реальном времени, но мы рекомендуем вам сначала пройти демонстрацию с торговым представителем, более подробно ознакомиться с программным обеспечением и навигацией по нему, а затем начать пробную версию. Пробный период обычно длится 30 дней и не требует кредитной карты или каких-либо обязательств.

6.Настройте ключевые показатели эффективности для отчетов

Если вы в настоящее время используете CMMS, но не знакомы с ней, вы, вероятно, только начали поверхностно знакомиться с ее возможностями отчетности. Одним из самых больших преимуществ программного обеспечения для обслуживания является его способность предоставлять точные отчеты по различным показателям. Мы предлагаем изучить возможности отчетности и определить, какие ключевые показатели эффективности (KPI) принесут пользу вашей организации. Некоторые показатели, которые вы, возможно, захотите извлечь, включают ежемесячные затраты на техническое обслуживание, среднее время ремонта (MTTR), среднее время наработки на отказ (MTBF), время простоя оборудования, коэффициенты использования рабочей силы, запасные части на заказ и многое другое. Наличие лучшей аналитики — отличный способ начать Новый год. Если вы не знаете, что означают приведенные выше аббревиатуры, прочитайте нашу статью о 12 основных терминах CMMS.

7. Привлеките больше пользователей

Если вы получаете большую отдачу от своей системы управления техническим обслуживанием, возможно, стоит привлечь больше сотрудников вашей компании. Если ваша лицензия CMMS поставляется с неограниченным количеством пользователей, это не проблема. Если необходимо приобрести больше мест, обязательно учитывайте затраты и то, что разумно. Дело в том, что ваша система управления техническим обслуживанием не должна ограничиваться техниками по техническому обслуживанию, руководителями объектов и супервайзерами. Другие сотрудники вашей организации могут извлечь выгоду из определенного уровня доступа. Высшее руководство должно получать отчеты, другие сотрудники должны иметь возможность отправлять запросы на техническое обслуживание, а также могут привлекаться сторонние поставщики.

8. Используйте другие модули

Поставьте перед собой цель извлечь максимальную пользу из вашей CMMS, изучив, какие другие модули вам доступны и какие из них могут быть вам полезны. Программное обеспечение для технического обслуживания и управления объектами поставляется с рядом модулей, предназначенных для оптимизации различных областей вашей деятельности по техническому обслуживанию. Маловероятно, что вы используете их все. Назначьте встречу с представителем вашего аккаунта CMMS, чтобы обсудить ваши цели на Новый год, и они смогут порекомендовать вам, как получить больше от ваших инвестиций.

9. Проведите инвентаризацию своего оборудования

Одной из самых сложных частей обеспечения хорошей работы системы управления техническим обслуживанием является включение всего оборудования и активов в систему, чтобы вы могли отслеживать их. Когда вы начинали, вы, вероятно, импортировали список оборудования, но есть большая вероятность, что вы не получили все это. Цель на 2016 год – провести тщательный аудит вашего предприятия и убедиться, что все оборудование доставлено. Но не останавливайтесь на достигнутом, вы также должны приложить усилия, чтобы получить изображения оборудования, идентификационные бирки, серийные номера и т. д. и загрузить руководства и другие соответствующие документы. Помните, что ваша CMMS может быть отличным инструментом, в котором хранятся все данные о вашем оборудовании, но он хорош настолько, насколько хороши введенные данные. Если у вас нет времени на аудит своих объектов, наймите временного работника или спросите поставщика CMMS об их услугах.

10. Пройдите дополнительное обучение

Если вы какое-то время использовали свою систему управления техническим обслуживанием, есть большая вероятность, что в нее было добавлено много новых функций, о которых вы не знали. Или ваши навыки и знакомство с системой стали более продвинутыми, чем при первоначальном обучении. В 2016 году поставьте перед собой цель пройти дополнительное обучение и узнать, что нового вы можете узнать и извлечь из своего программного обеспечения CMMS.

Мы в Hippo хотим пожелать всем вам безопасного и счастливого Нового года. Свяжитесь с нами для получения дополнительной информации о нашей универсальной платформе CMMS.