5 шагов к выбору правильного ПО CMMS

5 вещей для рассмотрения при выборе решения ПО CMMS

Если вы еще не используете компьютеризированную систему управления обслуживанием (CMMS), скорее всего, вы используете бумажную или электронно-табличную систему. Мы в Hippo всегда слышим, что в дне недостаточно времени для ручного ввода данных. Компании ищут простое решение для своего бумажного следа. Какой бы ни была ваша причина для переключения на CMMS, это требует инвестиций времени и денег. Здесь в Hippo CMMS мы понимаем, что вы хотите найти лучшее соответствие для потребностей вашего бизнеса легко.

Вот 5 указателей, чтобы сделать ваш поиск ПО управления обслуживанием легче:

1. Создайте проектную команду CMMS

Эта команда должна включать как минимум одного человека из каждого отдела, который будет использовать систему. Обычно проектная команда состоит из менеджеров обслуживания и объектов, техников, инженеров завода, вместе с людьми из бухгалтерии, закупок и IT. Использование этого командного подхода помогает вам получить лучшую картину потребностей компании со всех возможных углов и помогает принять решение, когда придет время нажать на спусковой крючок по ПО и развернуть его.

2. Оцените потребности вашего бизнеса

Чтобы гарантировать, что выбранные вами программы CMMS подходят для вашего бизнеса, создайте список функций, которые вы ищете. Лучшей практикой является разделение вашего списка функций на must-haves (обязательные) и nice-to-have (желательные). Критично знать, где ваши потребности в ПО обслуживания, так как это первый шаг в выяснении, какой тип ПО вашему бизнесу нужен. Ищете ли вы систему просто для отслеживания запросов на обслуживание, или что-то более надежное, которое ведет инвентарь всего вашего оборудования, активов и запасных частей и отправляет алерты, когда нужно выполнять заявки на профилактическое обслуживание? Убедитесь, что вы не просто смотрите на ваши текущие операционные потребности, а рассматриваете, как будут выглядеть ваши потребности через 5–10 лет. Вырастание из ПО — обычное дело, но его следует избегать, если возможно.

3. Исследование, исследование, исследование

Согласно Brafton.com, 94% бизнесов используют онлайн-источники при принятии решений о покупке. Есть множество онлайн-ресурсов, предоставляющих полезную информацию и отзывы о провайдерах ПО обслуживания. Веб-сайты вроде Software Advice, ведущего каталога покупателей ПО, перечисляют более 50 различных продуктов ПО CMMS с отзывами клиентов. Получите твердое понимание требований вашего бизнеса к ПО обслуживания и выберите пять топ-требований, которые вы ищете от CMMS. Посмотрите на покупательские руководства по ПО, отзывы и веб-сайты компаний. Использование этих онлайн-ресурсов значительно увеличит ваш шанс принять взвешенное решение.

4. Создайте шорт-лист

После изучения веб-сайтов поставщиков CMMS, отзывов клиентов и каталогов, сделайте короткий список топ-3 продуктов. Большинство поставщиков ПО обслуживания проводят живые веб-конференции демо и предлагают бесплатные пробные версии. Использование этих ресурсов — must! Также рекомендуется привлечь других в демо и получить их мнения о пробной версии. Техники обслуживания, менеджеры объектов, офисные администраторы и IT-персонал все могут высказаться. Наличие большего количества людей, вовлеченных в процесс демо, также увеличит шанс принятия сотрудниками (employee buy-in).

5. Пересмотрите и финализируйте ваши выборы шорт-листа CMMS

Придумайте скоркард для каждой CMMS и оцените их по атрибутам, таким как функциональность, удобство использования, стоимость, безопасность, техподдержка, трек-рекорд поставщика, потенциал роста и т.д.

• Потенциал роста — достаточно ли гибкое решение, чтобы расти с вашей компанией? Можно ли обновить систему для включения большего количества функций, если вам понадобятся? CMMS — большая инвестиция, решение о покупке — времязатратная задача. Вы не хотите повторять цикл покупки каждые несколько лет, если ваши потребности меняются.
• Функциональность — насколько хорошо пакет ПО обслуживания соответствует вашим функциональным требованиям. Вы должны пересмотреть список «обязательных» и «желательных» и увидеть, как разные варианты ПО сравниваются.
• Удобство использования — легко ли выучить и использовать решение? Примут ли ваши пользователи ПО после внедрения? Если есть огромная кривая обучения или люди должны менять свой способ работы, это повод для обеспокоенности. Оба фактора играют большую роль в том, насколько хорошо конечные пользователи примут новую систему. Если люди чувствуют, что система делает их работу сложнее, они не примут её. Не позвольте всем деньгам и усилиям, вложенным в выбор CMMS, пойти насмарку. Чтобы избежать этих проблем, найдите решение CMMS, удобное для всех пользователей, технически подкованных или нет.
• Трек-рекорд поставщика — квалифицированы ли они? Работали ли они в вашей отрасли раньше? Финансово ли они звучны? Обязательно получите демо и референции клиентов. Спросите о текущих клиентах, у которых потребности похожи на ваши. Это даст вам хорошее представление о том, как будет работать с этим поставщиком.
• Техподдержка — техническая поддержка крайне важна. Узнайте все методы, предоставляемые поставщиком; живой чат, электронная почта, телефон, веб-конференция, видео и т.д. Если они не работают круглосуточно, их часы близки к вашим? Их техподдержка просто список FAQ на веб-странице? Обязательно учитывайте поддержку поставщика, политику обновлений и любые связанные затраты.
• Стоимость — убедитесь, что система CMMS, за которую вы идете, работает с вашим бюджетом. Узнайте все затраты на ПО CMMS. Различные сборы применяются к подписке или лицензии, онбордингу и настройке, обучению и поддержке, и обновлениям. Некоторые подписки ежегодные, некоторые ежемесячные. Есть ли штрафы за отмену? Узнайте их политику повышения цен.

Выбор правильной CMMS для вашей компании означает делать свою домашнюю работу. Следуйте этим предложениям, и вы найдете, что ваше исследование окупится в долгую перспективу.

Нужно больше советов по исследованию CMMS? Hippo CMMS имеет множество других ресурсов на эту тему. Любой, исследующий ПО CMMS, должен прочитать наше Руководство по CMMS. Оно полно полезных советов, которые проведут вас через процесс оценки. В нем вы узнаете, как:

• Найти лучшую CMMS для вашего бизнеса
• Создать полную оценку потребностей
• Задать правильные вопросы
• Получить лучшую комбинацию цены, функциональности и функций

Ссылки: https://www.brafton.com/news/94-percent-b2b-buyers-research-online-purchase-decisions/