Выбор программного обеспечения CMMS за 5 шагов

5 вещей, которые следует учитывать при выборе программного решения CMMS

Если вы еще не используете компьютеризированную систему управления техническим обслуживанием (CMMS), скорее всего, вы используете бумажную систему или систему электронных таблиц. Мы в Hippo постоянно слышим, что в сутках не хватает времени для ручного ввода данных. Компании ищут простое решение для своих бумажных следов. Какой бы ни была причина перехода на CMMS, это требует затрат времени и денег. Мы в Hippo CMMS понимаем, что вы хотите с легкостью найти то, что наилучшим образом соответствует потребностям вашего бизнеса.

Вот 5 советов, которые упростят поиск программного обеспечения для управления техническим обслуживанием:

1. Создайте команду проекта CMMS

В эту команду должен входить как минимум один человек из каждого отдела, который будет использовать систему. Как правило, проектная группа состоит из менеджеров по техническому обслуживанию и объектам, техников, инженеров завода, а также людей из отдела бухгалтерии, закупок и ИТ. Использование такого командного подхода поможет вам получить более полное представление о потребностях компании со всех возможных точек зрения и поможет принять решение, когда придет время запускать программное обеспечение и развертывать его.

2. Анализ потребностей вашего бизнеса

Чтобы убедиться, что выбранные вами программы CMMS подходят для вашего бизнеса, создайте список нужных вам функций. Лучше всего разбить список функций на обязательные и приятные. Крайне важно знать, где нужно программное обеспечение для обслуживания, поскольку это первый шаг к выяснению того, какой тип программного обеспечения нужен вашему бизнесу. Вы ищете систему, чтобы просто отслеживать запросы на техническое обслуживание, или что-то более надежное, которое ведет инвентаризацию всего вашего оборудования, активов и запасных частей и отправляет предупреждения, когда необходимо выполнить заказы на профилактическое обслуживание? Убедитесь, что вы не просто смотрите на свои текущие операционные потребности, но и думаете, как они будут выглядеть через 5-10 лет. Расширение программного обеспечения является обычным явлением, но его следует по возможности избегать.

3. Исследования, исследования, исследования

По данным Brafton.com, 94% компаний используют онлайн-источники при принятии решений о покупке. Существует множество онлайн-ресурсов, которые предоставляют полезную информацию и обзоры поставщиков программного обеспечения для обслуживания. Такие веб-сайты, как Software Advice, ведущий каталог покупателей программного обеспечения, содержат более 50 различных программных продуктов CMMS с отзывами клиентов. Получите четкое представление о требованиях к программному обеспечению для обслуживания вашего бизнеса и выберите пять основных требований, которые вы ищете в CMMS. Посмотрите руководства для покупателей программного обеспечения, обзоры и веб-сайты компаний. Использование этих онлайн-ресурсов значительно повысит ваши шансы на принятие обоснованного решения.

4. Создайте список

Изучив веб-сайты поставщиков CMMS, отзывы клиентов и каталоги, составьте краткий список из трех лучших продуктов. Большинство поставщиков программного обеспечения для обслуживания проводят демонстрации веб-конференций в режиме реального времени и предлагают бесплатные пробные версии. Воспользоваться этими ресурсами просто необходимо! Также рекомендуется, чтобы вы пригласили других на демоверсию и узнали их мнение о пробной версии. Специалисты по техническому обслуживанию, управляющие объектами, офисные администраторы и ИТ-персонал могут внести свой вклад. Участие большего числа людей в демонстрационном процессе также повысит вероятность того, что сотрудники заинтересуются.

5. Просмотрите и доработайте свой краткий список CMMS

Придумайте оценочную карту для каждой CMMS и оцените их по таким атрибутам, как функциональность, простота использования, стоимость, безопасность, техническая поддержка, послужной список поставщиков, потенциал роста и т. д.

• Потенциал роста. Является ли решение достаточно гибким, чтобы расти вместе с вашей компанией? Можете ли вы обновить систему, чтобы добавить больше функций, если вам это нужно? CMMS требует больших вложений, и решение о том, какую из них купить, требует много времени. Вам не нужно повторять цикл покупки каждые несколько лет, если ваши потребности меняются.
• Функциональность — насколько пакет программного обеспечения для обслуживания соответствует вашим функциональным требованиям. Вам следует просмотреть список «обязательных» и «хорошо иметь» и посмотреть, как сравниваются различные варианты программного обеспечения.
• Простота использования – Легко ли освоить и использовать решение? Будут ли ваши пользователи использовать программное обеспечение после его внедрения? Если есть огромная кривая обучения или люди должны изменить способ своей работы, это повод для беспокойства. Оба фактора играют большую роль в том, насколько хорошо конечные пользователи воспримут новую систему. Если люди чувствуют, что система усложняет их работу, они ее не примут. Не позволяйте потраченным впустую деньгам и усилиям, которые вы вложили в выбор CMMS. Чтобы избежать этих проблем, найдите решение CMMS, удобное для всех пользователей, независимо от того, разбираетесь они в технологиях или нет.
• Послужной список поставщика – Они квалифицированы? Работали ли они раньше в вашей отрасли? Являются ли они финансово устойчивыми? Не забудьте получить демоверсии и рекомендации клиентов. Спросите текущих клиентов, у которых есть потребности, подобные вашим. Это даст вам хорошее представление о том, каково вам работать с этим поставщиком.
• Техническая поддержка – Техническая поддержка крайне важна. Узнать все способы, предусмотренные вендором; живой чат, электронная почта, телефон, веб-конференция, видео и т. д. Если они не работают круглосуточно, их часы близки к вашим? Является ли их техническая поддержка просто списком часто задаваемых вопросов на веб-странице ? Обязательно учитывайте поддержку поставщика, политику обновления и любые связанные с этим расходы.
• Стоимость. Убедитесь, что система CMMS, которую вы используете, соответствует вашему бюджету. Узнайте обо всех затратах на программное обеспечение CMMS. За подписку или лицензию, ввод в эксплуатацию и настройку, обучение и поддержку, а также обновления взимается разная плата. Некоторые подписки являются годовыми, а некоторые - ежемесячными. Есть ли штрафы за отмену? Узнайте об их политике повышения цен.

Выбор правильной CMMS для вашей компании означает выполнение вашей домашней работы. Следуйте этим советам, и вы обнаружите, что ваши исследования окупятся в долгосрочной перспективе.

Нужны дополнительные советы по исследованию CMMS? В Hippo CMMS есть много других ресурсов по этому вопросу. Любой, кто исследует программное обеспечение CMMS, обязан прочитать наше Руководство по CMMS. Он полон полезных советов, которые помогут вам пройти через процесс оценки. Из него вы узнаете, как:

• Найдите лучшую CMMS для своего бизнеса
• Создайте полную оценку потребностей
• Задавайте правильные вопросы
• Наилучшее сочетание цены, функциональности и возможностей.

Ссылки:https://www.brafton.com/news/94-percent-b2b-buyers-research-online-purchase-decisions/