Эти пять простых шагов оптимизируют вашу программу обслуживания

Получите максимальную отдачу от программы обслуживания

Когда организация принимает решение о покупке CMMS (компьютеризированной системы управления техническим обслуживанием) или обновлении существующей, она требует много размышлений. Поскольку это установленный факт, инвестирование в CMMS требует как времени, так и денег. Вот пять шагов, которые мы рекомендуем, чтобы помочь организации получить максимальную отдачу от инвестиций и оптимизировать использование программного обеспечения для профилактического обслуживания.

Шаг первый. Обеспечьте сильную и раннюю поддержку со стороны руководства и пользователей

Как и любой другой инструмент управления бизнесом, программное обеспечение CMMS может выполнять свою работу только в том случае, если люди делают его частью своей повседневной работы. Чтобы помочь улучшить показатели принятия пользователями, требуется обратная связь от пользователей и руководства о том, что требуется от системы. Затем эти данные используются при поиске вариантов программного обеспечения и поставщиков. Это поможет гарантировать, что выбранная система CMMS будет наилучшим образом соответствовать текущим рабочим процессам и бизнес-практикам компании, а также потребностям тех, кто будет ее использовать. Кроме того, как только новая система будет внедрена, руководители проектов смогут подавать пример и поощрять своих товарищей по команде к эффективному использованию системы.

Шаг второй:подключите его к другим системам, где это возможно

Связывание бизнес-систем поможет пользователю принимать более обоснованные решения и избежать хлопот, связанных с повторным вводом данных из одной системы в другую. Пользователь сможет избежать ненужной задачи дублирования ввода данных, которая отнимает много времени и подвержена ошибкам. При работе в одной подключенной системе данные будут автоматически обновляться в системе. Используя этот метод, пользователь всегда будет работать с самыми последними актуальными данными.

Совместное использование и общение внутри и между отделами становится намного проще. Благодаря интегрированной программе обслуживания каждый имеет доступ к одним и тем же данным. Больше не нужно экспортировать информацию из одной системы, а затем переформатировать ее перед тем, как поделиться ею с коллегами. Благодаря сокращению времени, затрачиваемого на административные задачи, время лучше тратится на другие вещи, такие как разработка продукта, маркетинг и развитие бизнеса. Повышение производительности — важный результат использования системы CMMS.

Шаг 3. Сформулируйте четкие ожидания и инвестируйте в обучение

Всякий раз, когда приобретается какая-либо программа обслуживания, очень важно с самого начала установить ожидаемые результаты использования. Без этого пользователь не сможет полностью достичь своих бизнес-результатов. Определив конкретные цели использования, члены команды будут более склонны использовать программное обеспечение как можно чаще и будут удовлетворены результатами.

Помимо определения ваших ожиданий, также важно убедиться, что персонал знает, как использовать систему с практическим обучением для достижения этих целей. Обучение должно быть направлено на удовлетворение уникальных потребностей членов команды или отдела. Полезным справочным ресурсом является доступность учебных материалов после первого сеанса обучения в режиме реального времени. Неплохой идеей будет провести еще один запланированный сеанс обучения через шесть месяцев после запуска системы. Дополнительное обучение, когда сотрудники уже знакомы с системой, полезно, поскольку оно дает пользователям возможность получить ответы на новые вопросы и позволяет руководству повысить свои ожидания.

Шаг четвертый. Используйте настраиваемые информационные панели, чтобы вывести наиболее важную информацию на первый план

В сегодняшней быстро меняющейся среде наличие быстрого и легкого доступа к критически важным запросам на техническое обслуживание имеет решающее значение для успешной работы объекта. Именно здесь вступают в игру информационные панели программного обеспечения для управления объектами. Многие из них, в том числе наша в Hippo CMMS, предлагают настраиваемые информационные панели, которые быстро отображают важные данные. Это упрощает выполнение работы во многих отношениях, например, уменьшает необходимость чтения длинных отчетов, а также обеспечивает быстрый доступ к рабочим заданиям, использованию оборудования и инвентарным спискам. Наличие такой информации на первый взгляд экономит время, а также гарантирует, что принимаемые решения будут основаны на самых последних данных. С такими инструментами управления бизнесом, как CMMS, компании будут уверены, что важные решения будут основываться на точных и актуальных данных.

Hippo CMMS выводит традиционные информационные панели на совершенно новый уровень. С ними вы можете:

• Импортируйте руководства, изображения и другую информацию для быстрого доступа.
• Сохраняйте карты маршрутов и чертежи для улучшения технического обслуживания автопарка.
• Создавайте собственные экраны в соответствии с потребностями вашего бизнеса.
• Просмотр интерактивных сводок рабочих заданий
• Собирайте всю информацию об активах и оборудовании (от изображений моделей до тегов) в интерактивных планах этажей.

Эти информационные панели хорошо подходят для крупных организаций с несколькими подразделениями в сфере здравоохранения, правительства, гостиниц, ресторанов, розничной торговли и образования.

Шаг пятый:регулярно проверяйте систему

Выполнение профилактического обслуживания CMMS является важным, но часто упускаемым из виду мероприятием. В идеале плановые плановые проверки CMMS должны проводиться каждые шесть месяцев. Вот несколько вещей, которые следует учитывать:

• Обновлено ли мое программное обеспечение?
• Получу ли я нужные мне отчеты?
• Есть ли другие вещи, которые мы могли бы автоматизировать с программным обеспечением?

При выполнении этих плановых проверок также полезно оценить, есть ли у текущих пользователей какие-либо вопросы или требуется ли новым сотрудникам обучение работе с системой.

Следуя этим методам профилактического обслуживания, вы сможете максимально эффективно использовать свою CMMS.

Hippo CMMS стремится быть лидером в области простого управления техническим обслуживанием. Это достигается за счет разработки удобного и экономичного программного обеспечения и лучшей поддержки наших клиентов. Если вы хотите подробнее изучить наше ведущее в отрасли программное обеспечение, вы можете попробовать его бесплатно в течение 30 дней!

Попробуйте CMMS Hippo самостоятельно, чтобы узнать больше, или обратитесь к специалисту по программному обеспечению.

Хотите узнать больше? Прочтите 16 вопросов, которые необходимо задать перед покупкой программного обеспечения CMMS