Решения CMMS: 5 ключевых признаков, что вашей организации нужна система CMMS

Компании сегодня осознают выгоды внедрения CMMS. В прошлом системы управления ТО встречались только на заводах, но теперь мы видим ПО ТО в учебных заведениях, медицинских учреждениях, муниципалитетах, спортивных и рекреационных объектах, ТЦ — практически в любом типе объекта. Если вы менеджер ТО или объектов, вы можете спросить себя: «Как узнать, подходит ли CMMS-решение моей организации?» Следующие 5 верных признаков показывают, что вашей организации нужна система управления ТО.

1. В вашей компании нет программы предупредительного обслуживания

Многие компании не имеют формальной программы ППР. Под формальной имею в виду стандартизированные процессы и установленные процедуры с автоматизацией и ответственностью за выполнение задач. ППР служит сокращению простоев оборудования. На поверхности это снижает время и деньги на ремонт. Кроме того, регулярное ППР повышает продуктивность, сокращает производственные остановки и увеличивает срок службы оборудования. Часто у организаций есть программы ППР, но они хромают. Если ваш отдел ТО работает по руководству или книге, клипборду или таблицам — стоит рассмотреть ПО ППР. Переход на систему ППР даст многие выгоды:

• Зараннее уведомления о приближении ППР
• Алерты при просрочке ППР-заявок
• Обновления о нужных частях и текущих уровнях запасов
• Автозаказ частей при падении запасов ниже порога
• Трекинг времени и затрат на выполнение работ
• Отчетность в реальном времени по производительности ППР
• Формирование культуры, где ППР — приоритет

2. Ремонты и не плановое ТО не документируются

Если вы рассматриваете CMMS для компании, вы, вероятно, спрашиваете себя: «Сколько раз ломалось Оборудование X за прошлый год?» «Сколько мы вложили в ремонт Машины Y?» «Как часто чиним душ в блоке 101?» С CMMS менеджеры объектов и ТО легко находят ответы на эти и другие вопросы. CMMS-решения оснащены инструментами управления on-demand заявками, позволяющими документировать не плановые события ТО при возникновении и трекать их от подачи до завершения. Через этот процесс записываются важные данные для принятия информированных решений менеджерами. Это включает:

• Дата и время подачи заявки
• Информация о запрашивающем
• Время реакции назначенного техника или подрядчика
• Время, затраченное на выполнение
• Затраты и материалы по заявке
• Частота данного типа заявок

Помимо всех вышеуказанных метрик, наличие автоматизированной системы заявок улучшает время реакции на критические заявки. Когда ломается лифт или прорывается труба, минуты = БОЛЬШИЕ ДЕНЬГИ. Если улучшение времени реакции на не плановое ТО — цель, внедрение компьютеризированного ПО ТО поможет достичь её.

3. Ожидание запчастей — частая задержка

Часто ли ваша команда ТО ждет прибытия запчастей? Заявки регулярно задерживаются из-за отсутствия нужного в запасах и частях на заказ? Если это частые проблемы — время начать исследование CMMS ПО. Почти все компьютеризированные ПО ТО идут с инструментами управления запасами, позволяющими менеджерам ТО гарантировать доступность критических частей когда нужно. Инвентарный менеджмент ПО может:

• Устанавливать минимальные и максимальные пороги количества
• Давать детальную инфу о поставщиках и стоимости частей
• Связывать части с оборудованием и ППР-заявками
• Отправлять алерты при низких уровнях запасов
• Сканироваться штрихкод-ридерами и мобильными устройствами
• Генерировать заказы на закупку
• Трекать использование и затраты на части во времени
• Сокращать потери запасов от краж и прочего
• Снижать издержки амортизации через JIT

Наличие CMMS-решений дает менеджерам ТО и объектов больше контроля над запасами и гарантирует доступность критических частей когда нужно.

4. Трекинг и планирование труда нуждаются в улучшении

Если ваш отдел ТО включает 1–2 человека, трекинг труда и планирование событий может быть достаточно простым и управляемым через Outlook или похожий календарь. По мере роста отдела ТО и вовлечения большего числа людей, трекинг трудозатрат и планирование задач становятся сложнее. Многие компании работают без формальных систем трекинга для своих команд ТО и чувствуют, что работают гладко без проблем. CMMS ПО стоит рассматривать не только когда проблемы очевидны, но когда операции можно улучшить. Системы ПО ТО инструментальны в выявлении и устранении узких мест в утилизации труда, мониторинге отзывчивости персонала, затрат на труд, планировании ППР и планового ТО и прогнозировании. Эти системы дают менеджерам возможность улучшить время реакции и утилизацию труда и снизить затраты на труд.

5. Нет формальных мер производительности

Чтобы компании оставались конкурентоспособными, нужна культура снижения затрат на уровне всей компании. Затраты существуют не для накопления; их нужно сокращать. CMMS-решения оснащают менеджеров мощными инструментами отчетности, дающими реальные данные об операционной производительности ТО и помогающими принимать информированные решения и более точные прогнозы. Если вы новичок в CMMS, вы выиграете от отчетов по труду, запасам и затратам на ремонт, а по мере углубления — перейдете к гранулярным метрикам: среднее время реакции, среднее время ремонта, простой оборудования, коэффициенты утилизации труда, трендовый анализ. В конечном счете, CMMS ПО можно настроить для отчетности по любым записываемым данным и станет необходимым инструментом оптимизации эффективности ТО.

По сайтам вроде Software Advice и Capterra, существует более 100 CMMS-решений, все предлагают управление заявками, ППР, инвентаризацию и управление оборудованием. Уделите время исследованию. Инвестиции в ПО управления ТО не обязательно стоят тысячи долларов вперед. Много возможностей для бесплатных триалов, есть опции для организаций малых и крупных.