Повысьте эффективность вашей некоммерческой организации с помощью ПО CMMS

Бизнес управления некоммерческой организацией

Поддержание объектов в рабочем состоянии при минимизации затрат — вызов для многих организаций, но специфика некоммерческой работы делает его еще более сложным. Малые НКО часто не имеют штатного менеджера по техническому обслуживанию, а те, кто имеет, часто полагаются на волонтеров для выполнения основного объема ремонтных работ. Посещаемость волонтеров непредсказуема, и не всегда находится достаточно людей для выполнения задач по обслуживанию — не говоря уже о сложности поиска волонтеров с нужными навыками для проведения ремонта.

Также трудно коммуницировать, что именно нужно сделать, поскольку человек, приходящий раз или два в неделю, не поймет все ваши потребности в обслуживании. И если что-то сломается, а у вас есть только один или два волонтера, умеющих это чинить, может не оказаться никого доступного; придется либо ждать их следующего волонтерского дня, либо искать стороннего подрядчика.

Многие НКО используют старое, полученное в дар оборудование, которое чаще ломается, а их объекты могут быть в не самом лучшем состоянии, требуя больше ухода, чем новые здания. Но из-за непредсказуемых бюджетных ограничений всегда есть соблажн откладывать задачи по обслуживанию как можно дольше.

Хотя гранты и кампании по сбору пожертвований помогают финансировать важные программы НКО, эти средства обычно выделяются на конкретный проект и не могут использоваться на ремонт или обслуживание объектов. Кратко: вы зависите от неопытных (а иногда и ненадежных) волонтеров, обслуживающих устаревшее оборудование и объекты на минимальном бюджете.

Что такое ПО CMMS?

Система автоматизированного управления техническим обслуживанием (CMMS) — это программное обеспечение, которое оптимизирует все аспекты ваших обязанностей по обслуживанию. Оно упрощает:

• Планирование и автоматизацию задач технического обслуживания в цифровом календаре
• Предоставление простого портала заявок на работу для клиентов, сотрудников и волонтеров
• Отслеживание заявок на работу и их создание на ходу через мобильное приложение CMMS
• Генерацию плановых заявок на работу для сторонних поставщиков
• Мониторинг производительности оборудования и сотрудников, а также создание отчетов

«Без программного обеспечения персонал технического обслуживания вынужден управлять с помощью ручных методов, таких как бумажные заявки на работу, электронные таблицы и календари», — говорит Тейлор Шорт, исследователь рынка CMMS в Software Advice, сайте, сравнивающем и обзорном ПО CMMS и другом бизнес-софте.

CMMS используется всеми — от малых бизнесов до транснациональных корпораций, однако сложность некоторых систем управления обслуживанием может сделать их непрактичными для большинства НКО. Hippo CMMS разработан достаточно удобным для самых маленьких некоммерческих организаций, но при этом достаточно функциональным для крупных организаций со сложными потребностями.

Проводите ли вы благотворительные мероприятия или пресс-события на своем объекте?

Как бы хаотично ни происходило за кулисами, ваша организация должна выглядеть безупречно во время благотворительного мероприятия или медиасобытия. Здание должно быть безупречно чистым, климат контролируемым, а любые неприятные повреждения объектов должны быть устранены.

Кроме того, вам может потребоваться настроить аудиовизуальную систему или другое редко используемое оборудование для развлечения и информирования гостей. Отсутствующий кабель микрофона или перегоревший предохранитель могут стать разницей между эффективной ключевой речью, впечатляющей доноров, и фиаско, заставляющим их дважды подумать перед поддержкой вашей организации.

ПО Hippo для управления заявками на работу по запросу (On Demand) поможет гарантировать, что все ремонтные и настраивающие задачи будут выполнены до большого события. Вы можете использовать инструмент для связи сотрудников, волонтеров, менеджеров по обслуживанию и сторонних техников. Любой добавленный вами человек может отправлять заявки на обслуживание при необходимости, мгновенно уведомляя менеджера по обслуживанию.

Менеджер может затем назначить каждую задачу волонтеру или стороннему подрядчику, категоризировать её, отметить приоритет и добавить другие важные детали. Менеджеры также могут получить доступ к глубокой отчетности для отслеживания выполненных заявок или выявления просроченных проектов.

Поскольку Hippo CMMS работает с любого устройства, любой имеющий доступ к системе в вашей организации может обновлять заявки на работу. Это значит, что вы будете знать, что звуковая система настроена, а переговорная убрана, вместо того чтобы обнаружить, что микрофон не включается, когда уже слишком поздно что-либо сделать.

Управляете ли вы несколькими объектами?

Малые НКО могут работать на хорошем руководстве и нескольких преданных волонтеров. Однако работа по нескольким объектам резко повышает сложность управления объектами и технического обслуживания зданий.

Логистика становится сложнее. Нельзя полагаться на слухи или управление заявками на бумаге, поскольку информация не будет надежно передаваться из одного здания в другое. Инструменты, оставленные в одном здании, оказываются в другом, так как сотрудники или волонтеры берут их для необходимых ремонтов. Без централизованной системы отчетность о прогрессе обслуживания по всем объектам становится более трудоемкой.

Эта неорганизованность часто остается незамеченной до возникновения чрезвычайной ситуации. Ломается сантехника в новом здании или отключается электричество, и вы понимаете, что не знаете, какие запчасти есть на руках. Можно только надеяться, что инструменты там, где вы их видели в последний раз, или потратить деньги на экстренную закупку оборудования.

ПО Hippo CMMS устраняет стресс от обслуживания нескольких объектов. Наша система управления активами и оборудованием позволяет просматривать все ваше оборудование с плана этажей и хранит изображения, руководства по эксплуатации и техническому обслуживанию (О&M) и другую важную информацию, так что волонтеры, сотрудники и сторонние подрядчики всегда будут иметь важные документы под рукой. Вы даже можете настроить предупреждения о пополнении запасов, когда запчастей становится мало, и планировать регулярное обслуживание систем вентиляции, водонагревателей и всего остального, что требует регулярной настройки.

Оказываете ли вы медицинские услуги?

Когда речь идет о здравоохранении, даже малые ошибки могут иметь драматические последствия. Будь то крупная некоммерческая больница или небольшая бесплатная клиника, чистота помещений и исправность оборудования оказывают огромное влияние на качество медицинской помощи, оказываемой вашим персоналом.

Кроме того, процедуры обслуживания в здравоохранении более сложны. Существуют специфические правила о том, как и когда помещения нужно убирать, и строгие политики контроля доступа, которые могут усложнять планирование обслуживания. Специализированное оборудование, такое как аппараты МРТ, должно обслуживаться регулярно, требуя привлечения сторонних техников. И поверх всего этого все равно нужно выполнять обычное обслуживание зданий и объектов.

ПО Hippo CMMS предоставляет решения для управления обслуживанием в здравоохранении и больницах для организаций любого размера. Оно масштабируемо и поставляется с неограниченным количеством пользователей, позволяя дать правильный уровень доступа каждому, кто в нем нуждается — от главного администратора до техников, приходящих только при необходимости специализированного ремонта.

Врачи, медсестры и другой персонал могут отправлять заявки на работу менеджеру по обслуживанию, который может расставить приоритеты и назначить их уборочному персоналу, подрядчикам или сторонним техникам в реальном времени. Менеджеры также могут настроить программу на автоматическое создание списков задач по плановому профилактическому обслуживанию, которые работники могут получать и обновлять на портативных устройствах.

Поскольку программа организует и хранит информацию о подрядчиках, легко следить за специализированным профилактическим обслуживанием. Нужно ли вымыть полы завтра или обслужить рентгеновский аппарат сторонним техником через 6 месяцев — Hippo CMMS автоматически отправляет и отслеживает заявку на работу.

Являются ли активы в вашем объекте незаменимыми?

Тихая, рефлексивная атмосфера галереи или музея может показаться полной противоположностью занятой медицинской организации, но обе требуют кропотливого ухода со стороны персонала обслуживания. Пропустите необходимое обслуживание системы климат-контроля — и вы можете повредить бесценную картину или культурный артефакт. Используйте неправильное чистящее средство — и вы можете уничтожить уникальный антиквариат.

ПО Hippo CMMS снижает вероятность человеческой ошибки. Заявки на работу не передаются устно и не записываются на бумаге — они регистрируются и отслеживаются в программе с любым необходимым уровнем детализации. Заявки на плановое профилактическое обслуживание содержат пошаговые чек-листы задач, обеспечивая стандартизированный подход к каждой заявке.

Это не тривиальная разница: было бы непрактично отправлять уборочную бригаду с папкой, заполненной специфическими инструкциями для каждого предмета или раздела хрупкой коллекции. С Hippo это просто. Каждый работник получает индивидуальные заявки на работу со своего смартфона или планшета, с особыми инструкциями по уходу для каждой задачи. Благодаря большей подотчетности и большему объему информации вы можете быть уверены, что каждый член вашего персонала по обслуживанию будет относиться к экспонатам с той заботой, которую они заслуживают.

Имеете ли вы трудности с соблюдением кодексов или проверками?

Если вы работаете в США, вы, вероятно, уже подлежите требованиям OSHA и трудовому законодательству. Есть также нормы безопасности зданий, которым нужно следовать — дымовые датчики и огнетушители для обслуживания, а эвакуационные пути нужно держать свободными от хлама. Существуют дополнительные кодексы, если вы предоставляете жилье или медицинские услуги, обучаете навыкам или управляете машиностроительным цехом, продаете продукты или готовите и подаете пищу — практически любая деятельность вашей организации добавляет требования соответствия. Одна проваленная проверка может привести к крупным штрафам, закрытию объекта и повреждению репутации.

ПО Hippo CMMS упрощает следование за всеми мелочами. Рутинные задачи по соответствию, такие как проверка свободных эвакуационных путей, можно превратить в автоматические заявки на работу, повторяющиеся так часто, как нужно. CMMS автоматически информирует менеджера по обслуживанию, гарантируя, что даже задачи, которые нужно выполнять раз в несколько месяцев, например проверка дымовых датчиков, не будут забыты.

В некоммерческой организации каждый доллар на счету. Неэффективный отдел обслуживания может напрячь ваш бюджет и сделать организацию менее эффективной. Hippo CMMS может помочь вашей некоммерческой организации выполнить всю работу, происходящую за кулисами, экономя больше средств на вашу миссию.