Ключевые вопросы перед выбором решения CMMS

Мир управления обслуживанием эволюционировал по мере того, как рыночные требования, экономические вызовы и достижения в технологиях бросают вызов компаниям во широком спектре отраслей. В ответ на эти условия компьютеризированное ПО управления обслуживанием (CMMS) быстро стало растущей отраслью, предлагающей решения для управления обслуживанием для бизнеса, большого и малого. Однако, учитывая количество и разнообразие систем управления обслуживанием на рынке, поиск решения CMMS, подходящего для вашего бизнеса, также может стать дополнительным вызовом, так как компании отличаются своими уникальными потребностями и структурой.

Хотя ПО CMMS обещает много, получение потенциальных выгод во многом зависит от баланса потребностей компании, возможностей ПО и других отраслевых факторов. Найдя правильное соответствие, возможно трансформировать не только ваш отдел обслуживания, но и весь ваш бизнес. Опрос 558 компаний, использующих ПО CMMS, показал средний рост производительности на 28% после внедрения их нового ПО. В целом, лучший способ навигации через поиск правильного решения для управления обслуживанием для вашей организации — знать правильные вопросы для задавания поставщикам CMMS.

2 вещи, которые нужно сделать перед тем, как начать поиск CMMS:

1. Сформируйте команду по выбору CMMS

Прежде чем начать поиск решения CMMS, которое будет работать для вас, вы должны проконсультироваться с множеством заинтересованных сторон в операциях вашей компании. Обратитесь к тем, кто работает в вашем отделе обслуживания или другим, кто работает с вашими сторонними подрядчиками и поставщиками. Их инсайты и обратная связь важны, так как они будут знать, что необходимо для улучшения операций, а также как справляться с последствиями отказа оборудования.

2. Определите свои требования

Определите функции, которые вам понадобятся для успешного переноса 100% ваших операций управления обслуживанием в программную систему. Если вы ищете замену вашей текущей CMMS, рассмотрите задачи, в которых ваша текущая система недостаточна, отмечая любые функции, которые вы находите избыточными.

Создайте список функций, которые являются обязательными, а также вторичный список атрибутов, которые вы найдете полезными, но не необходимыми. Обратитесь к вашей команде по выбору CMMS за инсайтами. Если вы не уверены, с чего начать, вот некоторые часто запрашиваемые функции:

• Отслеживание ежемесячных или ежеквартальных затрат на ремонтное обслуживание
• Сокращение простоя оборудования с инструментами профилактического обслуживания
• Исключение необходимости в бумаге
• Простое управление заявками на работу и формы запросов на работу
• Возможность обработки заявок на работу с мобильных устройств (также, есть ли у них и iOS, и Android приложение?)
• Метод отслеживания местоположения оборудования и запчастей
• Календарная система для планирования мероприятий по обслуживанию
• Улучшение коммуникации между членами команды и высшим управлением, если необходимо

4 предварительных вопроса каждому поставщику CMMS

Как только у вас есть общее представление о наборе функций, которые требуются вашему бизнесу, вам нужно выявить решения, которые могут быть потенциальным соответствием для вашей организации (мы предлагаем выбрать 3 или 4 разных поставщика для сравнения). При общении с поставщиками имейте в виду следующее:

Предоставят ли они демо?

Никогда не прыгайте в систему, какой бы ни был ценник, без предварительного тестирования. Если поставщик может координировать демонстрацию, уже настроенную под потребности вашей компании, это шаг в правильном направлении. Во время демо ПО CMMS обращайтесь к вашему списку обязательных функций, чтобы быть уверенным, что CMMS удовлетворяет ваши потребности. Будьте осторожны с избыточной функциональностью, которой вам не нужно, так как вы, вероятно, будете платить за них даже если никогда не будете их использовать.

Для какой отрасли предназначено ПО?

Некоторые решения CMMS разработаны для определенного типа бизнеса или организации. Например, некоммерческие организации и малый бизнес не будут нуждаться в тех же инструментах, что и предприятия и больницы.

В медицинской среде, например, работники обслуживания могут отслеживать оборудование на миллионы долларов, которое постоянно перемещается между этажами больницы. Эти единицы оборудования не могут выйти из строя, так как от них зависят жизни. В этом случае задачи обслуживания должны быть зафиксированы на специфических интервалах или связаны с триггерными событиями, которые могут произойти в любой момент.

Другим бизнесам может потребоваться решение, которое мониторит не только потребности в обслуживании их оборудования и здания, но и сервисные требования их автопарка. Хотя некоторые комплекты CMMS имеют возможности управления автопарком, не каждая CMMS обладает этой функцией. Альтернативно, потребности небольшого офиса могут быть ограничены обеспечением того, что бизнес-критические машины держатся в рабочем состоянии, а лампочки и фильтры пылесоса меняются по расписанию.

Удобно ли CMMS для пользователя?

Удобство использования — ключ. Вы не увидите возврат инвестиций, если тратите время, ресурсы и деньги на борьбу с пониманием вашей новой CMMS. CMMS не только для технически подкованных членов вашей организации — она разработана для всех. Это значит, что все сотрудники от наземных техников обслуживания до менеджеров C-уровня должны эффективно использовать вашу CMMS на ежедневной основе.

С CMMS, чем больше данных и усилий вы вкладываете, тем лучше возврат будет от системы. Если вы выбираете программную систему, требующую технических навыков, будет трудно реализовать потенциал системы. Если сотрудник борется с обучением системе — или хуже, отказывается учить её, потому что это слишком раздражает — могут возникнуть ошибки; блок HVAC может выйти из строя в жаркий день в июле или спасающее жизнь оборудование в больнице может не функционировать как требуется. CMMS должна рассматриваться как помощник отдела обслуживания; часть ПО, используемая на каждом этапе процесса обслуживания. Независимо от того, насколько изощренной может быть CMMS, она будет ценна только если сотрудники готовы и способны ее использовать. Внедрение системы всеми пользователями будет драматически увеличено выбором удобного для пользователя ПО CMMS (часто известного как ПО управления объектами).

При общении с поставщиками CMMS спросите, сколько времени обычно занимает внедрение системы, и сколько вызовов в поддержку обычно ожидается от нового клиента в первые несколько месяцев. Эти вопросы дадут вам хорошее представление о том, насколько удобна их ПО на самом деле.

Веб-базированное или устанавливаемое ПО?

Веб-базированное решение CMMS (также называемое Software as a Service (SaaS) или облачные вычисления) обычно хостится вашим провайдером на их оборудовании и управляется в их собственном дата-центре. Пользователи получают к нему доступ через Интернет, либо через веб-сайт, либо через специфическое приложение или программное решение. С другой стороны, устанавливаемая CMMS полностью хостится на месте, что означает, что все оборудование должно быть установлено, управляемо и контролируемо компанией, использующей CMMS.

Как правило, веб-базированные решения CMMS намного дешевле, и они предлагают пользователям гораздо более высокий уровень поддержки с функциями поддержки, оптимизированными в продукт. Однако, поскольку они не хостятся на месте, пользователи иногда чувствуют, что у них меньше контроля над их CMMS, так как они не контролируют оборудование, на котором хостится их установка. Некоторые пользователи чувствуют, что их данные не так безопасны на веб-базированных платформах по сравнению с хостингом на месте. Вопрос безопасности данных является приоритетом для сегодняшних сложных моделей SaaS. Для подробного объяснения безопасности веб-базированной CMMS, прочитайте нашу статью здесь. Как многие веб-базированные провайдеры CMMS, Hippo использует 256-битное шифрование для защиты данных своих клиентов. Также он проводит регулярные ежегодные тесты безопасности на своем оборудовании, гарантируя, что любые возможные дыры сразу залатываются. Учитывая стоимость управляемых сервисов безопасности, маловероятно, что установленная CMMS каким-либо образом безопаснее веб-базированного решения в реальной практике.

5 вопросов о ценообразовании вашей CMMS

Найти правильную CMMS для вашего бизнеса — это только часть уравнения. Другая часть — стоимость ПО CMMS. Фактическая стоимость использования ПО CMMS будет варьироваться от поставщика к поставщику в зависимости от желаемых функциональностей, количества пользователей и объема управляемых данных. Лицензии для одного пользователя найдены стоимостью от $25 в месяц с повышением сборов до $200 в месяц, не включая другие ежегодные подписки или сервисные сборы. Для получения надежной и точной информации о затратах лучше заглянуть за информацию, предоставленную на веб-сайтах поставщиков CMMS. Найдите время для прямого общения с поставщиком о продукте и затратах перед покупкой ПО CMMS, задав следующие вопросы:

Будет ли поставщик взимать плату за каждого дополнительного пользователя?

Хотя некоторые решения CMMS построены вокруг фиксированной платы за лицензию, другие будут взимать увеличивающуюся сумму в зависимости от количества пользователей, получающих доступ к системе. Этот вопрос нужно решить, чтобы определить, впишется ли система в ваш бюджет. Системы, взимающие плату за дополнительных пользователей, могут быть запретительными для быстро растущих бизнесов. Лучшей альтернативой могут быть пакеты, позволяющие неограниченное количество пользователей, тем самым устраняя обеспокоенность по поводу растущих затрат.

Также важно спросить поставщиков, как они определяют пользователя. Является ли пользователь тем, кто просто получает доступ к системе, или пользователь — это тот, кто может делать запросы на работу? Убедитесь, что вы на одной странице с вашим поставщиком, чтобы вы могли точно оценить котировку, которую получите.

Прозрачна ли структура ценообразования?

Выявите любые скрытые сборы, разговаривая с поставщиками CMMS детально о их структуре сборов. Объясните потребности вашей компании и спросите напрямую, какие виды сборов вы можете ожидать вперед. Как отмечалось, не все системы CMMS привязывают свою стоимость к количеству пользователей, получающих доступ к системе. Некоторые взимают плату за количество заявок на работу, поданных ежемесячно, в то время как другие имеют ставки, меняющиеся в зависимости от того, сколько сайтов, зданий или отделов у вашего бизнеса есть или приобретает.

Если веб-базированное ПО является вариантом, примите это во внимание. Ценообразование на веб-базированном ПО обычно более гибкое и управляемое и доступно в инкрементных (ежегодных или ежемесячных) платежах. Альтернативно, сайт-базированное ПО, которое должно быть установлено на выделенных серверах компании, обычно идет с более высокой предварительной стоимостью; и несмотря на эту стоимость, бизнес все еще может быть обязан платить ежемесячно или ежегодно за лицензионные сборы и подписку на поддержку.

Есть ли доступные скидки?

Многие компании CMMS предлагают скидку для некоммерческих клиентов, долгосрочных обязательств и других типов клиентов. Во время вашего исследования обязательно спросите каждого поставщика, какие типы скидок они предлагают. Суммы скидок могут варьироваться от поставщика к поставщику; учитывайте любые применимые скидки в ваших расчетах и финальном принятии решения.

Какова политика возврата средств?

Найти правильную CMMS — тяжелая работа, и если вы не удовлетворены, иметь возможность обращения важно. Спросите, предлагает ли поставщик какой-либо вид гарантии удовлетворенности. Узнайте, как долго гарантия длится и какие условия. Поскольку установка и внедрение ПО CMMS может быть длительным процессом, занимающим несколько недель или месяцев, иметь расширенный период возврата разумно.

Какова стоимость настройки?

Стоимость внедрения ПО может быть дорогой и окончательным решающим фактором. Обязательно узнайте о типичной стоимости настройки и спросите, сколько их клиенты обычно платят в первый год как клиенты. Поскольку у каждого бизнеса разные препятства для внедрения, заложите запас в оценку.

Настройка системы обычно происходит одним из двух способов: клиент настраивает всё сам или клиент платит компании ПО CMMS за помощь в процессе. Решение о самостоятельной настройке должно руководствоваться не только стоимостью, но и доступными техническими навыками, необходимыми для проведения процесса. Для некоторых бизнесов время, ресурсы и фрустрация, вовлеченные в процесс самостоятельной настройки, могут сделать решение привлечь помощь поставщика предпочтительным. В этом случае поставщики могут быть более готовы помочь заполнить вашу базу данных и обучить ваш персонал. Если вы хотите сэкономить деньги, настраивая свою новую ПО CMMS самостоятельно, но система настолько сложна, что вам требуется помощь поставщика, это может быть не правильное ПО для вас. Как правило, веб-базированные системы легче внедрять по сравнению с он-сайт системами, требующими выделенного оборудования. Важно оценить разницу в затратах заранее, если вы рассматриваете возможность помощи поставщика.

2 вопроса о технической поддержке каждому поставщику CMMS

Даже самое удобное для пользователя ПО может сопровождаться болями роста; важный фактор — убедиться, что должное обучение и надежная команда поддержки способны обеспечить минимизацию трудностей. Если вы планируете успешно внедрить CMMS, вам нужно убедиться, что у вашего поставщика есть команда, готовая поддержать вашу компанию. Вот два вопроса вашему поставщику во время первичной консультации:

Предлагают ли они обучение?

Узнайте, будет ли поставщик CMMS обучать вас настройке баз данных, вводу данных, планированию профилактического обслуживания и постановке в очередь заявок на работу — а также любых других услуг, которые вашей команде нужны из вашей CMMS. Также узнайте, включено ли обучение в вашу ежемесячную плату (или плату за настройку). Если нет, каковы дополнительные затраты на обучение? Лучший подход — убедиться, что несколько ключевых людей, таких как управление и другие важные пользователи, обучены в ПО как можно скорее. Эти лидеры могут затем передать свои знания другим членам команды обслуживания со временем. Обмен информацией таким образом может сэкономить вам деньги, если выбранный вами поставщик CMMS взимает плату за обучение и поддержку.

Легко ли связаться с поддержкой?

Узнайте временные рамки, в которых можно связаться с поддержкой, и, не менее важно, ожидаемое время ответа. Спросите, какие методы коммуникации доступны вам? В зависимости от обстоятельств и времени суток, электронная почта может работать лучше, в то время как в другие времена телефон или чат могут быть предпочтительнее. Узнайте, квалифицирована ли команда поддержки? Другими словами, будете ли вы звонить на 800-номер колл-центра, где технический персонал поддержки аутсорсится, или будете взаимодействовать с штатными техниками, способными исправлять баги и улучшать клиентский опыт?

Для большинства клиентов, инвестирующих в CMMS, наличие запланированной программы профилактического обслуживания — ядро вашего бизнеса. Если баг системы нарушает функциональность вашего профилактического обслуживания или любой функции, которая жизненно важна, решение проблемы ASAP критично. Игра в телефонные таги, нахождение на удержании 45 минут или передача тикета заявки на работу кому-то другому может быть раздражающим и дорогим. Спросите, как и кем эти вопросы будут решаться. Поддержка — то, о чем бизнесы редко думают, пока нет проблемы. Спросите о сервисах поддержки перед покупкой CMMS.

3 вопроса о долгосрочном успехе вашей CMMS

При покупке ПО CMMS обычно фокусируются на настоящем с обеспокоенностью, сосредоточенной на вопросах, относящихся к стоимости установки и обучению сотрудников в ее использовании. Слишком часто вопросы, относящиеся к тому, как система повлияет на ваш бизнес в будущем по мере его роста и эволюции, упускаются. Убедитесь, что вы учитываете эти три фактора, которые могут повлиять на ваш бизнес в будущем:

Может ли ваше ПО CMMS масштабироваться по мере роста вашего бизнеса?

Бизнесы динамичны, что означает, что они меняются и эволюционируют со временем. Поговорите с вашим поставщиком CMMS и узнайте, может ли ПО адаптироваться к росту компании, включая добавление к зданию, увеличение персонала или изменение обязанностей и задач персонала обслуживания. Больницы, например, испытывают постоянные изменения, такие как введение нового оборудования, требующего ежедневного обслуживания, или добавление парка скорых помошей, которые должны быть на дороге 24/7. В этом случае CMMS должна уметь справляться с этими вызовами. Предвосхитите, что ваша компания, вероятно, эволюционирует, и ваше ПО должно эволюционировать с вами. Убедитесь, что все детали возможностей расширения ПО заложены заранее.

Предвосхитите возможность того, что ваша компания эволюционирует, и ваше ПО должно уметь эволюционировать с вами. Убедитесь, что все детали заложены заранее, так что ваша компания не будет застата врасплох в середине крупного изменения или расширения.

Можно ли извлечь данные для использования в другой системе CMMS?

Если ваша компания вырастет за пределы ПО, которое вы выбрали, важно, чтобы вы не обнаружили себя в позиции необходимости начинать с нуля с новой системой. Важный вопрос для рассмотрения: позволит ли поставщик вам переиспользовать данные, хранящиеся в их системе, для использования в новом ПО управления обслуживанием? Обязательно узнайте о процедуре, если извлечение данных станет необходимым.

Какова частота обновлений ПО?

Репутационные программные компании имеют команду разработчиков, которые всегда работают над улучшением своего ПО. Обновления распространены и указывают на то, что ваш поставщик CMMS инвестирован в поддержание пожизненных отношений с довольными клиентами. В общем, веб-базированное ПО обновляется чаще, чем ПО, установленное на собственных серверах бизнеса. Однако эти обновления обычно не приводят к прерыванию сервиса. Поскольку различия в частоте обновлений и связанных простоях варьируются от одного поставщика к другому и от одного формата к другому, лучше всего спросить о том, как часто выпускаются обновления ПО, в какое время они выпускаются и какие, если есть, простои можно ожидать во время установки обновлений.

Чтобы найти правильную CMMS для вашего бизнеса, вы должны задавать вопросы и находить ответы

Если вы все еще пытаетесь отслеживать свои потребности в обслуживании с помощью электронной таблицы, пришло время рассмотреть CMMS как более эффективную, продуктивную и прибыльную альтернативу. Министерство энергетики США сообщает, что в среднем компании сообщили о снижении простоя оборудования на 20% после внедрения ПО системы управления обслуживанием. Тем не менее, даже с потенциалом для больших экономий затрат, вы уже можете знать, что поиск CMMS, подходящей для вашего бизнеса, может быть пугающим.