Разрушаем 5 распространенных мифов о недостатках ПО CMMS

Что такое ПО CMMS? Компьютеризированные системы управления обслуживанием (CMMS) используются организациями начиная с 70-х годов. Изначально они использовались производителями для мониторинга оборудования, труда и запасов, гарантируя, что производство было оптимизировано и простой оборудования сокращен. С их введения мы видели больше отраслей, принимающих ПО управления обслуживанием. ПО стало более удобным для пользователя, универсальным и масштабируемым за последние несколько десятилетий, делая их применимыми к больницам, колледжам, офисным зданиям, ритейлерам, религиозным учреждениям и другим. Тем не менее многие менеджеры по обслуживанию и объектам имеют сильные резервы относительно внедрения CMMS в своей компании из-за негативных впечатлений, которыми они обладают. Эта статья расставляет всё на свои места, предоставляя поддержку, которая опровергает распространенные мифы и заблуждения вокруг недостатков ПО CMMS.

Миф №1: У CMMS высокий процент неудач

Цифры по успеху внедрения CMMS не обнадеживают. Исследования внедрения CMMS варьируются, при этом некоторые исследования сообщают о процентах неудач, начиная с 40%, а другие даже до 80%! С такими статистиками иметь резервы относительно внедрения ПО управления обслуживанием оправдано. Правда в том, что не так много исследований о системах CMMS, и то, что доступно, часто устарело. К сожалению, этот кратковзглядный и менее актуальный информация формирует наше общее понимание успеха CMMS.

В действительности системы ПО обслуживания постоянно улучшаются, и больше компаний в разных секторах ищут ПО CMMS. С технической инновацией и значительным ростом, 80% процент неудач кажется маловероятным на сегодняшнем рынке. В прошлом установки CMMS подразумевали значительное обучение, обслуживание и сложные системы, которые было нелегко выучить.

По мере эволюции отрасли мы усвоили несколько уроков по пути. Существует много факторов, необходимых для успеха внедрения:

• Понимание масштаба проекта
• Понимание ожиданий от CMMS
• Обязательство руководства
• Наличие персонала, готового к изменениям
• Хороший сбор данных и ввод данных
• Обучение и поддержка поставщика

Сегодня мы видим поставщиков CMMS, предлагающих покупателям много способов ознакомиться с новым ПО перед покупкой, включая бесплатные пробные версии и живые демо. Эти программы позволяют покупателям тест-драйв ПО без обязательств и позволяют пользователям сравнивать разные программные системы друг с другом.

Мы знаем о CMMS больше, чем 20 лет назад. Важно проводить тщательное исследование перед приобретением CMMS и убедиться, что вы посвящаете время планированию и внедрению вашей системы с самого начала. Это включает получение поддержки от вашей команды обслуживания и получение адекватного обучения для оптимизации функций вашей системы. Для получения дополнительной информации о правильном внедрении ПО CMMS, прочитайте наш пост здесь.

Миф №2: CMMS слишком дорог для нашей организации

В прошлом ПО обслуживания было очень затратным для внедрения. На своем зарождении CMMS развертывались на месте и подразумевали много кастомизации, конфигурации, обучения и поддержки. Как и с большинством технологий, затраты снижаются со временем. Поставщики CMMS стали более эффективными в разработке и развертывании, и увеличенная конкуренция значительно снизила цены.

25 лет назад компании могли легко платить $50,000 за внедрение ПО управления объектами на своем объекте. Были сборы за на-сайт установку, кастомизацию и конфигурацию, консультирование, обучение и индивидуальные лицензии пользователей. Кроме того, компании ожидали платить дополнительные постоянные сборы за обновления ПО и техническую поддержку. Рынок CMMS увидел некоторые значительные изменения, приведшие к снижению затрат.

• В настоящее время доступно более 200 различных вариантов ПО CMMS. Увеличенная конкуренция снизила цены.
• Поставщики предлагают SaaS (ПО как услугу) развертывание, которое почти полностью устранило высокие стартовые затраты. С веб-базированным ПО CMMS обновления и обслуживание объединены вместе. Постоянная техническая поддержка также включена.
• Подписки с неограниченным количеством пользователей доступны от некоторых поставщиков, позволяя компаниям больше гибкости и избегать высоких сборов за множественных пользователей.
• С мобильной и веб-базированной технологией есть меньше зависимости от оборудования и больше от ПО.

Поверьте или нет, если вы сделаете свое исследование, вы могли бы найти решения CMMS (с неограниченными пользователями) за $1,200/год с небольшими или нулевыми затратами на настройку и обучение. Это не было случаем 25 лет назад.

Миф №3: Пользователям CMMS нужно быть технически подкованными

Когда системы CMMS только появились на сцене, высокая компьютерная грамотность была обязательной, если вы собирались их использовать. Использование компьютеров, их операционных систем и управления базами данных требовало значительного обучения и знаний. Было много акцента на оборудовании также. Компьютерные знания превышали то, чем были оснащены типичные сотрудники обслуживания (и большинство людей вообще).

Сегодня мы видим совершенно другую CMMS. Разработчики ПО имеют доступ к инструментам, позволяющим им проектировать ПО так, чтобы оно было легким для обучения. Кроме того, с веб-базированным развертыванием IT-отделы не требуются для поддержания системы. Обновления автоматические, и есть множество инструментов обучения и поддержки, доступных конечным пользователям. Сегодняшнее ПО обслуживания доступно везде, где есть интернет-соединение, имеет встроенные библиотеки обучающих видео, живой чат с технической поддержкой и обучение по запросу через технологии совместного экрана, такие как GoToMeeting.

Сегодняшняя CMMS имеет хорошо спроектированный пользовательский интерфейс, дашборды, простые в использовании генераторы отчетов, гибкие опции пользователя и мобильный доступ.

Миф №4: CMMS не применяется к малым бизнесам

Если вы были экспонированы управлению обслуживанием ПО рано, нет сомнений, что вы бы подумали, что они не подходят для малых бизнесов (менее 100 сотрудников). Этот взгляд исходит из факта, что системы CMMS были дорогими, требовали много времени и ресурсов для внедрения и были очень сложными, вовлекающими функциональность и функции, ориентированные на крупные операции.

Сегодня мы видим многие малые бизнесы, использующие ПО CMMS. Единая движущая сила — неэффективность отслеживания обслуживания с помощью бумаги или электронных таблиц. Как только менеджеры чувствуют, что они выросли из этих методов, они смотрят в сторону ПО управления обслуживанием. Сегодняшние приложения более масштабируемы, чем то, что мы видели 25 лет назад. Наследие компьютеризированных систем управления обслуживанием имело подход «один размер подходит всем», высокие стартовые затраты и много времени, требуемого для установок, делали их недоступными для малых компаний. Покупатели сегодня могут отказаться от модулей, которые им не требуются, и масштабироваться вверх, когда время подходит. Мы обычно видим малые компании, использующие CMMS только для профилактического обслуживания, в то время как другие используют модули корректирующего обслуживания и управления инвентарем. Гибкость, которую мы видим с сегодняшним ПО, сделала её доступной для малых, средних и крупных организаций. Еще лучше — способность современной CMMS масштабироваться с размером вашего бизнеса, позволяя вашей CMMS непрерывно расти с вами по мере вашего роста. Смешивая и сочетая важные модули CMMS, мы наконец покончили с идеей, что «CMMS — это больше, чем нам нужно сейчас».

Миф №5: У веб-базированной CMMS высокие риски

Самый большой страх использования веб-базированного ПО CMMS напрямую связан с одной из его крупнейших выгод — аутсорсингом IT-бремени специализированному провайдеру. Это воспринимается большинством как огромный плюс, но если вы обрабатываете конфиденциальные данные клиентов, безопасность становится проблемой.

Риск безопасности минимизируется, если вы делаете свою должную осмотрительность. Поставщики ПО CMMS, предлагающие SaaS развертывание, готовы ответить и предоставить любые вопросы безопасности, которые вы можете бросить на них. Факт в том, что поставщики ПО хранят данные клиентов в дата-центрах последнего поколения, где принимается каждая мера предосторожности для предотвращения угроз безопасности. В конце дня вам нужно взвесить выгоды против затрат. А выгоды много; никаких затрат на оборудование, резервное копирование и аварийное восстановление, низкое обслуживание и мобильность.

Если ваша организация поддерживает сверхсекретные военные объекты и оборудование, веб-базированное ПО обслуживания может не быть вариантом, но для других организаций с менее «конфиденциальными» данными, это определенно стоит рассмотрения.

---

Системы ПО управления обслуживанием быстро эволюционировали за последние десятилетия. Цены значительно снизились, а системы стали более доступными для среднего технического пользователя. Системы больше не ограничены крупными предприятиями с огромными отделами обслуживания, а любая организация, малая или большая, может получить выгоду от оптимизированного отдела обслуживания. Мы слышим больше историй успеха, чем неудач. И мы видим, что облачные вычисления — невероятно безопасный метод доставки ПО. По мере того как все больше компаний выбирают систему CMMS, отделы обслуживания всех размеров видят значительную экономию затрат на ремонтное обслуживание, приводящую к общему конкурентному преимуществу от их CMMS. Чтобы узнать больше о выгодах ПО CMMS, прочитайте нашу статью здесь.

Если ваш опыт с ПО CMMS — с 15-20 летним приложением, пришло время увидеть, что там есть. Вы приятно удивитесь и на шаг ближе к более оптимизированному отделу обслуживания.

Источники:

https://www.reliableplant.com/Read/28838/CMMS-implementation-keys