Приобретение простого программного обеспечения CMMS

Без сомнения, переход на систему компьютеризированного программного обеспечения для управления техническим обслуживанием (CMMS) может оказаться сложной задачей, особенно для владельцев бизнеса, которые в течение многих лет полагались на электронные таблицы для управления своими операциями по техническому обслуживанию. Признание необходимости изменений может быть проблемой само по себе, потому что это означает поиск более надежного и эффективного решения для замены метода, который больше не соответствует потребностям компании, поэтому начинается ваш поиск простого программного обеспечения CMMS. Кроме того, многим владельцам бизнеса трудно понять, как внедрить автоматизированную систему обслуживания, которая полностью отличается от традиционных подходов «карандаша и бумаги». Вот некоторые распространенные вопросы, которые они задают:

Действительно ли CMMS улучшит мои операции по техническому обслуживанию?
Во сколько мне обойдется программное обеспечение CMMS с точки зрения финансовых затрат, ресурсов и времени?
Сколько усилий уходит на переход на CMMS?
Насколько легко работать с CMMS?
Будут ли мои сотрудники действительно использовать CMMS?
Как CMMS будет адаптироваться к изменяющимся потребностям моей компании?
Могу ли я получить доступ к CMMS, где бы я ни находился?
В конце концов, сэкономит ли CMMS деньги моей компании?

Учитывая эти и другие опасения, становится понятным, почему многие владельцы бизнеса не решаются продвигаться вперед с платной системой обслуживания программного обеспечения. К счастью, есть способ сначала пройти тест-драйв с бесплатной простой программной системой CMMS. Хотя эти системы не являются полнофункциональными и не настолько настраиваемыми, как платные CMMS, они дадут владельцам бизнеса представление о том, как они работают и что они могут сделать. Для некоторых владельцев бизнеса бесплатное программное обеспечение CMMS может быть идеальным долгосрочным решением, в то время как для других оно может стать ступенькой к более продвинутой системе. Вот некоторые моменты, которые следует учитывать при приобретении бесплатной и простой версии программного обеспечения для автоматизированного обслуживания.

Основы простого программного обеспечения CMMS

Хорошей отправной точкой для тех, кто плохо знаком с программным обеспечением для автоматизированного управления техническим обслуживанием, является понимание того, что представляют собой эти системы. Текущее программное обеспечение для управления техническим обслуживанием предлагает компаниям возможность отслеживать рабочие задания, быстро создавать точные отчеты и мгновенно определять, какие из их активов требуют профилактического обслуживания. Это усовершенствование привело к увеличению срока службы оборудования, улучшению организации, улучшению управления временем и использованием рабочей силы и, в конечном итоге, к снижению эксплуатационных расходов и увеличению прибыли компании.

В основе эффективно управляемой операции лежит надлежащее техническое обслуживание оборудования и активов. Плохое техническое обслуживание оборудования обычно приводит к непредвиденным поломкам, дорогостоящему ремонту и часто к замене оборудования. Проведение регулярного профилактического обслуживания — лучший способ избежать непредвиденных поломок оборудования, а также продлить срок его службы. Когда дело доходит до профилактического обслуживания, CMMS предоставляют контрольный список всех задач, связанных с обслуживанием каждой единицы оборудования, а также создают регулярные графики, отправляют уведомления и напоминания и генерируют отчеты. Поскольку профилактическое обслуживание является наиболее ценным аспектом CMMS, важно, чтобы какая бы автоматизированная система ни была выбрана — бесплатная или иная, — она была способна контролировать плановые проверки технического обслуживания.

Функции, предлагаемые в бесплатных программных системах CMMS

Эти системы предлагаются рядом поставщиков CMMS в первую очередь в качестве пробной версии их платных систем или в качестве платформы для рекламы. Бесплатное программное обеспечение CMMS доступно в загружаемом формате или в локальном формате, что означает, что программное обеспечение должно размещаться и поддерживаться на сервере компании. Одним словом, бесплатное программное обеспечение для обслуживания является «базовым», в котором вы найдете разумные функции профилактического обслуживания у некоторых поставщиков, которые теперь предлагают возможности электронной почты. Эти системы лучше всего подходят для небольших операций с менее чем 100 объектами.

Что следует знать о бесплатной CMMS

При мысли о приобретении бесплатного простого программного обеспечения CMMS сразу приходят на ум две поговорки:«вы получаете то, за что платите» и «ничто в жизни не бывает бесплатным». Важно отметить, что хотя базовое программное обеспечение является бесплатным или с открытым доступом, существуют некоторые важные ограничения, которые приводят к дополнительным затратам и временным ограничениям. Вот некоторые из них, на которые стоит обратить внимание:

• Доступ к некоторым бесплатным программным системам CMMS ограничен по времени, например 30 или 60 днями.
• Некоторое программное обеспечение с открытым доступом содержит рекламу.
• Если выбран локальный формат, пользователь несет полную ответственность за установку и обслуживание программного обеспечения. Дополнительные расходы включают выезд технического специалиста, который будет нести ответственность за обслуживание системы, компьютерное оборудование, а также расходы на приобретение антивирусного программного обеспечения.
• Бесплатные системы CMMS не поставляются с регулярными обновлениями программного обеспечения.
• Нет технической поддержки или руководств по бесплатному программному обеспечению CMMS.
• Программное обеспечение CMMS с открытым доступом является статичным, что означает, что его нельзя настроить в соответствии с конкретными потребностями компании.
• Такие функции, как мобильный доступ, сканирование штрих-кода, загрузка документов и другие функции обработки изображений, которые обычно доступны в платных системах CMMS, не включены в бесплатное программное обеспечение CMMS.

Заключение

Переход на автоматизированную систему управления техническим обслуживанием — важное решение не только с точки зрения затрат, но и с точки зрения времени и распределения ресурсов. Из-за этого совершенно логично, что владельцы бизнеса хотят быть в курсе того, что они покупают, прежде чем подписывать пунктирную линию. Тест-драйв представляется разумным подходом только в том случае, если он может быть осуществлен с минимальными затратами энергии и с минимальными затратами энергии. Операции, которые могут извлечь наибольшую выгоду из бесплатного программного обеспечения CMMS, связаны с:

• Менее 100 объектов
• Ограниченный запас запчастей
• Минимальное оперативное обслуживание
• Нет необходимости в технической поддержке
• Мобильный доступ не требуется

Для компаний, которые могут работать в рамках этих параметров, бесплатный простой программный пакет CMMS может быть отличным выбором либо в качестве решения для управления долгосрочным обслуживанием, либо в качестве краткосрочного варианта при определении того, является ли CMMS подходящим способом управления операциями обслуживания с течением времени. . В качестве альтернативы, если системы CMMS с открытым доступом не являются жизнеспособным вариантом, поставщики платных систем предлагают демонстрации своих систем, а также возможность подробно обсудить свои продукты, варианты услуг и структуру оплаты. Знание ограничений, отмеченных выше, послужит полезным руководством при принятии решения о том, является ли приобретение платного простого программного обеспечения CMMS правильным путем для вашего бизнеса.