Ваше полное руководство по покупке CMMS: максимизация производительности активов

Компьютеризированные системы управления техническим обслуживанием (CMMS) — популярный выбор во многих отраслях для управления обслуживанием всех типов. Данные 2017 года показали, что 78% компаний, внедривших CMMS, увидели положительное улучшение срока службы оборудования. Результаты осязаемы, и определенно есть выгода от использования организованной и полной системы для управления этими активностями.

С другой стороны, данные Maintenance World указывают, что между 40% и 80% внедрений CMMS проваливаются. Один из лучших способов предотвратить провал проекта — должное планирование оценки, тестирования и внедрения CMMS. Это руководство даст обзор важных компонентов, определений, выгод и затрат, связанных с множеством популярных предложений на рынке. Информация релевантна для любого размера бизнеса — от локальных малых операций до международных энтерпрайзов.

В этом руководстве обсудим:

• Что такое CMMS-программы?
• Кто использует CMMS?
• Как работает CMMS?
• Преимущества использования CMMS
• Частые фичи CMMS-ПО
• Как выбрать правильный CMMS
• Сколько стоит CMMS-ПО?

Что такое CMMS-программы?

CMMS спроектирован для оптимизации всех активностей управления обслуживанием для одного сайта или всего энтерпрайза. Как подразумевает название, это программные продукты, интегрирующиеся с доп. железом — сканерами, датчиками — для комплексного вида объекта или склада. Существует несколько смежных типов ПО, похожих на CMMS, фичи между ними иногда перекрываются. Посмотрим на несколько похожих типов решений, используемых компаниями сегодня:

• Enterprise Asset Management (EAM). По мере роста компаний отслеживание каждого отдельного актива становится сложнее. EAM дает полное решение для управления активами по всем сайтам, контролируемым компанией. Очень похож на CMMS, EAM часто содержит похожие фичи плюс интеграцию с более крупной ERP-платформой. Эта связь дает пользователям EAM возможность трекать и мониторить активы и связывать затраты с корпоративной финансовой деятельностью.
• Facilities Maintenance (FM). FM-ПО позволяет трекать и выполнять плановые наряд-заказы и мониторить базовую информацию для каждого актива. Эти фичи всегда входят как ключевой компонент CMMS-платформ.
• Preventive Maintenance (PM). Еще один тип ПО, фокусирующийся на процессе выполнения наряд-заказов для обслуживания. Обычно включают базовые фичи для планирования, выполнения и трекинга всего планового обслуживания. Часто группируются с очень похожей линейкой ПО — системами управления наряд-заказами.
• Fleet Maintenance. Любой бизнес с автопарком грузовиков или транспорта имеет уникальные соображения: трекинг пробега, планирование маршрутов. Есть ПО с этими деталями, также их можно найти в некоторых CMMS, кастомизированных для нужд флит-операторов.

Кто использует CMMS?

ПО управления обслуживанием теперь используется компаниями всех размеров по отраслям во всем мире. Взгляд на три основных тира размера бизнеса помогает понять, где ваша компания вписывается и какие уровни сервисов доступны:

• Крупные энтерпрайзы. Большинство имеют полные ERP-системы и используют EAM или CMMS для управления активами. Компания этого размера должна быть очень осознанной о изменениях и обычно требует кастомизации и множественных сторонних интеграций при оценке новой системы. CMMS-платформы для крупных энтерпрайзов обычно сложнее и кастомизируемее с тысячами потенциальных фич.
• Средний бизнес. Компания, считающаяся mid-sized, обычно в переходе и проходит длительный процесс установки надежных базовых процессов и масштабирования операций. Могут не требовать все фичи полнофункциональных EAM и ERP, но могут иметь уникальные нужды за пределами базовой функциональности CMMS. Важно для этих клиентов учитывать гибкость любого нового CMMS и то, как платформа может расти вместе с компанией.
• Малый бизнес. Этот сегмент сейчас обслуживается более чем тысячей CMMS-вендоров. Большое число опций затрудняет оценку ПО для этих клиентов. Лучший способ для малого бизнеса оценить CMMS — ревью ключевых фич системы, легкости внедрения и способности закрывать приоритетные нужды.

При оценке CMMS и создании плана ресурсов и обучения важно также думать о разных отделах компании, использующих систему. Есть ряд ролей, которые могут сильно выиграть от использования CMMS. К ним относятся:

• Менеджеры обслуживания
• Фасилити- или операционные менеджеры
• Инвентарные менеджеры
• Менеджеры Total Productive Maintenance (TPM)
• EH&S персонал
• Техники
• Производственный персонал
• Подрядчики
• IT-отдел

Компании могут выбирать почти любую комбинацию прав доступа для CMMS. В некоторых случаях lean-деплой использует только ресурсы управления обслуживанием с доступом к системе. В других — более коллаборативный и инклюзивный подход с вовлечением множества отделов. Внутри организации важно учитывать, кто должен быть вовлечен, какие у них ответственности и как они могут добавить ценность внедрению CMMS.

Как работает CMMS?

CMMS предоставляет централизованную платформу для управления всеми активностями обслуживания. Эта платформа связывает операторов, планировщиков, исполнительных и другие ресурсы способом, помогающим им выполнять работу эффективнее. Также дает видимость и прозрачность в важные данные всем заинтересованным. Думая о том, как используется CMMS, держите в уме четыре ключевые функции:

• Идентификация проблемы. При проблеме на заводе или складе CMMS помогает быстро выявить, что не так и что нужно сделать для исправления. Поскольку вся система связана, легко идентифицировать любую проблему: потерю инвентаря, перерасход затрат, отказ оборудования.
• Управление работами. Центральная функция CMMS — помочь организовывать и завершать запросы на работу для планового, предиктивного и корректирующего обслуживания. ПО имеет инструменты не только для логирования работы, но и для управления одобрениями и оптимизации workflows.
• Корневая причина. Эффективная программа обслуживания должна иметь определенный процесс определения корневой причины любого отказа оборудования или других проблем. Использование CMMS для трекинга этой активности и оцифровки делает намного легче поиск информации о повторных отказах и использование знаний всей команды для надежных решений.
• Исторические записи. Когда речь о записях, CMMS — один из лучших способов обеспечить точность архива и готовность к любому аудиту или историческому ревью. Цифровой архив также лучший способ сделать обмен информацией среди команды и сторонних подрядчиков или стейкхолдеров быстрым и эффективным.

Преимущества использования CMMS

Использование CMMS держит всю компанию организованной и имеет ряд преимуществ над традиционными методами и ручным трекингом. Некоторые основные выгоды CMMS:

• Эффективное планирование и расписание обслуживания
• Управление наряд-заказами
• Снижение сверхурочных
• Повышение безопасности
• Прозрачность по всему бизнесу
• Снижение простоев оборудования
• Меньше бумажной работы
• Повышенная продуктивность
• Точные подсчеты запасных частей
• Четкие метрики, KPI и отчетность

Часть вызова в выборе CMMS — найти систему с балансом фич и ценности, хорошо подходящей под нужды организации. Чтобы максимизировать выгоды CMMS, даже если у вас уже есть одна, нужно регулярно ревьюить, используете ли вы главные выгоды и любые новые фичи, вышедшие в релизе.

Частые фичи CMMS-ПО

CMMS — многогранная платформа, вращающаяся вокруг ряда важных функций, всех связанных с центральной базой. При оценке ПО всегда начинайте с этих ключевых фич, чтобы убедиться, что они спроектированы под ваши нужды. Хотя большинство CMMS-программ содержат эти фичи, они могут предлагать очень разные инструменты и опции конфигурации.

Управление наряд-заказами. Как упоминалось, управление наряд-заказами — ключевая фича всех CMMS. Эффективный workflow наряд-заказов позволяет пользователям легко видеть статус, назначать персонал и части, обрабатывать завершение. Помимо этого, многие ведущие CMMS-платформы также включают возможность:

• Назначение информации о корневой причине
• Автоматизация создания новых наряд-заказов
• Прикрепление доп. документации к отдельным заказам
• Автоматическая генерация наряд-заказов для триггеров планового обслуживания

Управление инвентарем. Типичный объект может содержать потенциально тысячи отдельных частей и аксессуаров для обслуживания оборудования onsite. CMMS обычно включает поддержку управления этим инвентарем, включая инструменты для организации поставщиков, ревью затрат и установки уровней инвентаря.

Управление персоналом. Персонал — внутренний штат и подрядчики — важный ресурс для завершения обслуживания и фасилити-активностей. Данные вроде зарплаты, смен, сертификаций обычно трекаются в CMMS и дают четкую картину: кто доступен и для какой работы.

Управление активами. Уже упоминали, что EAM и CMMS часто сравниваются, обе предлагают управление активами как ключевую фичу. Хотя трекинг-фичи могут быть менее обширны в CMMS по сравнению с EAM, большинство систем включают реестр активов, определенные локации оборудования и данные производительности. Одна главная переменная среди CMMS-платформ — поддержка сторонних периферийных устройств вроде измерителей, датчиков и другого оборудования для real-time мониторинга оборудования.

Как выбрать правильный CMMS

Хорошая идея — сформировать проектную команду для оценки и выбора CMMS для компании. Это поможет команде оставаться фокусированной на адекватном дедлайне и бюджете, держа общий проект на треке. Дополнительно можно учесть несколько важных шагов в планировании оценки:

1. Начните с размера бизнеса и главных стратегических приоритетов, которые CMMS может поддерживать. Это поможет выбрать подходящий начальный скоуп фич для идеального CMMS, сразу сузив список потенциальных вендоров.
2. Сравните желаемые фичи с каждой системой и исключите те, что не подходят под скоуп бизнеса или имеют ограничения юзабилити, негативно влияющие на внедрение.
3. Ревьюйте поддерживаемое железо, сторонние интеграции и любые API-фичи для каждого варианта. Отличное время для реального сравнения того, как CMMS интегрируется с вашими существующими системами и процессами.
4. Обсудите обучение и поддержку с каждым вендором, включая доп. затраты на ролл-аут и поддержку ПО. Многие компании по-разному считают эти сборы, и жизненно важно не недооценивать важность и стоимость текущих потребностей в обучении.
5. После первичного ревью соберите комплексный ROI для внедрения CMMS и сравните выгоды среди финального списка провайдеров.

Сколько стоит CMMS-ПО?

Вендоры CMMS обычно предлагают один или несколько из следующих базовых планов ценообразования. Показаны в порядке общего предпочтения от малых компаний к крупным. Большинство малых операций найдут лучшую ценность, выбирая планы с оплатой за пользователя, в то время как крупные организации должны учитывать потенциальные выгоды unlimited-планов или тех, что ориентированы на более обширные нужды.

• На пользователя, в месяц. Вероятно, самая частая структура стоимости CMMS сегодня — месячная плата за каждого пользователя системы. Иногда рассчитывается на основе числа одновременных пользователей, активных в системе в данный момент. В других случаях — на основе числа зарегистрированных активных пользователей. Можно встретить tiered pricing по уровню доступа, например фасилити-менеджер vs техник обслуживания.
• В месяц. При простом месячном плане обычно цены варьируются по числу пользователей, локаций или предоставляемых фич. Могут быть серьезные отличия по уровню кастомизации и поддержки вендора.
• Разовый лицензионный платеж. Обычно для крупных энтерпрайзов, желающих полный контроль над деплоем, некоторые вендоры предлагают ПО за разовую плату. Опция включает более крупный апфронт лицензионный кост, затем обычно дает клиенту неограниченный доступ ко многим фичам и возможность долгосрочной экономии.

Помимо прямых затрат на ПО, включайте также вторичные источники: обучение, поддержка, обслуживание, внедрение. Особенно важно при ревью ROI и уверенности, что вы можете квантифицировать осязаемую ценность и выгоду новой CMMS-системы.

Дополнительные материалы по CMMS-ПО

Для большей информации о CMMS-ПО посетите:

• Guide to CMMS Acquisition & Implementation (FT Maintenance)
• The Role of CMMS Whitepaper (Plant Maintenance Resource Center)
• Principles of CMMS Implementation (ResearchGate)
• Guide to Selecting a CMMS (Dude Solutions)
• CMMS: Your Guide to Success (FMX)
• CMMS, CAFM, and EAM: Your Guide to Facility Management Software (Accruent)
• A Guide to Stress-Free CMMS Implementation (Real Asset Management)
• A CMMS Requirements Case Study (Science Direct)
• CMMS Guide (Maintenance Care)
• CMMS Systems (WBDG)