6 четких признаков, что пора обновить вашу CMMS сегодня

Менеджеры по обслуживанию не лучше своих инструментов, и физические инструменты не важнее виртуальных — систем, в которых хранятся заявки на работу, задачи и документы об активах. Когда вы в последний раз проводили тщательную оценку вашего ПО CMMS?

Если вы не знаете, что CMMS расшифровывается как «компьютеризированная система управления обслуживанием», можно смело ставить на то, что вы используете бумажные рабочие процессы или систему электронных таблиц. Это само по себе уже причина для обновления. Но даже если у вас уже есть централизованная система, вы должны регулярно оценивать ее здоровье и производительность, так же как вы делаете это со своими объектами.

По мере того как SaaS и мобильная революция захватила IT-индустрию, многие корпоративные системы, включая CMMS, эволюционировали. Рынок все еще расширяется. ПО для управления обслуживанием и объектами ожидается, что превысит $43 млрд к 2019 году, согласно MarketsandMarkets. Если вы не изучали ландшафт поставщиков ПО недавно, чтобы сравнить новые функции приложений CMMS и гибкие варианты ценообразования, возможно, сейчас самое время.

Насколько хорошо ваше текущее приложение CMMS удовлетворяет ваши потребности? Вот шесть признаков, что может быть пора обновить приложение CMMS.

Недостаток видимости

Насколько вы знаете о производительности и обслуживании ваших активов и объектов в любой данный момент? Если для составления базового отчета о статусе требуется целый день, как вы примете быстрое решение, когда от этого зависит судьба вашей работы, или преемственность сервиса, или безопасность работников?

Современное и удобное для пользователя приложение CMMS должно обеспечивать видимость в реальном времени, отслеживая и отчитываясь по любому количеству метрик объектов и оборудования — от кодов неисправностей CMMS до простоя, выполнения заявок на работу, часов использования и запасов запчастей. Конечно, не каждому пользователю понадобятся эти метрики во время каждой процедуры, но приведение всех ваших данных в одну систему обеспечивает удобный доступ для менеджеров объектов и других лиц, принимающих решения. Доступ на основе разрешений предоставляет пользователям возможность использовать специфические функции, блокируя доступ к функциям, которые им не требуются. Разрешения можно легко модифицировать для отражения потребностей каждого пользователя, помогая разобрать интерфейс и упростить их непосредственную задачу.

Проблемы с соответствием

В каждой отрасли существуют кодексы и регуляции, регулирующие безопасность, обслуживание и функциональные уровни сервиса. В бумажном мире соблюдение этих регуляций требует много ручного усилия и — скорее всего — менеджера объектов с умом как стальная ловушка.

Правильное ПО компьютеризированного управления обслуживанием может автоматизировать большую часть этого процесса для повышения уровней соответствия и минимизации избыточного труда. Отслеживайте статус вашего оборудования, транспортных средств или объектов через наше приложение CMMS, и настройте уведомления для напоминания об истечении гарантий и плановых проверках. Вы также можете вести историю ремонтов, хранить все документы об активах и оборудовании, включая руководства О&M, спецификации, ID-теги и изображения моделей оборудования, и поддерживать чистый аудиторский след для будущих проверок или запросов.

Изменения на работе, влияющие на обслуживание

Если вы управляете только несколькими единицами оборудования или небольшим объектом, вы можете не чувствовать потребности в выделенной программной системе. Вы справляетесь отлично с электронными таблицами и картотечным шкафом. На данный момент это может быть правдой. Но если обстоятельства меняются — новое транспортное средство/оборудование, обновленные объекты или новые регуляторные вызовы — ваши текущие рабочие процессы могут внезапно стать недостаточными.

Если какие-либо из этих изменений запланированы на ближайшие шесть месяцев, хорошей идеей будет начать исследовать решения сейчас и внедрить систему. С появлением большего количества SaaS-поставщиков, предлагающих доступные приложения CMMS, даже самые маленькие операции могут получить выгоду от оптимизированного управления заявками на работу и базы данных сторонних подрядчиков. Приложения CMMS также масштабируемы и могут легко расти вместе с бизнесом для отражения меняющихся операционных потребностей. Исследуя варианты сейчас или начиная с простых функций приложения CMMS, вы будете опережать игру, когда придет время принять решения о более крупном внедрении.

Для советов о том, как сэкономить время на исследовании приложений CMMS, скачайте наш бесплатный руководство по CMMS.

Ваши техники все еще носят клипборды

В использовании клипборда нет ничего «плохого» как такового. Техники и персонал обслуживания работали с бумагой десятилетиями до появления современного бизнес-софта. Но если у вас есть приложение CMMS, а ваши работники все еще удваивают свои усилия с бумажными процессами и повторным вводом данных, возможно, пришло время подумать об обновлении.

Облачная или гибридная облачная система должна устранить необходимость в старых, избыточных рабочих процессах, предоставляя доступ в реальном времени к данным и отчетам из любого места. Многие поставщики даже предоставляют нативные мобильные приложения, чтобы техники могли читать, отправлять, изменять и завершать заявки на работу со своих смартфонов и планшетов.

Отсутствие интеграции

Обменивается ли ваша текущая CMMS данными с другими релевантными бизнес-системами, такими как управление запасами, управление недвижимостью и бухгалтерия? Если вы используете 10-летний серверный продукт, чей поставщик перестал выпускать обновления, ответ, вероятно, нет. Такая горизонтальная интеграция важна для того, чтобы ваш отдел обслуживания поддерживал остальной бизнес.

В этом смысле ищите приложение CMMS, которое либо поддерживает нативную интеграцию с системами, которые вы используете (plug and play), либо предоставляет гибкий API (интерфейс программирования приложений) для пользовательской интеграции. Если все остальное терпит неудачу, убедитесь, что ваши данные обслуживания могут быть легко извлечены из вашей базы данных без штрафной платы за это.

Неудачный процесс заявок на работу

Заявки на работу — это кровь почти любой операции обслуживания, поэтому эффективное управление ими может сделать разницу между успехом и неудачей как бизнес-единицы. Если ваш коэффициент исправления с первой попытки (FTF) низок, а ваши заявки на работу часто задерживаются по расписанию, вы обычно можете проследить проблему до неисправных рабочих процессов или плохого управления данными.

Например, ваше текущее приложение CMMS не предлагает встроенную функцию инвентаря, связанную с заявками на работу, поэтому ваши техники часто доходят до середины работы, прежде чем осознают, что у них нет необходимых запчастей или материалов. Исследуя системы, старайтесь найти ту, которая поддерживает ваши текущие рабочие процессы и может приносить улучшения там, где необходимо. Также важно, чтобы функция заявки на работу расширяла доступ пользователей к персоналу компании и клиентам — кому угодно, у кого может быть доля в ваших объектах и оборудовании.

---

Может быть, настоящий вопрос, который нужно задать себе, не Когда пришло время обновить?, а Что меня сдерживает? По мере того как приложения CMMS становятся все более доступными и доступными, отделы обслуживания во всех отраслях принимают новые системы для улучшения того, как они работают, и снижения накладных расходов. Не ждите, пока не станет слишком поздно, чтобы найти ваше следующее приложение CMMS. Если вы узнаете себя в любом из симптомов в этом списке, пришло время начать делать исследования и сравнивать продукты.