7 проверенных способов максимизировать ценность вашего CMMS

День святого Валентина близко, и вместе с проявлением заботы к близким в этот милый день, мы в Hippo CMMS считаем важным проявить любовь к вашему верному CMMS. Ваше ПО ТО может чувствовать себя одиноким, если вы давно не создавали заявки или не обновляли записи об оборудовании — так какое время может быть лучше для реорганизации и возвращения на верный путь, чем прямо сейчас?

Чтобы настроить вас на лад, мы опросили нашу замечательную команду интеграции данных и обучения о способах лучше упорядочить существующую CMMS-систему. Они выявили частые проблемы клиентов, не уделяющих достаточно времени ПО, и простые способы их решения.

1. ЛЮБОВЬ ТЕРПЕЛИВА — Настройка аккаунта требует времени

Если вы только что приобрели CMMS для отдела ТО, готовьтесь проводить с ним много времени. Правильная реализация CMMS требует системного процесса для добавления всех пользователей, активов, оборудования, запасных частей, соответствующих документов, ID-тегов и изображений. Больше всего времени занимает сбор всех этих данных и ввод в БД. Будьте терпеливы к процессу и понимайте: ваша временная шкала зависит от четырех факторов: есть ли существующее ПО ТО, бюджет внедрения, требуемые сроки и есть ли выделенный внутренний ресурс. Наш пост о четырех факторах настройки объясняет детально.

Помимо терпения на этапе настройки, учтите длительное время для полного обучения всех пользователей. Если у вас большой отдел ТО, планирование сессий под каждую роль занимает время, а освоение сотрудником важных фич, не говоря уже о ВСЕХ модулях, требует значительных трудозатрат. Наш пост об оптимизации обучения команды дает отличные советы по быстрому старту персонала с CMMS.

Суть: новые системы требуют времени на настройку и диффузию знаний. Вера в полностью функциональный CMMS через месяц после покупки может быть нереалистичной. Применяйте реалистичные временные рамки к обучению и настройке, будьте терпеливы к прогрессу.

2. ЛЮБОВЬ НЕ ДОЛЖНА БЫТЬ СЛОЖНОЙ — Раскулачивайте базу данных

Ваш CMMS забит устаревшим оборудованием, пользователями, уволенными 2 года назад, и списком задач ППР, выполненных месяцы назад? Если это похоже на вашу БД — время для зимней уборки. Следование за изменениями в отделе означает обновление CMMS под текущую практику — ваш софт должен быть цифровым отражением операций ТО. Для правильной реализации CMMS уделяйте время (рекомендуем раз в месяц) удалению старого оборудования из системы, обновлению контактов пользователей, изменению частоты генерации ППР. Наш пост о подводных камнях CMMS объясняет лучшие практики очистки БД и возвращения системы на рельсы.

3. ЛЮБОВЬ ПОСТОЯННА И ЧАСТА — Добавляйте согласованное форматирование данных регулярно

Хорошо работающий удобный CMMS получает заслуженное внимание часто. Ваша система должна быть встроена в ежедневные операции ТО, а не быть постфактум. Это поможет избежать двойного ввода или догоняющих правок заявок, отметок задач, трекинга трудозатрат. Мобильное приложение CMMS для ввода данных — простой способ обеспечить согласованные и своевременные обновления системы, так как инфо через приложение мгновенно диффундирует по всей системе.

Помимо частого использования, старайтесь поддерживать согласованность при вводе данных. Это может быть гранулярно: единое именование оборудования (Air Handler Unit, а не AIR HANDLER unit), или масштабно: у каждого ППР — правильный чек-лист задач, приоритеты заявок всегда используются. Определите правильные входные форматы при первом добавлении данных и придерживайтесь их. Пруфридите перед сохранением или назначьте ответственного за согласованный ввод. Это сделает поиск информации легче и превратит хаос в информативный список.

4. ЛЮБОВЬ ДОБРА — Проявите заботу к команде ТО

За заботой о CMMS стоит забота о персонале. Ваша команда трудится, чтобы ежедневные задачи выполнялись и объект работал гладко — проявите любовь время от времени. Наш пост 31 способ мотивировать отдел ТО имеет отличные идеи: командные мероприятия, прививка владения и цели. Признание усилий может быть простым: короткая заметка технику в комментариях заявки или обед за достижение. Счастливая команда — залог продуктивности и качества работы.

5. ЛЮБОВЬ В ДЕТАЛЯХ — Добавляйте документы, изображения, ID-теги и больше в БД

Часто ищете O&M-руководства или бумажные даташиты в архивах? Путаница между одним air handler unit и другим? Если тратите хоть унсию усилий на поиск инфо — серьезно пересмотрите процесс. Одна из лучших частей CMMS — привязка документов, ID-тегов и изображений к соответствующим активам/оборудованию. Инфо, прикрепленная к оборудованию, быстро доступна через систему. Можно прикрепить счета, контракты и больше к каждой заявке — документы никогда не потеряются в папках. Уделяйте время добавлению важных материалов к часто используемым активам. Хорошее правило: добавляйте документ/изображение в систему, если вам когда-либо требовалось более одного раза. Для управляемости ставьте цели: добавлять 5 новых часто используемых документов в день. Больше времени вперед — экономия ценного времени в будущем.

Бонус: вместо перерывания офиса в поисках документов для сканирования или часов ходьбы по объекту для фото оборудования/ID-тегов — ищите онлайн. Большинство инструкций и O&M-руководств скачиваются с сайтов поставщиков, фото оборудования — простой поиск по картинкам Google. Огромная экономия времени, ваши техники скажут спасибо за инфо у кончиков пальцев.

6. ЛЮБОВЬ ИМЕЕТ ГРАНИЦЫ — Знайте ограничения своей системы

Как и все хорошее, у CMMS есть пределы. ПО так же хорошо, как данные, которые вы в него кладете. Оно не телепатически покажет заявки — кто-то должен вручную заполнить поля и нажать сохранить. Хотя речь и автопись продвинулись, ничего не заменяет человека. Смысл: понимайте фичи и функции системы ДО покупки. Знайте, какие данные обновляются автоматически, а какие — вручную, для четких ожиданий от возможностей ПО.

Если ПО не дает весь функционал, нужен бизнесу, возможно, пересмотрите выбор или просто вложите больше в интеграцию данных. Большинство вендоров CMMS предлагают полные сервисы интеграции: вендор отвечает за сбор данных (загрузка O&M, учет запасных частей, добавление всего оборудования) и настройку аккаунта. Наем этого работает экономит время организации и гарантирует правильную и оптимизированную настройку БД с начала. Кастомная разработка тоже может преодолеть текущие лимиты. Многие вендоры партнерятся с клиентами для создания кастомных модулей за плату. Если инструмент покажет ценность для других, вендор может разделить затраты на разработку. Изучите опции и поймите, как лучше работать с ограничениями.

7. ЛЮБОВЬ ПРИКЛЮЧЕНЧЕСКАЯ — Попробуйте новый модуль в деле

Технологии постоянно эволюционируют, становясь более упорядоченными и удобными для всех уровней технической грамотности. Будьте в курсе новых фич, которые ваш вендор CMMS разработал с момента покупки. Возможно, вы можете извлечь исключительную ценность из штрихкодирования или интерактивных планов этажей без доплаты. Если не готовы к продвинутым фичам, попробуйте базовую, в которую не было времени погрузиться. Мощные инструменты отчетности дают инсайты во все аспекты операций ТО и, что лучше, очень легко создаются. Можно «настроить и забыть» с триггерами емейл-отчетов на вашу частоту. Сделайте шаг в неизвестность и погрузитесь в новую фичу — компания точно увидит пользу от выхода за рамки простого управления заявками.

Проявление заботы к системе позволит извлечь из неё больше: задействуя новые фичи или упорядочивая поддержку БД. Вкладывая больше времени вперед в правильное добавление инфо об активах и очистку интерфейса, вы и команда будете работать гораздо эффективнее позже. Помните, всем нравится чувствовать себя ценными — и ваш CMMS не исключение.

Чтобы узнать больше об оптимизации CMMS, свяжитесь с нашей дружелюбной командой поддержки.