4 ключевые причины провала внедрения CMMS (и как их избежать)

Многие отделы ТО борются с текущим обслуживанием. Так много чего нужно сделать и так много никогда не делается! Компьютеризированная система управления обслуживанием (CMMS) часто воспринимается как волшебная пуля.

Однако даже с ПО CMMS вы можете обнаружить, что ТО занимает больше времени, чем планировалось, и стоит больше бюджета.

Бывало ли это с вами?

Почему это происходит?

Распространенные ошибки при внедрении программы CMMS часто вызывают больше проблем в будущем.

1. Неправильное использование ПО CMMS

Когда мы используем ПО ТО правильно, это очень полезный инструмент. Управление ресурсами, бюджетирование, управление материалами, отчетность затрат ТО становятся легче. Однако, когда персонал не следует процедурам и политикам, многое может пойти не так.

Прежде всего, операторы оборудования и техники ТО должны знать, что от них ожидается. Поэтому они должны понимать использование системы CMMS. Им нужно ноу-хау для ввода и извлечения нужных данных. Часто сотрудники не осознают, что система CMMS — просто инструмент. Поэтому она не может всё делать. Неправильно выполненные рабочие процедуры тратят время и деньги. Мы должны обновлять информацию, вводить данные и извлекать их правильно и вовремя.

Но это только часть истории…

Система CMMS не может выполнять фактическое ТО за вашу команду. Вы должны определить лучшие практики и бенчмарки ТО. ПО CMMS может облегчить управление ТО. Но оно не предотвратит плохие рабочие привычки. Например, техники могут подделывать данные. ПО не может защитить от этого!

2. Провал управления проектом

Как и с любым процессом улучшения, кто-то из высшего руководства должен владеть проектом, чтобы идентифицировать, закупить, настроить и использовать систему CMMS от начала до конца. Самое главное, это поможет обеспечить успех.

Например, распространенная ошибка — не удается убедить каждого заинтересованного лица в ценности программы. Они должны захотеть выгоды, которые она может предоставить. Менеджеры проектов также могут не прояснить, какую роль должен играть каждый человек. Или они не описывают, как вклад каждого в проект будет оцениваться.

Кратко: провал неизбежен с самого начала, если не показана достаточная поддержка всеми участниками. Поэтому менеджер проекта должен общаться с командой и кем угодно, чья работа будет затронута. Они должны предоставлять информацию о проекте и его важности. Самое главное — они должны правильно решать проблемы и опасения. Это поможет заставить всех быть заинтересованными и мотивированными сделать проект успехом.

Хорошая коммуникация — ключ к успеху. То есть сообщения должны быть последовательными, регулярными и укрепляющими. Регулярная коммуникация помогает менеджеру проекта передать усилия по внедрению правильным людям с большим запасом времени для действия или ответа. Сообщения остаются последовательными, когда формулировки, внешний вид и ощущение остаются теми же.

3. Экономия на внедрении и обучении CMMS

Другая ошибка — назначение человека без знаний ТО для настройки системы. Например, требуется квалифицированный человек, чтобы определить иерархию оборудования и создать правильные задачи ТО.

Некоторые компании полагаются на минимальное обучение и начальную подготовку. Они недооценивают работу, необходимую для внедрения программы CMMS. Это скорее всего приведет к провалу. Из-за отсутствия обучения и навыков каждый человек в штате ТО в итоге разрабатывает свои подходы к использованию ПО. Это приводит к более сложной и грязной базе данных. Функции экономии времени, за которые вы заплатили, в итоге останутся неиспользованными. Люди не будут знать, что такие функции существуют. Или не будут знать, как их использовать.

CMMS обычно легки в навигации и удобны для пользователя. Однако им все равно нужно некоторое базовое обучение. Таким образом, сотрудники могут ознакомиться с их функциями и возможностями.

Весь персонал ТО должен получить время для обучения с ПО. Они должны обсудить то, что изучили и поняли, друг с другом. Заложите время для этого процесса, чтобы довести всех до скорости. Фирмы, которые режут бюджет, ограничивая время и расходы на это обучение и ознакомление, могут снизить первоначальные затраты. Но долгосрочные эффекты такой экономии могут оказаться дороже!

4. Недостаточное время и ресурсы на внедрение CMMS

Когда не выделяется достаточно ресурсов, внедрение CMMS становится работой, которую делают, когда ничего более срочного не происходит. Например, всегда будет другая работа, особенно в реактивной среде. Поэтому персоналу нужно выделить более длинные часы для завершения внедрения. Результат — низкое качество, низкая мораль, урезание углов. Цели, такие как повышение доступности оборудования и улучшение операций ТО, не будут достигнуты.

Может иметь смысл привлечь внешних консультантов для помощи в настройке системы. Или освободить часть персонала ТО от их регулярных графиков работы. Таким образом, они могут работать без перерывок и настроить систему правильно.

Получите Руководство по выбору CMMS

Ваша организация сейчас исследует или выбирает ПО управления ТО? Вы найдете Руководство по выбору CMMS полезным. В нем 15 советов, которые могут помочь вам определить критерии, которые вы должны использовать для выбора правильного продукта для ваших нужд. С такими множеством продуктов доступных, это может быть довольно сбивчивым!