Как заменить старое решение CMMS (до смешного простое руководство)

Последняя статистика технического обслуживания показывают, что 53% руководителей предприятий, принявших участие в опросе, используют КСУП для упреждающего отслеживания операций по техническому обслуживанию.

В рамках того же исследования 37% специалистов по техническому обслуживанию заявили, что они планируют увеличить свои инвестиции в CMMS (программное обеспечение для компьютерного управления техническим обслуживанием) и EAM (программное обеспечение для управления активами предприятия) в 2018 году.

Очевидно, что отрасль движется вперед, поскольку организации все больше осознают важность упреждающего обслуживания и преимущества компьютеризированных систем управления техническим обслуживанием . .

Но что произойдет, если вы поймете, что выбрали неправильное решение CMMS? Насколько легко (или сложно) перейти на нового поставщика CMMS? Сможете ли вы осуществить этот переход быстро, не неся значительных затрат?

Мы здесь, чтобы ответить на эти вопросы.

Мы покажем вам , как распознать признаки того, что вам нужно новое решение CMMS . и как спланировать и выполнить плавный переход это не помешает вашим текущим операциям по техническому обслуживанию и не потребует больших вложений, если вам понадобится помощь CMMS.

Чтобы получить более подробное представление о том, что такое CMMS, ознакомьтесь с нашим руководством «Что такое система CMMS и как она работает».

Явные признаки того, что вам нужна новая CMMS

Одна из худших вещей, которую вы можете сделать, - это согласиться на решение CMMS, которое заставит вас адаптироваться к нему, вместо того, чтобы оно могло адаптироваться к вам. Нет смысла продолжать платить за то, что не может повысить вашу эффективность.

Давайте рассмотрим наиболее распространенные признаки, свидетельствующие о том, что вам лучше найти нового поставщика CMMS.

1) Вы не достигли рентабельности инвестиций

Менеджеры по техническому обслуживанию не внедряют CMMS в своих организациях только потому, что хотят «все перемешать».

Они делают это, чтобы создать более эффективный отдел технического обслуживания, который может сократить расходы, предотвращая незапланированные простои и увеличивая срок службы своих активов.

Чем больше они сократят эти расходы, тем выше будет окупаемость инвестиций.

Если текущие показатели решения CMMS были установлены правильно и вы не видите положительной рентабельности своих инвестиций, проблема не в вас - проблема в том, что вы используете .

2) Используемая вами CMMS слишком сложна

Одна из наиболее распространенных причин, по которой ваша CMMS не реализует рентабельность инвестиций, заключается в том, что ее слишком сложно использовать для вас или вашей команды.

Просто посмотрите на это логически. Чем больше времени ваши технические специалисты тратят на поиск информации об активах или на регистрацию чего-либо в инструменте, тем меньше времени у них остается на выполнение своей работы. Это, в свою очередь, еще больше увеличивает ваши затраты на рабочую силу.

Не думайте, что мощное программное обеспечение для обслуживания должно быть от природы сложным в использовании, потому что оно должно иметь множество функций и мощную аналитику.

Как человек, который годами работал над мощной, но простой в использовании КСУП, я могу с уверенностью сказать, что это просто неправда. Ограниченная CMMS является тому доказательством.

3) Он не поддерживает мобильные устройства

Наши внутренние данные показывают, что клиенты, которые переходят с настольных систем (CMMS или Excel) на нашу мобильную CMMS, увеличивают продуктивность на 15% . чисто из-за того, что они могут получить доступ к программному обеспечению на своем телефоне.

Вот несколько вещей, которые вы упускаете, если ваша CMMS не оптимизирована для мобильных устройств:

• ваши технические специалисты не могут получать мгновенные уведомления при создании новых рабочих заданий или добавлении комментариев к существующим рабочим заданиям.
• вы не можете приступить к выполнению новых заказов пока ты в поле
• вы не можете отслеживать ход текущих операций обслуживания если вы не сидите за столом
• ваши технические специалисты не могут сразу найти важную информацию о состоянии оборудования (что замедляет диагностику проблемы)
• ваши технические специалисты должны идти к ближайшему компьютеру, чтобы регистрировать свою работу , время, которое можно было бы лучше потратить в другом месте.

4) В вашей КСУП отсутствуют важные функции

Это момент, который не нуждается в подробном объяснении. Если в используемом вами решении нет необходимых функций, вам следует поискать то, которое есть.

Например, некоторые старые программы CMMS позволяют создавать рабочие задания, но не позволяют планировать задачи таким образом, чтобы можно было создать эффективный план профилактического обслуживания .

В то время, когда все больше и больше организаций переходят на профилактическое и прогнозирующее обслуживание, невозможность запланировать проактивный план означает, что вам будет сложно оставаться конкурентоспособным на рынке.

Если в вашем текущем решении отсутствуют некоторые важные для вас функции, не стоит дважды думать, чтобы найти более подходящего партнера, поскольку это не проблема, которая решится сама собой.

5) Решение плохо масштабируется

Если вы планируете расширять свой бизнес, вам понадобится программное обеспечение для обслуживания, которое будет соответствовать этому росту.

Самый простой способ распознать, что у вашего текущего решения могут быть проблемы с масштабированием, - это его сложность в использовании.

Спросите себя:

• Долго ли вы добавляете новые ресурсы?
• Интерфейс загроможден?
• Предлагает ли он автоматизацию и отслеживает время безотказной работы?
• Сложно ли контролировать выполнение открытых рабочих заданий?
• Вам нужно много времени, чтобы запланировать профилактические работы?
• У новых сотрудников требуется много времени, чтобы понять, как правильно использовать программное обеспечение?

Если ответ на любой из вышеперечисленных вопросов утвердительный, наличие большего количества ресурсов и технических специалистов означает, что эти проблемы будут только усугубляться.

6) Программное обеспечение слишком дорогое

Еще один знак, не нуждающийся в подробном объяснении.

Каждое решение имеет свой набор функций и цены. Однако не все поставщики CMMS имеют гибкие цены на SAAS. Некоторые решения больше ориентированы на предприятия, а другие нацелены на помощь малому бизнесу.

Если принять во внимание, что какое-то решение CMMS стоит всего 25 долларов в месяц, нетрудно сделать вывод, что вы МОЖЕТЕ найти доступную систему для своего бизнеса.

Не торопитесь, просмотрите и выберите лучшее программное обеспечение для обслуживания . это хорошо подходит для обслуживания вашего объекта и рабочего процесса.

7) Слабая техническая поддержка или ее отсутствие.

Каким бы простым ни было программное обеспечение, которое вы используете, все компании разные, и рано или поздно у вас возникнет техническая проблема или вопрос, который вы захотите решить быстро и эффективно.

Если ваш поставщик CMMS…

• требуется много времени, чтобы ответить.
• на самом деле не пытается решить вашу проблему.
• даже не предлагает надлежащую техническую поддержку (по телефону, электронной почте и в чате).

… Тогда это не тот долгосрочный партнер, который вам нужен для развития вашего бизнеса.

В отрасли, где небольшие задержки могут стоить вам тысячи долларов, вы не хотите работать с кем-то, кому требуется неделя, чтобы решить вашу проблему.

Этот раздел оказался длиннее, чем ожидалось, но мы подумали, что важно объяснить наши доводы, стоящие за каждым знаком.

Теперь, когда мы разобрались с этим, давайте посмотрим, как сменить поставщика CMMS, не теряя при этом здравомыслия.

Как перейти на новую CMMS

Шаг №1:подключите свою команду

Мы касались этого в нескольких статьях нашего блога, но только потому, что это так важно.

Вы должны понимать, что установка CMMS - это не то, что принесет вам рентабельность инвестиций. Фактическое использование системы - это то, что генерирует рентабельность инвестиций вы ожидаете увидеть.

Если ваш обслуживающий персонал не заинтересован в том, чтобы опробовать новую систему, весь этот переход будет пустой тратой вашего времени и ресурсов.

Хорошая новость в том, что мотивировать команду не так уж и сложно.

Представьте, что вы специалист по обслуживанию, и кто-то показывает вам новую КСУП, которая проще в использовании и облегчает вашу жизнь, автоматизируя утомительные запасные части вашей работы и ускоряя общий рабочий процесс. Разве вы не заинтересованы в том, чтобы дать такому программному обеспечению шанс?

Еще один способ мотивировать вашу команду - позволить им изучить решения, которые вы выбрали, и принять во внимание их отзывы, прежде чем сделать окончательный выбор.

В конце концов, они будут использовать программное обеспечение почти ежедневно.

Шаг №2:спланируйте переход, чтобы избежать простоев

Как и в любом другом проекте, небольшое планирование и координация имеют большое значение для обеспечения его успеха.

1) Установите вехи и график

Проекты, для которых не установлены четко определенные сроки, часто занимают излишне много времени.

Однако не стоит просто определять единую дату выполнения для всего проекта. Чтобы отслеживать ход реализации, необходимо разбить ее на несколько этапов.

Например, вы можете установить сроки выполнения следующих действий (о которых мы поговорим позже в статье):

• Экспорт или сбор данных обслуживания, необходимых для переноса.
• Импортируйте или введите данные обслуживания в новую КСУП
• Введите данные о сотрудниках в новую КСУП
• Обучение сотрудников
• Определите и настройте необходимые отчеты и KPI.
• Настройте интеграцию CMMS (при необходимости)
• Создайте план профилактического обслуживания в новой КСУП

2) Опишите обязанности (кто и что должен делать)

Теперь, когда у вас есть список шагов, которые необходимо предпринять, вам нужно решить, кто будет их выполнять.

Когда вы назначаете задачи, постарайтесь как можно более четко объяснить, почему эти задачи должны быть выполнены и как они влияют на остальную часть процесса.

Еще одна вещь, которую должен знать каждый член вашей команды, - это кто отвечает за проект и к кому они могут обращаться со своими вопросами.

Помните, что то, что вам что-то ясно, не означает, что это понятно всем остальным.

3) Назначьте «менеджера проекта» и / или сформируйте команду CMMS

Каждому проекту нужен кто-то, кто будет его курировать. В большинстве случаев это будет менеджер по техническому обслуживанию.

Однако более крупные организации могут пойти дальше и сформировать команду CMMS, особенно если они внедряют новую CMMS в нескольких местах.

Например, ваша команда CMMS может состоять из менеджера по техническому обслуживанию, менеджера верхнего уровня, представителей технических специалистов по обслуживанию и специального человека с сайта поставщика CMMS, который поможет вам во внедрении.

В некоторых случаях организации стремятся создать группу CMMS еще до того, как они начнут искать свое новое решение для управления техническим обслуживанием, чтобы получить отзывы со всех сторон, прежде чем они составят список нескольких систем, которые они хотят опробовать.

4) Согласуйте с поставщиком CMMS

В первые дни существования Limble я помог множеству малых предприятий внедрить Limble в свои организации.

Одна вещь, которую я извлек из этого, заключается в том, что наличие человека, который может быстро ответить на их вопросы и решить даже незначительные проблемы, значительно ускоряет ваши действия по техническому обслуживанию.

Вот почему у каждого клиента есть специальный человек, к которому он может обратиться с любыми вопросами, проблемами и рабочими запросами.

Сегодня в Limble замечательно то, что он работает в Интернете, а также доступен на Android и iOS.

Не стесняйтесь обращаться к поставщику КСУП за помощью, поскольку это должно быть в их интересах для обеспечения успешного перехода.

Шаг 3. Перенесите необходимые данные для обслуживания

В зависимости от объема ваших операций по техническому обслуживанию и количества используемых вами активов перенос всех данных может занять от нескольких недель до месяцев.

Хорошая новость в том, что вам нужно сделать это только один раз.

<цитата>

В лучшем случае вы сможете экспортировать данные из своей старой CMMS, при необходимости выполнить некоторую очистку (например, удалить данные о старых активах, которые вы больше не используете) и загрузить их в новую CMMS.

Вот что вы можете сделать, чтобы этот процесс прошел как можно более гладко:

1) Решите, какие данные вам нужно собрать

Прежде чем вы начнете собирать все данные обслуживания, которые вы хотите передать, вы должны сначала определить, какая информация вам нужна.

Вот изображение, на котором показана обычная информация об активах, которую вы хотите передать:

Если вы выполнили план прогнозного или профилактического обслуживания со своим старым программным обеспечением КСУП, вам также потребуются данные о процедурах, задачах и периодичности профилактического / профилактического обслуживания, которые затем можно использовать для быстрой настройки плана профилактического обслуживания в новой КСУП. .

<цитата>

Если у вас большое количество активов, начните с переноса данных по наиболее важным активам.

2) Соберите необходимые данные

Вот несколько способов собрать все данные, которые вы хотите перенести в новую CMMS:

• экспорт данных из вашего старого программного обеспечения CMMS.
• соберите любые электронные таблицы, которые вы, возможно, все еще используете для записи информации об отслеживании активов.
• просмотрите рекомендации OEM и аналогичные «гарантии» или «бумажные» источники на предмет информации, которую вы все еще можете упустить (что означает, что, если вы все еще не сделали этого, вы, наконец, можете выбросить эти шкафы для документов из своего офиса)

3) Очистить собранные данные

Прежде чем начать вводить данные в новую КСУП, потратьте некоторое время на очистку собранных данных и убедитесь, что вы обрабатываете только точную и систематизированную информацию.

Вы можете сделать это:

• Удаление ненужных данных. Всегда есть вероятность, что некоторые экспортированные файлы и таблицы содержат ненужные данные. Сейчас самое время удалить его.
• Удаление повторяющихся данных. Если вы собрали данные из нескольких источников, велика вероятность того, что у вас есть частично совпадающие данные, которые вы можете удалить.
• Установите стандартные соглашения об именах. Большинство решений CMMS позволяют использовать готовые соглашения об именах, основанные на простых числовых кодах, или просто создавать свои собственные.

<цитата>

Наше руководство по стандартам именования в Limble состоит в том, чтобы называть все четко и логично - имена должны быть достаточно четкими, чтобы даже непосредственный оператор знал, что это за данные об активах. Поэтому вместо сокращения типа CH-01 используйте что-нибудь вроде Chiller-01 .

Наличие четких имен для отслеживания активов с четкими числовыми идентификаторами - лучший способ обеспечить удобство чтения, поиска, фильтрации и упорядочения всех данных.

4) Введите данные в новую CMMS .

Теперь, когда вы собрали чистые данные и решили, какие стандарты именования вы хотите использовать, следующий шаг - ввести эти данные в вашу новую CMMS.

Вы будете использовать два наиболее распространенных метода:

• импорт файлов .CSV (которые вы создали или экспортировали из своего старого программного обеспечения CMMS).
• ввод данных вручную

Это может занять некоторое время, но, как мы уже говорили, вам нужно сделать это только один раз.

Шаг 4. Настройте новое решение CMMS

Вот несколько вещей, о которых вам следует позаботиться, прежде чем вы начнете использовать только что установленную CMMS, загруженную всеми необходимыми данными.

1) Настройте отчеты, которые вы действительно будете использовать

Большинство CMMS имеют базу данных из сотен различных отчетов, потому что они обслуживают широкий круг клиентов из самых разных отраслей. От производителей продуктов питания и напитков до владельцев офисных комплексов или учебных заведений - у каждого клиента будут особые потребности в различных наборах отчетов.

В идеале клиенты будут решать, что для них критично (в основном на основе их бизнес-целей), а затем настроить CMMS для предоставления отчетов, которые помогут им отслеживать эти KPI. Например, клиенты в одной отрасли могут быть сосредоточены на плановых и незапланированных простоях . , в то время как те, кто работает в другом секторе, могли бы больше беспокоиться о времени, необходимом для выполнения задач по техническому обслуживанию , затраты на поддержание производительности и жизненного цикла активов , или что-то совсем другое.

Но даже несмотря на то, что ваша CMMS может автоматически создавать десятки отчетов, нет смысла тратить время на настройку тех, которые вы никогда не будете использовать.

Один из способов, которым мы пытаемся помочь нашим пользователям в этом отношении, заключается в том, что вместо создания большой базы данных отчетов, из которых пользователи могут извлечь, мы создали очень мощный (но простой в использовании) конструктор настраиваемых панелей мониторинга . что позволяет вам создавать свои отчеты. Это позволяет каждому клиенту иметь действительно индивидуализированную отчетность, которая дает им данные высочайшего качества для принятия обоснованных бизнес-решений.

Еще одна особенность Limble CMMS в том, что он позволяет вращать эти настраиваемые отчеты. Это означает, что вы можете настроить все ключевые показатели эффективности на большом экране и постоянно менять их, чтобы все в вашей команде всегда знали, что происходит.

Кроме того, наши настраиваемые информационные панели позволяют просматривать отчеты бок о бок, поэтому вы можете легко сравнивать эффективность по одному критерию с другим, например эффективность персонала . , расходы , время простоя и т. д.

Прежде чем мы перейдем к следующему разделу, вот список общих отчетов, которые вы, возможно, захотите создать:

• Завершенные плановые работы
• Завершенные незапланированные работы
• Планируемые и незапланированные проценты
• Часы простоя
• Общее затраченное время
• Затраты (детали, работа, счета-фактуры, заказы на закупку)
• Среднее время восстановления (MTTR)
• Среднее время наработки на отказ (MTBF)

2) Настройте интеграцию CMMS (при необходимости)

Как вы уже знаете, ваша CMMS не обязательно должна работать отдельно. Цель состоит в том, чтобы убедиться, что он может взаимодействовать с другим программным обеспечением, которое вы можете использовать, например ERP.

Это значительно улучшит время отклика и эффективность, избегая при этом дублирования данных.

Хотя интеграция КСУП с другими системами требует определенных технических навыков, это не должно быть сложным упражнением.

Многие решения CMMS в наши дни предоставляют пользовательский интерфейс, который упрощает процесс интеграции за счет:

• опции, которые автоматизируют процесс, что делает ненужным ручной ввод
• функции для быстрого импорта и экспорта данных из других приложений.
• беспрепятственный обмен данными

Если вы также используете профилактическое обслуживание, обслуживание по состоянию , или какая-либо другая технология с поддержкой Интернета вещей , вы также захотите подключить свою КСУП к установленным датчикам, чтобы в режиме реального времени получать информацию о состоянии ваших активов.

3) Протестируйте систему

После того, как все необходимые данные были импортированы в новое программное обеспечение для обслуживания, следующим шагом будет проведение тщательного тестирования. На этом этапе нужно задать несколько вопросов:

• Является ли история технического обслуживания правильной и доступной?
• Имеют ли смысл имена полей и легко ли их можно найти?
• Все ли позиции в реестре обслуживания активов (оборудование и детали) четко определены и точны?

Обо всех обнаруженных ошибках следует незамедлительно сообщать поставщику КСУП для исправления.

4) Не пропускайте обучение сотрудников

Отличный способ облегчить себе жизнь и упростить обучение сотрудников - выбрать простую в использовании КСУП и просто пройти обучение, предлагаемое поставщиком КСУП.

<цитата>

Если поставщик КСУП предлагает расширенное обучение , это может быть красным флажком, который указывает на то, что их КСУП не так проста в использовании и что вы, возможно, захотите пересмотреть свое решение.

Хотя варианты обучения различаются от поставщика к поставщику, наиболее распространенными из них являются личные учебные занятия, веб-семинары . , и старые добрые видеоуроки .

Какой бы метод обучения вы ни выбрали, если у вас очень большая команда техобслуживания, вряд ли будет удобно обучать их всех сразу. В таких ситуациях несколько избранных членов команды могут быть полностью обучены непосредственно поставщиком. После этого они могут обучать других группами, пока все не будут на борту.

Шаг №5:наблюдайте, реагируйте, улучшайте, доводите до конца

Поздравляем, вы только что внедрили новое решение CMMS.

Однако не стоит праздновать слишком долго, поскольку есть еще несколько вещей, на которые нужно обратить внимание, чтобы обеспечить долгосрочный успех.

Теперь, когда техническая сторона реализации завершена, вам нужно выступить в роли инспектора. Следите за тем, как ваши сотрудники используют CMMS, чтобы вы могли исправить ошибочные действия до того, как они станут привычкой.

Сделайте использование КСУП своей привычкой

Вы можете быть удивлены, увидев, что, несмотря на то, что ваша команда полностью обучена использованию нового программного обеспечения, они не соблюдают все рекомендации и передовые методы.

От старых привычек трудно избавиться, и если ваша группа обслуживания приобрела какие-либо вредные привычки, работая над старым программным обеспечением CMMS, сейчас самое время приложить дополнительные усилия, чтобы исправить их.

Одна из наиболее распространенных проблем заключается в том, что технические специалисты не регистрируют все, что они делают, в CMMS. Вот почему мы всегда советуем менеджерам внимательно следить за этим в течение как минимум одного месяца после внедрения и работать над исправлением и улучшением этих привычек.

Это единственный способ убедиться, что вы обрабатываете реальную информацию и что ваши планы и решения основаны на точных данных и отчетах.

Через три месяца - сообщите своему боссу

В течение трех месяцев после внедрения новой улучшенной КСУП вы должны начать замечать сокращение времени простоя оборудования, лучшее управление запасами, улучшенное хранение и поиск документов, меньше сверхурочных и многое другое.

Экспортируйте эти положительные результаты, а затем поделитесь ими с высшим руководством. Это отличный способ успокоить их в ситуациях, когда на начальном этапе возникли некоторые проблемы или сопротивление со стороны руководства по поводу идеи перехода на новое программное обеспечение.

Конечная цель:полное использование вашего нового решения CMMS

Мы установили, что переход на более совершенную КСУП может быть осуществлен без серьезного прерывания всех ваших операций по техническому обслуживанию и без огромных затрат на техническое обслуживание.

Ваша новая CMMS - это мощное программное обеспечение, которое при правильном использовании может значительно улучшить ваше программное обеспечение для управления техническим обслуживанием с точки зрения эффективности и сокращения затрат. Но даже несмотря на то, что он уже дает ожидаемые результаты, вероятно, есть несколько функций, которые вы используете нерегулярно.

Многие клиенты совершают ошибку, используя свою CMMS как еще один сложный инструмент для ведения учета. Но это лишь один из многих вещей, которые вы можете с его помощью сделать.

Вместо того, чтобы просто использовать базовые функции, которые вам изначально были нужны, почему бы не изучить его полную функциональность? Возможно, этот инструмент предлагает некоторые функции, о которых вы даже не подозревали.

Поощряйте своих сотрудников изучать его возможности, и вы увидите постоянные улучшения в ваших операциях по техническому обслуживанию.

Если вы думаете о переходе на новое программное обеспечение CMMS, не стесняйтесь связаться с нами, и посмотрим, подойдет ли Limble для вашей организации.

Кроме того, вы всегда можете нажать здесь, чтобы начать тестовую поездку и сами проверьте, как выглядит и чувствует себя Лимбл, работая в нем.

Как сделать

Ресурсы CMMS

Отрасли, использующие CMMS