Использование CMMS для освоения регуляций здравоохранения: повышение комплаенса и безопасности пациентов

Качество и эффективность всегда зависят от хорошего обслуживания, но нигде это не так очевидно, как в больнице. Почти всё, что делают работники ТО, влияет на комплаенс, и рутинное ТО — уборка, инспекция, правильное хранение оборудования — может означать разницу между жизнью и смертью для пациентов. Чек-лист ТО больницы — хороший старт для упорядочивания процедур.

Хотя бы для поддержания стабильного потока ухода за пациентами больница полагается на эффективные процессы, гарантирующие, что установленное число пациентов увидено по расписанию. Поломки оборудования и пропущенные задачи увеличивают время ожидания пациентов и создают нагрузку на персонал и резервное оборудование.

ПО управления объектами больницы — фундаментальный инструмент, используемый организациями для соблюдения регуляторных стандартов комплаенса и снижения затрат через централизацию процессов. Хотя многие больницы уже внедрили ПО управления ТО, некоторые все еще используют децентрализованные ручные методы. Если ваша организация не перешла на CMMS, читайте дальше о выгодах ПО управления ТО для больниц.

Ваша больница борется с выполнением регуляций?

Больницы — среди самых регулируемых объектов, и отдел ТО играет важную роль в выполнении этих регуляций. Закон о переносимости и отвественности страхования здравоохранения (HIPAA) — среди прочего, требует сильной защиты личной и медицинской истории пациентов. Эти требования не адресуют напрямую отделы ТО, но могут усложнять рутинные задачи вроде уборки и ППР. Руководство по политике и процедурам ТО больницы должно соблюдаться для упрощения рутинных задач. Если работа не запланирована тщательно, работники попадают в зоны с доступом к защищенной медицинской информации (PHI). Это втягивает их в сферу действия HIPAA, требуя доп. обучения и мер защиты, и без нужды увеличивает риски утечки.

Задачи ТО, затрагивающие IT-оборудование или зоны хранения данных, должны обрабатываться осторожно для минимизации риска утечки. Это требует доп. протоколов: гарантии выхода из рабочих станций или запертости картотечных шкафов перед ТО. Соответствие HITECH накладывает доп. бремя на ТО для обеспечения эффективного использования технологий. Компьютеры, сети и другие IT-ресурсы требуют регулярного сервиса для обеспечения безопасности и работоспособности всегда.

Сверх этого — правила Департамента здравоохранения, требования Joint Commission, опросы HCAHPS, влияющие на публичное восприятие больницы, и опциональные стандарты вроде требований Жизненной безопасности (Life Safety Code), которым многие больницы следуют добровольно.

При таком сложном лабиринте правил и регуляций недостаточно чинить вещи, когда они ломаются. Менеджеры ТО должны уметь формулировать стандарты и приоритизировать задачи, чтобы комплаенс-связанные ремонты и ППР получали внимание. Компьютеризированное ПО управления ТО — эффективный инструмент, гарантирующий, что ничего не упускается и не выпадает в трещины.

Этот кейс-стади Philhaven Health Care иллюстрирует, что может правильное CMMS ПО. Этот провайдер поведенческого здравоохранения боролся с быстрым ростом, используя традиционные методы управления ТО. С 12 локациями, включая 103-коечную больницу, бумажные заявки и Excel-таблицы больше не справлялись. Джим Ипсен, директор объектов Philhaven, объясняет:

«Для эффективного и эффективного управления операциями ТО в наших объектах и демонстрации комплаенса с регулирующими органами нам нужна была более гибкая система управления ТО для записи и отчетности статуса задач».

ПО управления ТО Hippo позволило Philhaven «упростить коммуникацию между всеми заинтересованными сторонами в создании, выполнении и обработке заявок». Функция управления активами и оборудованием позволила им трекать ТО по объектам, гарантируя, что ни одна задача ТО не упущена. Это не только упростило верификацию комплаенса, но и дало прирост эффективности. То есть — выше стандарт ухода, ниже риски комплаенса и сниженные расходы по организации.

У вашей больницы нет стандартизации процессов?

В управлении ТО больницы каждая задача должна соответствовать правильным шагам и бенчмаркам. Все, что влияет на комплаенс, безопасность или миссию больницы — стерилизация инструментов, сервис медоборудования, даже проверка аварийного оборудования — должно делаться очень конкретным способом для минимизации рисков и максимизации качества ухода. Даже низкосложные задачи нужно прописывать пошагово, в деталях.

Устная передача или практическое обучение ненадежны. В больницах десятки и сотни людей отвечают за ТО. Задачи вроде сервиса сложной диагностической аппаратуры или управления IT-безопасностью обычно выполняются внешними подрядчиками, а рутинное ТО объектов часто аутсорсится. Текучесть кадров часто высока, и в любой момент больница может сменить вендоров или аутсорсить ранее инхаус-функции.

Даже при наличии SOP для каждого оборудования, заставить их работать без ПО управления ТО сложно. Если они в таблице или папке, часто нет практичного способа для работников получить доступ когда нужно; нереально всем бежать в офис ТО для двойной проверки процедур. Работа по памяти ведет к ошибкам и пропущенным шагам, бумажная система — громоздка для организации и референса.

Мощное ПО управления on-demand заявками делает легко обеспечение своевременного выполнения работ независимо от назначенного работника — от штатных техников ТО до внешних подрядчиков, приходящих 1–2 раза в год. Заявки имеют настраиваемые поля, позволяющие менеджерам объектов специфицировать столько или мало инфо, сколько нужно. Необходимые инструменты, документы, вопросы безопасности и другие данные доступны в заявках, позволяя работникам референсить всю инфу, относящуюся к ремонту.

Заявки доступны внутренним работникам ТО или внешним вендорам. Все пользователи могут получать заявки везде, где есть интернет, с возможностью обновлять инфу по заявке из поля через мобильное приложение CMMS. Администраторы могут сортировать, трекать и видеть прогресс заявок, гарантируя, что все на пути и всё делается.

Способны ли вы держать сотрудников и вендоров ответственными?

Трекинг заявок, истории ремонтов и других факторов не только помогает работникам ТО; он также дает менеджменту видимость, необходимую для обеспечения ответственности во всей организации. Глубинные отчеты ТО позволяют менеджерам видеть статус всех заявок мгновенно, отфильтрованный по пользовательским категориям в удобные графики. Легко видеть: какие задачи выполнены, к выполнению или просрочены — сортировка по приоритету, типу работы и другим критериям.

Отчеты CMMS делают извлечение записей истории ТО простым. Пользователи могут анализировать затраты, разбивая по обычным и сверхурочным часам труда, частям и материалам, счетам. Отчеты истории ТО дают точный инсайт в ключевые показатели эффективности. Наличие этих данных упрощает поиск вендора с лучшей ценой, продвижение сотрудников с лучшим трек-рекордом или направление слабых на доп. обучение. Также помогает принимать более стратегические кадровые решения, позволяя сравнивать подрядчиков и сотрудников head-to-head.

ПО управления ТО столько же полезно для управления частями и запасами, сколько для планирования работников. Функция инвентарных отчетов позволяет менеджерам изучать и сортировать весь склад одним взглядом. Когда части и материалы на исходе, емейл-алерты уходят нужным людям для перезаказа, гарантируя доступность критических частей всегда. Модули управления запасами CMMS также хранят контакты поставщиков, так что при пополнении запасов это делается без задержек.

Видимость и ответственность отчетов стала критичной фичей для многих менеджеров объектов, включая Рейнолда Питерса из Манобитанского регионального органа здравоохранения, Southern Health. Организация охватывает почти 27 000 км и работает на децентрализованной модели, создающей уникальные вызовы. Хотя центральный орган супервизирует некоторые объекты, многие больницы, клиники и центры сопровождения управляются независимо, поэтому трудно верифицировать последовательную производительность по отделу ТО.

Используя ПО CMMS для здравоохранения, они смогли революционизировать свой отдел ТО. По словам Питерас, менеджера по строительству и энергосбережению, ПО ТО позволяет им видеть «кто выпустил заявку и знать, к кому идти при проблемах с документацией». Они могут использовать отчеты и бенчмарки для сравнения производительности между объектами, выявляя проблемы контроля качества до того, как они станут серьезными. И смогли сделать это, сохраняя локальную автономию, позволяющую каждому объекту наилучшим образом удовлетворять нужды своего сообщества.

Приняли ли вы программу предупредительного обслуживания?

В отрасли вроде производства, где сломанная машина останавливает производство, все понимают выгоды ППР, но многие организации здравоохранения всё еще пренебрегают им. У больниц тоже есть миссионно-критическая инфраструктура, требующая регулярного сервиса. Не только ключевое оборудование вроде систем жизнеобеспечения, где сбой катастрофичен; неожиданный сбой HVAC-инфраструктуры, резервного питания или деконтаминационного оборудования также может снизить продуктивность и серьезно ударить по уходу за пациентами.

Даже когда жизни не на кону, ППР дает огромные выгоды больницам. От МРТ до холодильных установок — формализованная программа планового ТО продлевает долголетие активов. Это экономит деньги и минимизирует сбои, позволяя объектам здравоохранения обеспечивать более высокий, последовательный стандарт ухода.

Правильное ПО ППР позволяет больницам использовать единую систему для планирования, трекинга и подтверждения регулярных ремонтов — от лаборатории крови до кухни столовой. Заявки ППР расписаны на основе календарной частоты или показаний счетчиков, с плавающими опциями для корректировки будущих заявок на основе даты недавнего сервиса.

С CMMS заявки ППР настраиваются так, что автоматически назначаются на правильного работника или техника, или идут админу для назначения. Сроки, предварительные напоминания и другие фичи планирования делают легко планировать вперед, позволяя работникам приоритизировать важные задачи ТО без сбоев в регулярных обязанностях.

ПО управления ТО поддерживает всё, что делает ваша больница. Оно облегчает достижение целей комплаенса, продвигает ответственность, позволяет стратегические решения по вендорам и персоналу и увеличивает срок службы больничного и ТО-оборудования.

Hippo Health Care CMMS специализируется на предоставлении систем управления ТО для отрасли здравоохранения. Успешно внедрено в более чем 200 больниц, пенсионатов, клиник и центров сопровождения. Свяжитесь с Hippo CMMS, чтобы узнать больше о нашем простом ПО управления ТО для объектов здравоохранения.