Оптимизируйте управление обслуживанием с продвинутым ПО отслеживания оборудования

Системы Компьютеризированного Управления Обслуживанием (CMMS) революционизировали повседневные операции компаний, охватывающих широкий спектр отраслевых секторов, включая производство, Здравоохранение, гостеприимство, ритейл и др. ПО отслеживания оборудования — изощренные и надежные системы ПО управления объектами, которые отслеживают заявки на работу, быстро генерируют точные отчеты и мгновенно определяют, какие из активов бизнеса требуют ПО профилактического обслуживания. Растущий сдвиг к этим системам покоится в их способности автоматизировать бизнес-операции, сокращать производственный простой и увеличивать долговечность оборудования. С полностью функциональными системами управления компании могут реализовать увеличение своего возврата инвестиций (ROI).

Один из самых критических аспектов успешного внедрения CMMS — гарантия того, что все введенные данные являются как полными, так и точными. Поскольку компьютерные программы неспособны дискриминировать между хорошими и плохими данными (или идентифицировать источники недостающих данных), лица, отвечающие за настройку системы управления своей компании, отвечают за гарантию того, что система будет делать то, для чего она спроектирована. Следующие — пять простых способов гарантировать, что всё оборудование и активы компании найдут свой путь в программу управления ПО.

1. Определите, какие активы и оборудование вы хотите включить в инвентарь CMMS

Каждая компания уникальна, и так же её оборудование и активы. Когда решаете, какие предметы инвентаризировать, важно учитывать потребности и приоритеты компании. Например, производственное оборудование и части существенны для производственных операций, а механическое, электрическое и сантехническое оборудование критично для офисных зданий и крупных объектов. Парты, столы, компьютеры и AV-оборудование существенны для школ и университетов. Помимо определения существенного оборудования для инвентаризации, решения касательно вторичных активов также должны быть рассмотрены. Это может включать транспортные средства, а также складские товары, такие как офисные принадлежности, чистящие средства, инструменты и т.д.

2. Определите, какие детали активов вы хотите собрать для вашей CMMS

Идеально, лучше всего ввести как можно больше информации в систему об оборудовании и активах компании. Однако, потому что это занимает время и усилия, решения нужно принимать о том, насколько комплексным должен быть список оборудования и активов. Также важно учитывать, что чем больше операция, тем больше данных будет. Для большинства компаний крупные операционные и механические активы самые важные и поэтому должны получить наибольшее внимание к деталям. Релевантная информация для добавления включает:

• Серийные номера
• Местоположения
• Штрих-коды
• Изображения
• Руководства и документы
• Детали производителя
• Даты (установка, истечение гарантии, инспекция)
• Ассоциированные поставщики
• Ассоциированные запасные части и поставщики

Когда собираете данные об оборудовании и активах для вашего ПО CMMS, может быть полезно создать отформатированную электронную таблицу, которую можно циркулировать среди и обновлять менеджерами отделов. Делая так, члены из разных отделов, имеющие доступ к специфическим деталям оборудования, могут сотрудничать в создании мастер-списка активов. Использование облачной программы позволит членам команды обновлять документы в реальном времени.

3. Назначьте людей, ответственных за сбор данных CMMS, с таймлайнами

Нет сомнений, что настройка системы ПО обслуживания оборудования занимает время и энергию. По этим причинам имеет смысл разработать стратегию, которая будет вести процесс. Если команда отвечает за создание списка оборудования, тогда важно, чтобы каждый член команды был хорошо информирован о общей задаче, а также о том, за что он/она отвечает. Установка реалистичных таймлайнов для создания инвентарного списка предоставляет рамку для завершения задачи. Следующее предлагает идею о том, как должны выглядеть реалистичные таймлайны:

• Компании с 0–100 активами: 30 дней
• Компании с 200 активами: 45 дней
• Компании с 201–500 активами: 60 дней
• Компании с 501–1000 активами: 90–120 дней

Также регулярные проверки прогресса, проводимые на еженедельной или двухнедельной основе, должны проводиться для гарантии того, что задача остается по расписанию.

Крупные компании или те, у которых много активов, могут выбрать аутсорсинг задачи аудита оборудования. В определении этого вопроса компании должны взвесить стоимость найма внешнего поставщика для правильного и эффективного выполнения этой задачи против альтернативных затрат, ассоциированных со временем, когда сотрудники увлечены от их регулярных обязанностей.

4. Консультируйтесь с поставщиком CMMS за советом

Для компаний, которые уже имеют инвентарный список оборудования онлайн и хотят иметь его мигрированным в CMMS, потенциальные поставщики могут помочь в понимании того, что нужно сделать. Клиенты могут выбрать миграцию данных самостоятельно или заставить поставщика сделать это за них. Те, у кого есть время и уверенность в обращении с техническими аспектами внедрения CMMS, могут найти миграцию своих данных предпочтительной. Если вы страстно хотите начать, не хотите никаких заминок и хотите, чтобы работа была сделана правильно с начала, поставщики CMMS предлагают turn-key варианты настройки.

5. Пересмотрите и очистите список данных об оборудовании CMMS

Финальный шаг в создании списка оборудования и инвентаря вовлекает проверку на ошибки и гарантию того, что вся релевантная информация собрана. Финальный шаг включает следующее:

• Верификация полноты инвентарного списка (рекомендуется получить второе мнение)
• Проверка правильности орфографии (орфографические ошибки сигнализируют о недоверии)
• Изображения четкие и отформатированы соответствующе для просмотра на разных устройствах
• Все руководства и документы референцированы
• Местоположения оборудования и активов правильные

Добавление ПО отслеживания оборудования к операции вовлекает гораздо больше, чем финансовую инвестицию. Оно требует коммита к времени и энергии, необходимым для гарантии того, что система делает то, для чего она спроектирована. Создание комплексной инвентаризации оборудования и активов, правильно введенной в систему, существенно для успешного исхода. В этом конце поставщики рады предлагать клиентам совет по опциям внедрения ПО управления обслуживанием. Независимо от выбранной опции, как только настройка системы завершена, CMMS предлагают компаниям полностью автоматизированный способ гарантировать, что операции функционируют на их лучшем, экономя время, энергию и деньги.

В Hippo CMMS мы знаем, что первые 6 месяцев внедрения — самые критичные для успеха клиента. Если у вас нет buy-in от всех пользователей и принятие низкое, шанс того, что внедрение CMMS будет успехом, не обнадеживает. Именно поэтому мы сильно инвестируем в наш процесс онбординга клиентов. Если вы хотите пережить наш непревзойденный клиентский сервис и удобное для пользователя ПО, вы можете попробовать его бесплатно на 30 дней!