Ключевые функции программного обеспечения для управления запасами: оптимизация технического обслуживания

Знакомо ли вам то чувство, когда не можете найти ключи от машины? Плохое управление запасами — это то же самое, только в сто раз хуже и растянутое на всю рабочую неделю.

Стандартное определение эффективного управления запасами: наличие правильных запасов, в нужном количестве, в нужном месте, в нужное время и по правильной цене.

Для отдела технического обслуживания это сложный баланс, но достижимый. Программное обеспечение для управления запасами, а лучше — модуль управления запасами, встроенный в качественную CMMS-систему (автоматизированную систему управления техническим обслуживанием), делает достижение каждой из этих целей реальным.

Простые отчеты обеспечивают правильные запасы

Сколько раз бы вы ни ремонтировали актив, используя некачественные материалы и детали — вы не устраняете проблему, а лишь откладываете её решение. При этом календарь отдела заполняется нерегламентированными заказами на работу, о которых вы даже не подозреваете.

Управление запасами с помощью подходящего программного обеспечения делает легко доступной множество информации:

• Текущие уровни запасов
• Поставщики
• Даты поставки
• Цены
• Серийные и partijные номера
• Гарантии

Любая полнофункциональная CMMS позволяет создавать отчеты, используя практически любые комбинации точек данных. Если проанализировать исторические заказы на работу для актива и обнаружить, что среднее время до отказа начало сокращаться примерно в то же время, когда вы сменили поставщика, — материалы и детали, скорее всего, виновны. Выявив системно недобросовестные позиции, можно быстро очистить запасы, используя серийные и партийные номера, и вернуть деньги через гарантийные обязательства.

Настраиваемые пороги обеспечивают правильное количество в нужное время

Теперь, когда у вас есть правильные запасы, нужны правильные объемы. Необходимо иметь достаточно, но не слишком много — избыток может стать еще большей проблемой.

Запасы стоят денег на всех этапах. Вы платите за них сразу, а затем — за их хранение. Вспомните последнюю покупку мороженого: вы заплатили в магазине (предварительные затраты), но дома положили его в морозильник — это инфраструктура для сохранения. Стоимость владения запасами — это процент от стоимости морозильника плюс электроэнергия. Пока вы не съели мороженое, вы платите за него постоянно. Храня в запасах только то, что действительно понадобится, вы перекладываете ответственность на поставщиков, которые благодаря экономии масштаба могут снизить издержки на хранение — то, что недоступно вам.

Может быть соблазн игнорировать издержки на хранение и сосредоточиться на чувстве безопасности от наличия больших запасов. Мы говорим себе: «Теперь у меня так много, что мне никогда не придется беспокоиться о дефиците».

Но у избыточных запасов есть другая проблема: со временем они теряют свою ценность. Вы не коллекционируете редкие монеты или винтажные вина. На производстве запасы либо портятся сами, либо соответствующий им актив заканчивает срок службы. Вернемся к мороженому: либо вы не успеете съесть его до срока годности, либо вся семья внезапно решит сесть на диету без мороженого. Ваши запасы становятся бесполезны.

При настраиваемых порогах повторного заказа, как только запасы опускаются ниже определенного уровня, ПО автоматически отправляет уведомление, оформляет заказ — или и то, и другое. Для этого достаточно ввести текущие уровни, предпочтительные пороги, контакты поставщиков и средние сроки поставки. В полнофункциональной CMMS материалы и детали привязаны к заказам на работу. Когда техник закрывает заказ, система учитывает использованные запасы и автоматически обновляет базу данных.

Облачное отслеживание обеспечивает правильное место

Актуальные, легко доступные данные о запасах помещают их туда, где они нужны. В отличие от таблиц или бумажных систем, современное ПО опирается на центральную базу данных, доступную с любого устройства с выходом в интернет. Все работают с одними и теми же данными — они всегда актуальны. Больше не нужно прокручивать старые письма в поисках последней версии файла.

Запасы правильно отсортированы

Если хотите понять, как сортировать запасы, подумайте о зимнем пальто. В зависимости от сезона оно либо у входа в прихожей, либо в самом глухом углу. Запасы можно сортировать так же: по вероятности потребности. Смазка, используемая в различных ППР в течение месяца? Держите её под рукой. Детали для редкого, но бюджетно-разрушительного отказа ключевого актива? Те могут быть дальше, но всё равно легко доступны.

Запасы легко делятся

Производственные объекты могут быть огромными комплексами, сопоставимыми с небольшими городами по инфраструктуре и населению. Даже небольшие операции часто включают несколько разрозненных зданий. Облачное ПО создает общий виртуальный склад, который техники могут проверять откуда угодно. Возможность делиться запасами между объектами особенно ценна для критически важных, дорогих и редко используемых деталей. Вместо дубликатов по всем объектам отдел ТО может хранить несколько единиц в центральном месте, с актуальными уровнями, доступными любому технику из любой точки.

Вместе функции обеспечивают правильную стоимость

Несложно увидеть, как каждая функция экономит деньги.

Покупка правильных запасов гарантирует, что вы не будете бесконечно делать одни и те же ремонты. Если случится невезение и вы получите бракованные материалы, можно быстро очистить склад, пересмотреть гарантии и начать возврат средств.

Автоматическое поддержание уровней запасов означает наличие необходимого в нужный момент. Настраиваемые пороговые уведомления исключают доплату за срочную доставку. Сроки поставщиков хранятся в системе, поэтому можно заказывать заранее и выбирать самый экономичный способ доставки. А так как вы никогда не храните больше необходимого, не несете расходов на хранение, риск порчи, потери или кражи.

Облачное отслеживание сохраняет точность и актуальность данных, позволяя хранить запасы согласно частоте использования. Благодаря доступу к данным из любой точки и в любое время становится возможным разделение запасов между объектами.

Управление запасами достижимо

Иметь правильные запасы в правильном количестве, в правильном месте, в правильное время и по правильной цене — реально, но требует правильных инструментов и подготовительной работы. После настройки ПО и базы данных первоначальные вложения времени и усилий начинают превращаться в реальную экономию времени, денег и нервов.

Вспомните потерянные ключи из начала статьи? Ну вот, вы их только что нашли!