Полное руководство по выбору ПО для управления активами

Благо numerosos преимуществам, решение инвестировать в программное обеспечение для управления активами принимается легко. Однако найти решение, идеально подходящее именно вам, может быть непросто. Как и при любых других покупках, ключ к успеху — грамотный список требований.

Что обязательно должно быть в вашем списке

При выборе ПО для управления активами ваш список критериев должен включать:

• Функциональность
• Простоту использования
• Техническую поддержку
• Цену

Вы можете расширить этот список в зависимости от специфики вашего бизнеса, но не стоит его сокращать. Это критически важные пункты. Разберем каждый подробнее.

Функции управления активами, решающие ваши проблемы

Решение с наибольшим количеством функций не всегда является лучшим выбором. Принцип «чем больше, тем лучше» здесь не работает. Вам нужен именно тот набор функций, который закрывает ваши конкретные потребности.

Это похоже на покупку автомобиля: у каждой машины есть радио, но только некоторые оснащены спутниковыми станциями и дополнительными сабвуферами. Прежде чем тратить деньги, спросите себя, насколько важен вам этот дополнительный басс. Действительно ли вам нужны электростеклоподъемники на задних дверях, если туда кладут только продукты?

Пример из управления активами: в некоторых системах каждый актив отслеживается индивидуально — идеально для многих отраслей. Если у вас пять гидравлических прессов, каждый должен быть отдельным активом. Но как быть школе с 300 одинаковыми учебниками? Здесь неразумно присваивать каждому свой ID. Лучше создать один тип актива с настраиваемым количеством.

Как понять, какие функции обязательны, какие желательны, а какие не нужны? Поскольку прямого опыта работы с таким ПО может не быть, мысление в терминах функций затруднено. Ориентируйтесь на то, что знаете хорошо — на текущие проблемы, которые хотите решить.

Заполните пропуски:

• Меня бесит, когда ________________________.
• Если бы ________________ не ______________, мне не пришлось бы __________________.
• Нам уходит много времени и сил на ____________________.

Понимая проблемы, вы четче видите нужные функции. Это пригодится при общении с поставщиками — их первый вопрос: «Какие проблемы вы хотите решить?». Вместе вы определите требования к функционалу.

ПО для управления активами, которым легко пользоваться

Даже если в ПО есть все нужные функции, оно может не подойти. Если функцию не найти или сложно использовать — её как бы и нет. Это как машина без ключей.

Чтобы оценить удобство, проверьте: всё ли находится там, где ожидается, и выглядит ли привычно. Хороший дизайн устраняет угадывание. Пример — пульт от телевизора: кнопка вкл/выкл сверху, часто красной. Кнопки громкости рядом, вертикально. Если они разнесены или расположены горизонтально — это плохой дизайн.

Удобство влияет на проект от старта до финиша. Чем сложнее обучение, тем больше затрат на обучение и тем ниже моральная готовность команды. Фрустрация от ПО ведет к низкому принятию и внедрению.

ПО с правильной технической поддержкой

Вы инвестируете не только в софт, но и в провайдера. Раньше, с on-premise решениями, вы платили за лицензии и сами разворачивали ИТ-инфраструктуру. Решение принималось только по функционалу софта. Современные EAM-системы облачные — провайдер берет на себя железо, обновления и апгрейды. Отношения долгосрочные, поэтому провайдер должен быть надежным партнером.

Поддержка охватывает весь срок подписки. Нужен провайдер с хорошей программой обучения: онбординг, рефреши, продвинутые курсы. Проверьте наличие базы знаний (статьи, видео) и формального процесса обращения в поддержку.

ПО по правильной цене: думайте в ROI

Заголовок немного вводит в заблуждение. Вместо цены думайте в терминах ROI. Цель ПО — экономить деньги. Если нет возврата инвестиций — что-то не так.

Хотите узнать, какие цифры нужны для расчета ROI? У Hippo есть удобный калькулятор ROI.

Следующие шаги

Вернитесь к началу и заполните пропуски. Какие проблемы решаете? Начинайте звонить провайдерам. Узнайте, у кого есть нужные функции. Посмотрите демо, чтобы почувствовать интерфейс. Поймите, какие активы отслеживаете — возможно, подойдет ПО для управления автопарком. Проверьте удобство: интерфейс должен быть чистым, всё — там, где ожидаете. Спросите об обучении и поддержке. Главный вопрос: «Заинтересован ли провайдер в моем успехе?». При оценке цены думайте в ROI. Вы не тратите деньги — вы их экономите. Но нужно понимать, как и сколько.