Как CMMS помогает сфокусироваться на самых важных задачах

Конечно, вы хотите быть эффективным, но для этого нужно убрать все отвлекающие факторы, убивающие импульс и энергию, которые мешают сфокусироваться на ключевых задачах. И честно говоря, это обычно непросто. Если только у вас нет правильной CMMS-системы.

Хорошая CMMS-платформа, насыщенная мощными функциями, но при этом простая в использовании, позволяет вам:

1. поддерживать бесшовный рабочий процесс заказов-нарядов
2. приоритизировать выполняемую работу
3. отслеживать прогресс всех в реальном времени
4. поддерживать программу профилактического обслуживания, сокращая реактивную, нераспланированную работу
5. выявлять важные задачи, о которых вы даже не подозревали

Разберем каждый пункт подробнее.

1. CMMS не дает мелким ненужным задачам стать большими отвлекающими факторами

Один из верных способов гарантировать провал — разделить внимание. Пытались ли вы водить и одновременно писать СМС? Есть причина, почему это запрещено законом.

Когда рабочий процесс заказов-нарядов забит ненужными задачами, сложно сохранить фокус. Вместо работы, которая нужна прямо сейчас, вы тратите время и силы на то, что можно было отложить или вообще не делать.

Решение — полностью закрыть систему, чтобы только вы могли создавать заказы-наряды? Тогда в списке будут только важные задачи. Но есть проблема: важные задачи есть, но не все. Многое упускается. Даже в небольших операциях от одного человека нельзя ждать, что он заметит всё, что требует внимания. Нужно поощрять всех сообщать о проблемах: всю команду ТО, операторов, даже офисных сотрудников. Если они что-то видят — должны быстро и легко сообщить. Тогда ничего не упустится, и все важные задачи попадут в список.

Вот где CMMS начинает упрощать жизнь. Хорошие системы имеют портал заявок, открытый для всех. Люди быстро отправляют заявки. Email не уходит в спам. СМС не уходят не тем адресатам. Но с такой большой сетью вы ловите и лишнее. Отлично, когда оператор слышит странный звук от гидравлического пресса и сообщает. Но что, когда администратор из офиса засыпает тикетами про бумажные полотенца в туалете?

И здесь CMMS снова на помощь. Помните: люди подают заявки, а не заказы-наряды. CMMS собирает улов дня, а затем вы проходитесь по нему, создавая заказы-наряды из важных заявок и «выбрасывая» ненужные. CMMS помогает собрать нужное и отсеять лишнее.

2. CMMS ставит важные задачи в начало очереди

Убрав лишнее, нужно расставить приоритеты. Все задачи важны и все будут выполнены, но нужно решить, какие — первыми.

Иногда приоритет определяется критичностью. Две задачи: замена выгоревшего мотора конвейера и замена резервного насоса. Без конвейера вся отгрузка встает — дорогая остановка. Без резервного насоса? Важно, но есть запас времени. Может подождать.

Определение критичности — целая наука, но на базовом уровне это один главный вопрос к каждому активу: «Насколько плохо — это плохо?». Если актив выйдет из строя — это плохо. Но насколько? Это просто раздражает? Или это катастрофа? Сколько это будет стоить? В других случаях задачи устраиваются последовательно. Нужно заменить сдвиговые болты на снегоуборщике уборщика? Сначала почините металлическую навесную дверь сарая, где снегоуборщик заперт. Пока дверь не откроете — не доберетесь до снегоуборщика.

Главный вывод: не в том, как вы приоритезируете, а в том, что CMMS позволяет сделать это легко. Когда заказы-наряды готовы, приоритезация — дело нескольких кликов.

3. CMMS позволяет создавать и контролировать заказы-наряды откуда угодно, когда угодно, в реальном времени

Легче контролировать проект, когда есть мгновенный доступ к актуальной информации. Техник уже приступил? Закрыл заказ? Ждете запчастей? Чем больше знаете о прогрессе, тем легче доводить дела до конца.

Чтобы понять, как CMMS это делает, сравним с традиционными (что вежливо означает «устаревшими») бумажными и табличными системами. Бумажный заказ-наряд — обычно одна копия, ходящая от руководителей к техникам, пока не потеряется. Даже в лучшем случае — громоздко и медленно.

Нужен заказ-наряд? Идите за стол, берите ручку и бланки.

Назначить заказ? Техник бежит в офис ТО забирать его.

Узнать, как дела? Звоните в офис или ищите по цеху.

И это при гладком ходе. С таблицами не лучше. Кажется, софт упрощает обмен. Но вы не делитесь заказом — создаете копию и делитесь ею. Получается куча несвязанных копий. Одна обновилась — остальные устарели. А держатели не знают.

С облачной CMMS всё иначе. Как только поступает заявка — вы получаете уведомление на десктопе или мобильном. Быстро рассматриваете, создаете насыщенный данными заказ-наряд. Пара кликов и меню — и включены:

• настраиваемые чек-листы
• связанные материалы и запчасти
• цифровые копии руководств по ремонту и обслуживанию
• полная история заказов-нарядов по активу
• уровень приоритета

Если CMMS действительно хороша — есть интерактивные планы этажей.

Всё в мобильно-доступной БД CMMS (а не на легко теряемой бумажке или устаревшей таблице) — все смотрят на одни и те же актуальные данные. Особенно удобно, когда техники добавляют заметки, загружают фото, закрывают заказы. С CMMS нет потерь времени на поиск бумажек или старых вложений в email. Фокус — на важном: где люди сейчас с задачами.

4. CMMS помогает внедрить и вести ППР, сокращая реактивную нераспланированную работу

CMMS ассоциируется с профилактическим обслуживанием не зря. Полнофункциональная, удобная CMMS делает настройку и закрытие ППР проще. Это важно из-за всего времени, энергии, денег и, главное, стресса, которые экономит хорошая программа ППР. Как только вы настроены находить и устранять мелкие проблемы до того, как они станут неподъемными и бюджетными — жизнь становится легче. Вот как.

Во-первых, работа идет по расписанию, а не случайно, когда что-то неожиданно ломается. Все приходят на работу зная, что будут делать. Никаких сюрпризов. А так как работа запланирована заранее, можно обеспечить материалы и запчасти. Никаких последних минут перерываний в кладовке. Никаких бегств чинить актив, чтобы узнать, что критичная деталь на три дня у поставщика. Планирование — значит иметь нужное, когда нужно. Во-вторых, сменить масло всегда дешевле, чем менять зажавшийся двигатель. Все активы служат дольше и дешевле в эксплуатации.

5. CMMS держит вас в курсе всех важных задач, включая те, что скрыты в открытую

Иногда не можете контролировать все важные задачи, потому что не знаете, какие они вообще. Звучит странно? Конечно, вы должны знать, что важно. Но можете ответить на вопросы:

• Какой заказ-наряд прошлого месяца стоил больше всего в трудозатратах, материалах, запчастях и потере продуктивности?
• Какой актив стоил дороже всего в эксплуатации за последние полгода? Сколько это стоило и какой % бюджета съел?

Если не знаете ответов и не знаете, как их найти — нужна CMMS.

Если не знаете, но знаете, что могли бы найти, потратив много времени и сил на калькулятор и горы бумаг — нужна CMMS.

Потому что любая достойная CMMS имеет автогенерируемые отчеты с KPI, рисующие общую картину обслуживания. Узнав, куда уходят деньги, можно начать тратить меньше в этих направлениях. Отслеживая те же KPI во времени — отслеживаете прогресс. Хотите узнать больше о KPI? Читайте наш пост «Классические KPI для ROI от CMMS».

Следующие шаги

Представьте, как улучшится жизнь с CMMS. Организуете всё с десктопа или мобильного. Отслеживаете каждый заказ в реальном времени. Внедряете гладкую программу ППР. Используете данные CMMS, чтобы найти, куда уходят деньги, и наконец взять бюджет под контроль. Просто представьте.

Потом вспомните жизнь сейчас без CMMS. Устаревшие заказы, которые легко теряются или устаревают. Раздражающий лаг между событием и вашим знанием о нем. Непредсказуемое реактивное обслуживание. Все эти неизвестные.

Теперь начните звонить провайдерам CMMS.