Повышение эффективности CMMS через стратегические права пользователей

Каждый раз, когда вы создаете новых пользователей в CMMS (и вообще в любой момент после этого), настройка правильных прав доступа — простой, но мощный способ повысить продуктивность.

Что такое права пользователей?

Это то, что пользователь может делать внутри CMMS. На базовом уровне права контролируют, может ли пользователь:

• просматривать
• добавлять
• редактировать
• удалять

Так, один пользователь может только просматривать заказы-наряды. Второй — просматривать, добавлять и редактировать. Третий — всё вышеперечисленное плюс удалять. Но это только для заказов-нарядов. Для цифровых планов этажей у этих же трех пользователей может быть совсем другая комбинация прав. Первый только видит планы, второй и третий — полный доступ.

Как решить, какие права назначить каждому пользователю?

Обычно не имеет смысла создавать уникальный набор прав для каждого пользователя. Лучше определить набор прав для каждого типа пользователя.

Каждая организация уникальна, но для многих наших клиентов Hippo настраивает:

• Системных администраторов
• Администраторов
• Ресурсы (исполнителей)
• Заявителей

Быстрый способ понять эти типы — связать каждого с персонажем из «Бэтмена». Оставайтесь со мной.

Системный админ — Альфред, дворецкий. За стеной мониторов в Бэт-пещере Альфред видит и контролирует всё благодаря всемогущему Бэт-компьютеру. Если что-то возможно в софте — он может это сделать.

Админ — Бэтмен. Он в поле, принимает решения, имеет полный контроль над рабочими процессами заказов-нарядов и графиками ППР. Если поступает заявка — он решает: назначить Робина или отклонить.

Ресурсы — Робин. Видят заказы-наряды. В зависимости от настроек — все или только часть. Бэтмен может включить или отключить способность Робина закрывать заказы самостоятельно. (Проницательные читатели заметят: у Бэтмена крутой утилитарный пояс, значит он должен быть Ресурсами. Фанаты знают: у Робина тоже был крутой пояс.)

Заявители — Комиссар Гордон. Ограничены включением Бэт-сигнала, когда нужно что-то сделать. Бэтмен рассматривает заявки и решает, какие станут назначенными заказами-нарядами.

Как определить свои типы пользователей?

Обязательно ли персонажи из Бэтмена? Нет, не переживайте. Хороший способ — составить список групп людей, которые будут использовать CMMS. Удобнее всего по должностям. На производстве, например:

• Генеральный директор
• Начальник отдела ТО
• Старшие техники
• Младшие техники
• Операторы

Для каждой группы запишите, что они должны уметь делать в CMMS. Начальник отдела ТО — просматривать, добавлять, редактировать, удалять почти все данные. Внизу списка операторам, вероятно, нужно только подавать заявки.

Хороший провайдер CMMS поможет разобраться в этом во время онбординга. Но вы сэкономите шаги, если сами предварительно проработаете нужные типы пользователей.

Где видеть прирост продуктивности?

Еще до запуска разделение пользователей по типам упрощает обучение. Системный админ (Альфред) учит все нюансы платформы, а Ресурсы (Робин) получают нужное за несколько сессий. Ограничивая возможности в софте, вы сокращаете время обучения.

После запуска выгоды зависят от настроек прав.

Пользователь видит только свои заказы-наряды Ограничивая видимость, вы упрощаете поиск и фокус на своей работе. Во-первых, меньше визуальный шум — экономия кликов и скроллов накапливается. Во-вторых, сотрудники, тратящие время на слежение за другими, получают меньше поводов. Не во всех организациях такие есть, но бывают.

Пользователь видит все связанные заказы-наряды Допустим, 10 техников, трое — электрики. Настроив им видимость связанных заказов, любой электрик видит свои заказы плюс заказы других электриков. Кто-то закрыл рано — знает, где помочь.

Пользователь не может закрывать заказы самостоятельно Новичкам полезно, когда опытные коллеги проверяют работу на соответствие внутренним стандартам. Простой способ — убрать право закрывать заказы. В хорошей облачной CMMS с реал-тайм обновлением старшим не нужно видеть работу лично — они удаленно подтверждают выполнение чек-листа и смотрят загруженные заметки.

Пользователь может только подавать заявки Отличный способ находить мелкие проблемы до того, как они станут бюджетными — иметь как можно больше глаз и ушей. Если люди видят — они должны говорить. На производстве операторы, работающие с активом каждый день — ваша система раннего предупреждения. В образовании — учителя.

Но никогда не давайте им создавать заказы-наряды самим. Вас завалят ложными срабатываниями. И даже когда они правы — вряд ли составят качественный заказ. Каков шанс, что они знают, какие запчасти, руководства и схемы включить в насыщенный данными заказ?

Ограничивая их подачей заявок, вы правильно гейтите рабочий процесс. Создаются только правильные заказы, и они создаются правильно.

Следующие шаги

Помните: для выгод от прав пользователей нужна CMMS. Если нет — начните звонить провайдерам. Если CMMS есть, но права настроены не так — звоните текущему провайдеру за помощью. Если они хорошие — они действительно хотят, чтобы вы извлекли максимум из их софта.