Оптимизация школьного технического обслуживания с системой заказов на работу на базе CMMS

Давно прошли времена идеальных одноразрядных школ прошлого. Современные школы — гигантские объекты со своими крупными отделами ТО. Нет вопроса, что держать всё в рабочем состоянии — тяжело. Но насколько легче стало бы с CMMS, ориентированной на заказы на работу?

Современные школы имеют свои полосы для посадки и высадки, многоструктурные игровые площадки, асфальтированные беговые дорожки и часто спортивные комплексы с полями из искусственного покрытия и трибунами. В центре этих лабиринтов — классы, спортзалы, ресурсные центры, столовые, аудитории, компьютерные классы, лаборатории, библиотеки. Обеспечение безопасности и соответствия нормам — полноценная круглогодичная работа. Большинство сотрудников и учащихся в отпуске летом, но июль и август — загруженные месяцы для школьных отделов ТО, с расписаниями, полными проектов по наведению порядка.

Изучим роль заказов на работу в среднем дне школьного менеджера ТО. Используем реальное объявление о вакансии для понимания ежедневных вызовов. Следующие описания обязанностей взяты прямо из объявления о вакансии специалиста по ТО в начальной школе в штате Нью-Джерси.

Общие задачи по техническому обслуживанию и ремонту

Выполнять общие задачи по техническому обслуживанию и ремонту в различных областях и по назначению начальника отдела ТО в соответствии со всеми применимыми кодами и регуляциями

Хорошая отправная точка, описывающая большую часть дня техника. Какую роль сыграли бы заказы на работу?

Во многих случаях заказы начинаются как заявка, поданная учителем или другим сотрудником. Представим: учитель искусства замечает сломанный кран в своем классе. Входит в ПО для заказов, вводит краткое описание проблемы и место. Информация автоматически пересылается CMMS начальнику отдела ТО.

Учитель искусства, вероятно, включит минимум информации. Но теперь начальник может взять заявку и превратить её в насыщенный данными заказ. За столом или на мобильном устройстве он обращается к CMMS и, если она хорошая, через интуитивный удобный интерфейс добавляет в заказ:

• Интерактивные планы этажей
• Списки необходимых деталей, включая текущие уровни запасов
• Настраиваемые чек-листы для обеспечения текущих лучших практик

Можно добавить больше, но для сломанного крана, вероятно, оставит просто. Далее — приоритизация и назначение. Всё зависит от относительной критичности актива. Кран в художественном классе критичен для работы школы? Вряд ли. Но нужно учитывать безопасность учеников и персонала. Промытые красками руки — не большая проблема. Но сломанная качель на детской площадке с ослабленной металлической цепью — непосредственная опасность для любопытных детей.

В итоге сломанному крану, вероятно, назначат низкий приоритет. Решено это, начальник назначает заказ. Поскольку он раздает задачи каждому члену отдела через отслеживаемые заказы в CMMS, он знает, где все и что делают. Просматривая текущие заказы, он вписывает ремонт крана в послеобеденное время техника. В конце дня вернется и проверит, закрыт ли заказ, какие детали использованы, есть ли заметки техника.

Заказы на работу для сторонних сторон

Рекомендовать ремонты или процедуры, выходящие за рамки обязанностей, навыков или опыта, описывая необходимую работу и спецификации, требуемые от стороннего подрядчика.

Это случается в школах реже, но заказы можно генерировать для сторонних поставщиков. Установка новой щитовой, например, требует лицензированного электрика. В отделе может не быть никого, кто может безопасно или законно сделать работу.

Даже если работу делает кто-то извне, заказ поможет всё пройти гладко. В нем может быть информация о необходимой работе и контакты начальника. Наличие всего в заказе удобно при оплате поставщику или отслеживании соглашений и гарантий.

Учет запасов с заказами на работу

Поддерживать адекватный запас деталей и материалов, обычно используемых в ремонтах, и запрашивать необходимые поставки через установленные процедуры округа.

Хорошая CMMS делает учет запасов простым

После получения точных начальных счетов учет запасов обрабатывается ПО заказов. Детали, необходимые для ремонта, могут быть включены в заказ при создании. При закрытии уровни запасов автоматически корректируются.

Объявление упоминает «установленные процедуры округа». Трудно знать, что это, но стоит посмотреть, как хорошая CMMS оптимизирует контроль запасов. В ПО детали и запасы могут иметь пороги повторного заказа. Как только числа падают ниже этих настраиваемых уровней, CMMS может сама отправлять заказы, даже учитывая текущие сроки поставки. Или уведомлять отдел ТО email о низком уровне. Ваш выбор.

Профилактическое обслуживание и отслеживание заказов

Обеспечивать соблюдение и превышение всех применимых пожарных, безопасности, санитарных и экологических регуляций и законов.

Вести журнал всех выполненных функций ТО и ремонтов.

Соответствие имеет две части: быть соответствующим и доказывать это. Для первой части отделы используют ППР — специальный тип заказа, запланированный заранее, чтобы гарантировать, что крупный ремонт или замена не понадобятся в будущем. Они покрывают осмотры и мелкое обслуживание. Для школ ППР включают проверку датчиков дыма, зарядку огнетушителей, наличие средств для промывания глаз в лабораториях. После добавления в CMMS ППР становятся повторяющимися заказами. Они гарантируют, что ничего не забудут.

Отслеживание заказов делает вторую часть — доказательство соответствия — легкой. Хорошая CMMS позволяет просматривать исторические данные, рассчитывать бесконечные комбинации KPI и безболезненно генерировать отчеты, которые можно передать соответствующим госорганам.

Организованное управление ТО

Проявлять кооперативное и приятное отношение всегда, особенно в присутствии сотрудников, учеников и посетителей сообщества.

Хорошо, заказы не гарантируют, что каждый сотрудник отдела будет приятен. Но заказы делают управление ТО более организованным и менее стрессовым. Планирование легче, меньше неприятных сюрпризов. Заказы не изменят вашу натуру. Но использование систем заявок и отслеживания заказов делает гораздо менее вероятным, что что-то на работе испортит ваш день.