Обеспечение безопасности COVID-19 в образовательных объектах с CMMS ПО для школ

COVID-19 создает уникальные вызовы для всех, особенно для менеджеров объектов и ТО, отвечающих за безопасность людей и работоспособность активов. Делимся способами защитить и команду, и организацию во время полных или частичных остановок и при последующем открытии. Смотрим специфически на школы и кампусы, но информация применима по отраслям.
Цели те же. Люди в безопасности, активы работают. Но будут изменения в том, как это делаете.

Настройте новые санитарные графики с CMMS

Раньше думали скорее в терминах чистоты. Мыть грязные полы, вытирать отпечатки пальцев. Но теперь просто чисто — недостаточно. Новый стандарт выше. Нужна санитизация. Фокус на поверхностях, которые регулярно касаются. Включают:

• Ручки дверей
• Выключатели света
• Парты
• Поручни
• Клавиатуры и сенсорные экраны
• Кнопки лифтов
• Румы унитазов

Список будет варьироваться по объекту. Например, большинство начальных школ без лифтов. Но как общее правило — если поверхность касаются в любой момент дня, санитизируйте часто.

Вызов: эта работа критична, легко сделать неправильно, и нет времени на кривую обучения. Нужно делать правильно, с самого начала.

Как обеспечить правильную санитизацию поверхностей?

Используйте шаблоны заказов-нарядов в CMMS для последовательного обмена важной информацией

Чтобы обеспечить правильную очистку, создавайте шаблоны для легкого копирования важных инструкций и инфы в новые заказы-наряды. Помните: недостаточно просто иметь заказы-наряды на санитизацию. Нужны такие, что объясняют, как санитизировать максимально полностью.

В заказ-наряд CMMS можно и нужно упаковать много инфы:

• Пошаговые инструкции
• Настраиваемые чек-листы
• Цифровые изображения, схемы, документы
• Полные истории заказов-нарядов по активам
• Интерактивные планы этажей и площадок

Для заказов-нарядов, связанных с санитизацией, обязательно включайте инструкции по правильной подготовке и безопасному использованию продуктов.

Смешивание и обращение

Зависит от продуктов объекта. В некоторых случаях нужно смешивать химикаты перед использованием. В других — всё приходит готовым. Заказы-наряды должны включать инфу о подготовке продуктов, включая необходимую СИЗ. Много чистящих средств коррозивны — перчатки и очки или щитки лица защищают кожу и глаза от контакта.

Также включайте инфу о том, какие химикаты не смешивать. Техники могут быть tenté смешать по чуть-чуть каждого чистящего в «супер-чистящее», но результат может быть токсичным. Смешивание аммиака и хлористых создает хлораминовые пары — жгут горло и глаза. Спирт и хлористые — хлороформ и соляная кислота. Низкие уровни — головокружение, высокие — повреждение кожи, глаз, легких, почек, печени, в итоге — смерть.

Тип, порядок использования и время контакта

Чистящие не то же, что дезинфицирующие, для лучшего результата нужны правильные продукты в правильном порядке.

Обычно чистящие удаляют жир и органику перед дезинфекцией. После очистки поверхности наносите дезинфектант с химикатами, убивающими микробы. Люди думают, много «локтя» — лучшая очистка, но при дезинфекции нужно сначала дать продуктам достаточно времени контакта для работы.

Как безопасно смешивать и правильно использовать чистящие продукты — всё это можно покрыть в пошаговых инструкциях и настраиваемых чек-листах в заказе-наряде CMMS. Используя шаблоны, включаете всё это в каждый заказ-наряд, связанный с санитизацией. Нужен новый заказ — стартуете с насыщенным инфой шаблоном, потом добавляете доп. инфу.

Некоторые школы и кампусы создают новые обучающие материалы для техников, чтобы у них была вся инфа для безопасной и эффективной работы. Но процесс сертификации всех как обученных занимает время, и не все могут обучиться одновременно. Чтобы обойти это, можно проверять профили техников перед назначением задач — получили ли они нужное обучение.

Добавление санитарного графика — лишь часть решения. Что еще нужно делать иначе?

Скорректируйте графики профилактического обслуживания с CMMS

Отдельно от новых санитарных задач, нужно увеличить части существующего графика ППР. Если программы нет — время начать. Обычно ППР дает:

• Повышенное время работы
• Большую продолжительность жизни активов
• Проще управление инвентарем
• Повышенную эффективность
• Повышенную безопасность

Все важны, но с COVID-19 — стали критичными.

Поднимите некоторые ППР

Организации по отраслям вынуждены резать затраты. Отделы ТО просят сделать больше с меньшим — меньше техников, строже на затратах. Последнее, что нужно сейчас — неплановый простой важного актива. Сейчас не время, чтобы котел остановился. Чтобы всё нужное оставалось онлайн — увеличьте частоту и объем ППР на критических активах.

Поставьте на паузу некоторые ППР

Одновременно есть ППР, о которых стоит подумать — остановить совсем. Для начальной школы — нет смысла периодически проверять уличные игровые сооружения. В большинстве районов — закрыты. На большом кампусе колледжа — можно поставить на паузу запланированное ТО некоторых активов на кухнях столовой. Большинство бездействующих активов не нуждаются в том же внимании.

Пауза ППР помогает и с отчетами. В конце месяца не нужно продираться через кучу пропущенных ППР, которые вообще не следовало делать. Больше смысла — поставить на паузу сейчас, освободив время отдела для способов, лучше соответствующих текущей ситуации. Думайте так: у вас график полива газона каждое воскресенье летом, но не имеет смысла следовать ему, если в воскресенье днем был грозовой ливень.

Хорошая CMMS позволяет ставить на паузу и воспроизводить график ППР парой кликов.

Переключитесь на пренебрегаемые ППР

С большим временем можно наконец дойти до всего ППР, что откладывалось. Есть время инвестировать в малые проекты, суммирующиеся в повышенную надежность и эффективность. Можно использовать время для установки лучших рабочих процессов на будущее. Включая внедрение CMMS. Даже в лучшие времена некоторые отделы ТО находят сложным поддерживать обычный темп работы, параллельно собирая и организуя данные для внедрения CMMS. Пока линии остановлены и офисное пространство не используется — настраиваете себя на успех для когда всё запустится обратно.

Часть планирования ППР — обеспечение правильных запчастей и материалов в правильное время. Если запланировали починить проекционный экран в классе — нужны правильные детали под рукой. Как лучше управлять инвентарем?

Обеспечьте критические цепочки поставок с автоматизированным управлением инвентарем в CMMS

Цель управления инвентарем — правильная деталь в правильное время по правильной цене. Когда ошибаетесь и нет детали когда нужно — обычно компенсируете экспресс-доставкой за доплату. Обычно не всегда есть нужная деталь когда нужно, но с терпением и деньгами — в итоге получаете. Но COVID-19 давит на цепочки поставок как никогда. Допуска нет для ошибок. С растущими лид-таймами — нужно заказывать задолго до исчерпания.

Можно на бумаге или таблицах, но CMMS проще. Во-первых, использует запчасти и материалы, связанные с заказами-нарядами, для поддержки счетов инвентаря актуальными в реал-тайм. Вернемся к проекционному экрану. Как только заказ закрыт — софт списывает связанные детали из инвентаря. Всегда знаете точно, сколько в резерве. Во-вторых, как только число падает ниже настраиваемого минимума — софт шлет алерт: время заказывать. Модуль закупок автоматизирует много следующих шагов, упрощая связь с поставщиками.

Школьные округа и большие кампусы с множеством объектов также выигрывают от обмена инвентарем. Изнутри CMMS легко проверяют все инвентари. Пока что — гораздо проще взять доп. детали и материалы со второго объекта, чем заказывать у поставщика.

Планирование работы — одно, обеспечение выполнения — другое. Нужен способ убедиться, что график ППР соблюдается. Как создать прозрачность и обеспечить подотчетность?

Отслеживайте заказы-наряды через категории и отчеты

Планирование санитизации и ППР — первый шаг, но нужно отслеживать задачи, связанные с COVID-19, чтобы ничего не проскочило. Один способ — добавлять категории к внеплановым и ППР заказам-нарядам. На бумаге — просто маркером жёлтым дату. В таблицах — другой цвет шрифта. При построении отчетов — легче собрать все критические заказы.

Нужно смотреть на:

• Количество выполненных ППР
• Количество ППР, выполненных вовремя
• Процент ППР, выполненных вовремя

С бумагой/таблицами — затратно по времени, но выполнимо. С CMMS и автоотчетами — намного легче. Все связанные заказы и ППР под одной категорией — софт тянет все данные, строит графики, считает KPI.

Независимо от метода компиляции отчетов — хорошая идея увеличить частоту. Если в процессах пробелы — нужно находить и адресовать сразу.

Работайте удаленно с CMMS

Потребность в социальной дистанции — один из величайших вызовов. Если команда привыкла работать близко, делиться инфой вербально, подходить и спрашивать, когда застревают — COVID-19 бьет сильно. Может казаться невозможным эффективно работать, когда все привычные вещи — плечо к плечу, лицо к лицу — вдруг исчезли. Как организовать команду, когда никто не может просто зайти в ваш офис?

Нужны новые каналы коммуникации — четкие и надежные. Нужны способы стандартизировать инфу, чтобы она легко двигалась между членами команды. Плюс — способ держать всех в контексте, обновлять инфу в реал-тайм.

Много опций: групповые емайлы, телефонные деревья. Если уже используете — знаете все недостатки. CMMS на облаках держит команду связанной, даже издалека. Все данные отдела в одной центральной БД, где бэкапятся и защищены. Но больше просто безопасны — доступны. Вы и команда логинитесь с любого интернет-десктопа, ноутбука или мобильного. Внутри CMMS — неважно, где вы. Можете:

• Генерировать, назначать, отслеживать заказы-наряды
• Планировать и отслеживать задачи ППР
• Контролировать инвентарь
• Автогенерировать отчеты

Всё рассмотренное — можно сделать удаленно.

Hippo CMMS и вы

Ощущается, будто пандемия COVID-19 изменила всё, и все пытаются справиться с неопределенностью. Но одно никогда не изменится. Мы всегда здесь, чтобы помочь. Если вопросы по CMMS и образовательным объектам, или любой другой отрасли — сейчас время связаться и коннектиться с нами.