Плюсы и минусы ПО для отслеживания заказов на работу: исчерпывающее руководство

Видели ли вы те YouTube-ролики про настройку таблиц для управления и отслеживания заказов на работу? Менеджерам ТО, вынужденным беспокоиться о ширине колонок, не всегда приходилось тратить время впустую, но сейчас это точно так.

Рано в любой отрасли много скучной, но необходимой работы. Hippo — компания CMMS, так что возьмем пример из информатики. Представьте: годы усердного изучения, потом тонны времени у доски, вырабатывая сложные алгоритмы. В один день вдохновение бьет как молния с надписью «Еврика» на боку. Что дальше? Безумно трудоемкая задача — пробивать крошечные дырочки в тысячах перфокарт.

В то время это был способ писать софт. Когда разработали более быструю, легкую, надежную технологию, все бросили перфокарты максимально быстро. Сэкономленное время и усилие можно было вложить в более важную работу. То же самое с использованием таблиц для отслеживания заказов.

Преимущества таблиц, некоторые

Таблицы были шагом вперед от попытки отслеживать всё ручкой и бумагой. Жесткие диски занимают гораздо меньше места, чем картотеки. Вбиваете формулы — софт делает всю математику за вас. И потому что таблицы цифровые, легко делать и распространять копии. Одним кликом можно бэкапить и делиться. Поверх всех плюсов менеджеры ТО использовали таблицы, потому что у большинства компаний они уже были. Таблицы везде в бизнесе, используются людьми вверх и вниз по корпоративной лестнице; легкая доступность делала их легким выбором.

Недостатки таблиц, много

Были реальные плюсы. Но есть и много проблем. Для начала, нужно придумать макет и построить всё самому — трудоемкий процесс. Смотря туториалы на YouTube, люди знают, что делают, и не ошибаются, и всё равно уходит много времени, чтобы получить что-то даже близкое к полуполезному. Для среднего менеджера ТО сборка дизайна таблицы — медленная, трудная рутина. И даже если удается выработать хороший, понятный дизайн со всеми правильными полями, сгруппированными верно — быстро натыкаетесь на проблемы.

Представьте: нужно сделать заказ на сломанный насос. Первое — садитесь за компьютер (если не рядом с офисом, на самом деле первое — идете пешком до офиса), открываете шаблон заказа в таблице, начинаете печатать. Ок. Уловили ошибку? Сначала нужно сделать копию шаблона, потом печатать. Не хотите портить шаблон. Так, заказ аккуратно напечатан, теперь нужно назначить технику. Можно распечатать или отправить как вложение email.

Если распечатали — только что стерли все плюсы таблиц. Вернулись в ошибочные дни ручно-бумажных систем. А как насчет email как вложение? Ну, это трюк, потому что на самом деле нельзя отправить как вложение. Никогда. Можно только отправить копию. И здесь начинаются проблемы. Как только отправили email, есть две копии заказа. Но можете видеть только одну — ту, запертую на вашем компьютере. Копия техника где-то в дикой природе.

Заказы в таблицах: близнецы, разделенные при рождении

Говоря о YouTube, видели ролики про близнецов, разделенных при рождении и выросших отдельно? Взрослые они примерно похожи и делят некоторые качества, но в большинстве способов — разные. Ну, то же произойдет с вашими заказами. Начинаются одинаковыми, но со временем начинают выглядеть совсем иначе. Каждый раз, когда обновляете свою версию, она становится немного более out-of-sync с копией техника. И каждый раз, когда они что-то делают со своей — например, закрывают — становится еще более out-of-sync. Те заказы начались как близнецы, но закончились как далекие кузены.

Таблицы, склонные быть вообще ужасными

Это всего одна проблема с таблицами. Есть еще куча. Например, таблицы невиданно неточны. Часто цитируемое исследование обнаружило, что 88% листов Excel содержат ошибки. Большая часть проблемы — в том, как легко ввести неверную информацию или забыть включить ячейки при настройке формул. Это так легко, что пара известных исследователей из Гарварда сделали именно это с одним из своих ландмаркных исследований. Если таблицы могут подвести профессоров Гарварда, есть хороший шанс, что они наварят хаос в вашем отделе ТО тоже.

CMMS сегодня и заказы на работу

Поquoi люди мирились с таблицами для отслеживания заказов и управления отделами ТО? Они должны были. Как когда программисты использовали перфокарты и очень-очень давно финансовые директора — абакусы, альтернатив не было. Но это не الحال сейчас. Даже не близко.

Современная полнофункциональная облачная CMMS позволяет быстро и легко генерировать, приоритизировать, делегировать, использовать и отслеживать заказы. Потому что ПО заказов спроектировано специально для управления ТО, хорошее имеет всё нужное уже встроенное. Не нужно беспокоиться о workaround'ах или попытках понять, какие формулы добавить самому. И потому что это облачное решение — всё доступно с любого интернет-устройства, в любое время и из любого места. Все обращаются к одной базе данных, так что есть только одна актуальная версия ваших данных. Заказ, который видите вы — тот же, что видит техник. Больше никаких близнецов, разделенных при рождении.

Легко генерировать заказы на работу

Когда кто-то подает заявку, можно рассмотреть её перед превращением в активный заказ. Или просто сделать свои заказы на основе текущих нужд. Важно — можно делать любое откуда угодно. Вместо бега обратно в офис, чтобы всё вбивать в таблицу, можно создавать и управлять заказами с мобильного устройства.

Хорошая CMMS позволяет быстро включить всё, что нужно технику для эффективного закрытия, включая:

• интерактивные планы этажей
• фотографии актива
• руководства O&M и схемы актива
• истории ремонтов и обслуживания актива
• пошаговые инструкции и чек-листы
• связанные детали и материалы

Они смогут быстро найти и идентифицировать актив, знать, как его обслуживать, следовать стандартам и лучшим практикам отдела, и иметь все правильные детали и материалы с собой с начала. Никаких потерь времени на поездки обратно в офис.

После построения заказа можно легко назначить через CMMS. Техник видит тот же заказ, не копию. Это критично для следующего шага — отслеживания заказов.

Отслеживать заказы откуда угодно

Потому что вы и техник смотрите на тот же заказ, можете отслеживать прогресс. Например, узнаете, отметили ли они настраиваемые шаги, заданные для задачи, и использовали ли правильные детали и материалы. В итоге эффективное отслеживание заказов делает всё более прозрачным и всех — более подотчетными. С نظرة знаете, что сделано, что осталось. Знаете, кто что сделал и сколько времени ушло.

Безболезненно генерировать отчеты по заказам

Полнофункциональная CMMS делает больше, чем просто организовывать и отслеживать заказы. Она также использует эти данные для создания отчетов, давая вид сверху производительности отдела. Отслеживая KPI заказов, получаете инсайты в:

• затраты на труд
• затраты на детали и материалы
• коэффициенты закрытия заказов
• амортизацию активов

Можете ответить на эти вопросы об объекте?

• Какой актив обошелся дороже всего в поддержке за последние шесть месяцев?
• Какой актив ближе всего к концу срока службы?
• Какой техник закрыл больше всего заказов за последнюю неделю?

Отслеживание заказов и использование CMMS для генерации отчетов может помочь ответить на все. Например, потому что детали и труд включены в заказ, вы узнаете, какой актив обошелся дороже всего за последние шесть месяцев. Вооруженные правильной информацией, можете предпринять конкретные шаги для снижения затрат и увеличения времени в работе.

Дальнейшие шаги

Хотя у них есть место в других отделах, менеджерам ТО следует относиться к таблицам как к историческим реликвиям. Они были правильным решением, но их время пришло и ушло.

Если у вас еще нет CMMS — сейчас время взять. Провайдеры современных облачных решений патчат и обновляют софт, защищают и бэкапят базу за вас. Изъяны технологии устранены. Ваши данные остаются и безопасными, и легко доступными.