Эволюция CMMS: прошлое, настоящее, будущее — как технологии движут успех технического обслуживания

Технологические достижения сделали ПО CMMS более доступным и удобным, но цели ТО не изменились. Избегайте проблем, когда можете. Когда не можете — чините эффективно.

CMMS старых времен

Так, «зачем» отделов ТО не изменился, но «как» — определенно да. Невероятно, как далеко зашел индустрия за последние 50 лет. Посмотрим на краткую историю.

Локальная CMMS с перфокартами

Системы первого и второго поколения зависели от гигантских локальных мейнфреймов, а главное развитие периода — переход от перфокарт к бумажным формам. В конце каждой смены техники отдела ТО сдавали заполненную бумагу операторам ввода данных, которые затем вводили всё в локальный компьютер. Поскольку системы были так дороги — и в настройке, и в поддержке — только крупные, активоемкие организации могли их позволить.

Локальная CMMS с терминалами

В 1980-х, с появлением миникомпьютеров, цены упали достаточно, чтобы даже некоторые средние компании могли внедрить CMMS. Стоит кликнуть ссылку, чтобы понять, что значит «миникомпьютер» в этом контексте. Может подумать о чем-то очень другом. Мейнфрейм занимает целую комнату. Мини — мог занять гардеробную. На этом этапе всё ещё было локально, но бумаги стало меньше. Техники могли обращаться к терминалам по всему объекту после закрытия заказа, чтобы вбить базовую информацию.

К 1990-м больше CMMS-платформ стало доступно, но они всё ещё были ограничены по сравнению с сегодня. Например, им не хватало истории заказов и отслеживания затрат. Базово, CMMS того времени могли собирать информацию, но не были хороши в том, чтобы что-то с ней делать.

Облачная CMMS с мобильными устройствами

Старые системы жили на серверах компаний, делая их дорогими во внедрении и поддержке. Нужно было инвестировать в железо и содержать IT-отдел для поддержки. Даже простое обновление или патч занимало много времени и денег, потому что всё требовало координации от вендора и IT-отдела вашей компании.

Когда провайдеры перешли в облако, всё действительно начало меняться. Вместо покупки серверов и найма IT-отдела для их присмотра, компании любого размера могли быстро подписаться на подписку, и если недовольны ПО — довольно легко уйти. Не только многие малые компании смогли попробовать CMMS, но и компании вне производства. Раньше CMMS имело смысл только для крупных производственных организаций. Но когда цены упали, интерес вырос во многих отраслях, включая:

• Некоммерческие
• Муниципальные
• Здравоохранение
• Спорт и отдых
• Образование

Второе большое изменение — доступность. Раньше техники были прикованы к CMMS. Сначала перфокартами. Потом бумажными формами или таблицами. С облачными системами они больше не прикованы — они подключены. С любого интернет-устройства — рабочего стола или мобильного — они могли получать доступ к насыщенным данными заказам.

CMMS сегодня

Видим много изменений в способе доставки систем, но что насчет функций CMMS? Были ли тоже большие изменения?

Ответим, глядя на два самых важных модуля: профилактическое обслуживание и управление заказами. Когда Hippo говорит с заинтересованными в начале использования или переходе на новую CMMS, эти двое всегда ранжируются как очень важные.

Когда у Hippo было гораздо меньше клиентов, мы провели опрос, и ППР и управление заказами были двумя модулями, которые люди считали самыми важными.

Затем, недавно, и теперь с более чем тысячей респондентов, мы повторили опрос. Результаты примерно те же.

Так что имеет смысл посмотреть на функции, связанные с этими модулями. Это те, о которых больше всего заботятся отделы ТО.

Профилактическое обслуживание

Легко понять, почему отделы ТО хотят функции CMMS, позволяющие переключиться с реактивного на профилактическое. В ТО, как и в остальной жизни, унция профилактики стоит фунта лечения. И поверх всех денег, которые компания экономит за счет сокращения простоев и сверхурочных, профилактическое обслуживание просто делает день менее стрессовым. Вместо старой модели — гонять до отказа, потом пытаться поднять линию с операторами, смотрящими на часы, и менеджментом — на итоговую строку — техники могут планировать работу заранее, а потом уходить в пять вечера.

После построения заказов, можно добавить их в календарь ППР. CMMS автоматически отправит напоминания.

Управление заказами на работу

Современная CMMS оптимизирует заказы, централизуя их. Всё — от подачи заявок до отслеживания заказов и использования собранных данных для отчетности — можно делать из CMMS. Например, оператор замечает, что пресс время от времени заклинивает, и есть новый звук, которого никогда не слышал. Используя CMMS, подает заявку, оповещая начальника отдела ТО. Посмотрев заявку, он решает, что оператор может быть прав. Строит насыщенный данными заказ, приоритизирует, назначает технику. После закрытия заказа начальник оповещен, замыкая петлю. В некоторых случаях email уйдет оператору, чтобы он знал, что его беспокойство адресовано. Могут получить одно при принятии заявки, другое — при закрытии.

Информация, собранная через закрытый заказ, затем может использоваться модулем отчетности, помогая начальнику быстро и легко создавать отчеты. Отслеживание затрат и других KPI дает им вид сверху, нужный для реального понимания производительности отдела. В отраслях с большим государственным надзором эти отчеты критичны для доказательства соответствия.

Для работы системы нужны заказы с множеством информации. Посмотрим на это дальше.

Насыщенные данными заказы на работу

Давно ушли дни, когда заказы были парой базовых инструкций, на 휘гаенных на ксерокопированной форме. Когда-нибудь задавались, почему техники старых времен имеют энциклопедические знания объекта? Потому что в какой-то момент это было требованием. Когда заказы содержали так мало информации, техники должны были держать много в рабочей памяти, что 1) очень впечатляет, и 2) большая проблема для организации, когда техник уходит на пенсию и забирает все знания с собой.

Есть отличная урбанная легенда, иллюстрирующая эту проблему. В одной из многих версий менеджер имеет проблему на одном из заводов и вызывает недавнего пенсионера-техника помочь. Техник ходит вокруг пары станков, достает мелкий кусок мела, ставит X на одной из труб. Позже шлет менеджеру счет на $5,000. Когда менеджер требует детализацию, присылает обратно «Стоимость мела: $1. Знание, где поставить X: $4,999».

Современный CMMS заказ содержит всё, что нужно техникам для эффективной работы и быстрого закрытия. Доступно из заказа (частичный список):

• Интерактивные планы этажей
• Цифровые схемы и руководства O&M
• Истории обслуживания и ремонтов актива
• Настраиваемые пошаговые инструкции

И потому что вся информация надежно сохранена в CMMS, отделы никогда не должны беспокоиться о потере институциональной памяти и ноу-хау.

Мобильные приложения для обслуживания

Когда CMMS впервые перешла в облако, к ней можно было обратиться либо за рабочим столом, либо через адаптивную мобильную версию. Базово, CMMS определяла, что вы на мобильном, и переключалась на меньший макет для меньшего экрана.

Но теперь провайдеры CMMS предлагают мобильные приложения, живущие прямо на вашем смарт-устройстве. И потому что они напрямую связаны с ПО и железом устройства, приложения стабильнее, быстрее и предлагают больше функций.

Push-уведомления

Со старыми мобильными версиями техники могли быстро и легко получать доступ к назначенным нерегламентированным и ППР заказам. Но им нужно было входить и проверять новые. Для менеджеров ТО это могло вызывать задержки между назначением работы и тем, когда техники узнают о ней.

Но с мобильными приложениями менеджеры ТО могут использовать push-уведомления. Теперь, как только они назначают новый заказ, телефон техника звучит или вибрирует и показывает сообщение на экране. Когда критический актив вышел из строя, менеджеры ТО должны связаться и соединиться с командой максимально близко к реальному времени.

Сканирование штрих-кодов

Для нерегламентированных заказов легко для техников увидеть, какой актив нужен в ремонте. Это тот, что бездействует, брызгает жидкостями или курит. Но для ППР, когда это просто осмотры или задачи обслуживания, может быть намного сложнее найти правильный актив. И особенно когда есть ряд идентичных активов и оборудования все в ряд. Например, на крыше ряд блоков HVAC или коллекция насосов в подвале.

Но используя встроенную камеру мобильного устройства, техники могут быстро сканировать штрих-коды для подтверждения правильного актива. Все, что делают — сканируют этикетку для доступа к комплексным данным актива, включая серийные номера, изображения и связанные заказы.

Прямая загрузка изображений

Техники также могут использовать камеру для быстрой съемки и загрузки изображений в открытый заказ, открывая сильную линию коммуникации между собой и остальной командой.

Техники могут использовать фото, чтобы показать, что делают. Например, техник работает над крупным активом, где внутренние компоненты сложены один на другом. Пока вытаскивают детали для работы с нижними, могут сфотографировать каждый шаг, создавая надежный, поисковый рекорд работы. Когда всё собрано обратно, загружают еще одно фото для запроса удаленной визуальной инспекции. Менеджер ТО или другой член отдела может дважды проверить работу без потери времени на поездку к активу.

Техники также могут использовать фото, когда не точно знают, что делать. Вместо потери времени бегая по объекту в поисках помощи, могут загрузить изображение актива в заказ и спросить совет. Фактически, могут также добавлять комментарии к задачам и заказам через приложение. Вместо фото — вводить комментарии. Техники, медленно печатающие большими пальцами, могут использовать функцию речь-в-текст смартфона.

Офлайн-синхронизация

Мобильные веб-версии хороши, но можно реально использовать только онлайн, создавая ограничения для техников. Как только они вне зоны — теряют доступ к CMMS. И нередко техники работают там, где интернет ограничен или невозможен. Даже в самом высокотехнологичном здании доступ может быть пятнистым во втором подвале у котлов.

Мобильные приложения для обслуживания, однако, всё ещё работают офлайн. Потому что они хранят часть данных прямо на жестком диске мобильного устройства, техники могут к ним обращаться офлайн. Еще важнее — могут вводить информацию в приложение офлайн.

Пословица о данных верна: «Мусор на входе — мусор на выходе». Значит, если хотите надежные данные, нужно помочь техникам вводить данные, пока они свежи в памяти. Со старыми системами техники должны ждать возвращения в зону покрытия перед обновлением CMMS. Но с приложением — вводят данные в реальном времени. Приложение держит данные безопасными до переподключения к базе CMMS.

CMMS завтрашнего дня: профилактическое и предиктивное

Предиктивное обслуживание, вероятно, займет место во многих будущих отделах ТО. Одновременно, его врожденные ограничения означают, что оно, вероятно, не будет универсально принято. Много ситуаций, где это просто не будет иметь экономического смысла.

Но сначала — быстрое объяснение. Предиктивное обслуживание использует Интернет вещей, где всё мониторит себя и всё соединено. Так, ваш холодильник знает, когда заканчивается молоко, и говорит навигации в машине, которая напоминает купить молоко, когда вы близко к магазину. Или холодильник просто автоматически заказывает больше молока.

В промышленной среде активы оснащаются датчиками для оповещения персонала ТО о потенциальных проблемах. И это ключево понять. Технология не сообщает о проблемах, уже случившихся. Вместо этого использует данные для предсказания вероятности проблемы.

Например, если актив вибрирует слишком сильно, масло не того цвета, или всё перегревается — CMMS шлет оповещение. Так, вы можете не проверять насосы раз в месяц на признаки износа. Вместо этого ждете, пока CMMS заметит, что 1) они вибрируют немного слишком сильно, и 2) последняя проверка была шесть месяцев назад. Собирая данные из взаимосвязанных источников (датчики и история заказов насосов), CMMS решает, что делать.

Но что, если эти насосы не очень дороги и имеют низкую критичность? Если они перестанут работать — больше неприятность, чем крупная проблема. Помните, датчики дороги и могут быть сложны в настройке, так что, возможно, придется привозить стороннего поставщика. В таком случае лучше остаться с ППР. И для многих активов это будет так: стоимость настройки предиктивного обслуживания слишком высока при взвешивании против ожидаемых выгод.

Дальнейшие шаги

Посмотр на прошлое, настоящее и будущее обслуживания — больше, чем интересный урок истории, больше, чем веселая игра в угадывание будущего. Это способ лучше понять свои текущие операции ТО. Где бы вы поставили свой отдел на временной шкале? Вы в 90-х? Ваш отдел достиг нового тысячелетия? Может, вы на переднем крае.

Как только узнаете, где вы — время подумать, где хотите быть и как дойти. Для отделов, чувствующих отставание и желающих нагнать, современное ПО CMMS — отличный старт.