Внедрение CMMS: пошаговое руководство для бесшовного управления обслуживанием

За последние два десятилетия системы компьютеризированного управления техническим обслуживанием (CMMS) стали предпочтительным решением для растущего числа клиентов во всех отраслях. Причин несколько: CMMS — это сложные и надежные автоматизированные системы, использующие тысячи точек данных для предоставления в любой момент обзора работы объекта или статуса отдельного оборудования. Они умеют контролировать уровни запасов, отслеживать заказы на работу, быстро генерировать точные отчеты и, самое главное, мгновенно определять, каким активам требуется плановое предупредительное обслуживание (ППО). Именно эта функция — предупредительное обслуживание — является центром и наиболее ценным аспектом CMMS. Внедрение ППО в ПО для управления обслуживанием привело к продлению срока службы оборудования, улучшению организации, лучшему управлению временем и трудом, а в конечном счете — к снижению операционных затрат и росту прибыли.

Насколько бы мощными ни были CMMS, их оптимальная работа и экономия затрат возможны только при правильном внедрении и постоянном использовении. План внедрения CMMS подразумевает сделать ПО полностью работоспособным. Это включает несколько этапов: планирование системы, интеграцию данных, разработку и планирование ППО, обучение персонала и постоянную техническую поддержку. Без правильного внедрения даже самая функциональная система не достигнет своих целей.

Ниже приведены пять советов по внедрению CMMS для обеспечения правильной работы системы.

Краткий обзор 5 этапов внедрения CMMS

1. Получение ввода и обратной связи от технического персонала
2. Оценка ресурсов компании и постановка реалистичных целей внедрения
3. Определение ролей и прав доступа пользователей
4. Разработка программы предупредительного обслуживания (ППО)
5. Тщательное онбординг и обучение пользователей

Рассмотрим каждый этап подробнее.

1. Получение ввода и обратной связи от технического персонала

Еще до покупки CMMS критически важно, чтобы все сотрудники полностью поддерживали подход к управлению обслуживанием. Это первый шаг к успешному внедрению. Сбор мнений будущих пользователей гарантирует, что система будет иметь функции, наилучшим образом соответствующие потребностям, вызовам и целям компании — будь то снижение затрат на реактивное обслуживание, уменьшение простоев оборудования или оптимизация загрузки техников. На этом этапе команда также решает, как CMMS будет адаптирована под нужды компании: какие активы, запасы и пользователи войдут в базу данных. Эти решения определяют масштаб работы системы и длительность этапа интеграции данных.

2. Оценка ресурсов компании и постановка реалистичных целей внедрения

На этапе внедрения в CMMS вводятся все критические данные об запасах, активах и пользователях. Владельцам бизнеса нужно честно оценить свои возможности. Существует несколько вариантов проведения этого этапа в зависимости от потребностей, времени и ресурсов. Компании, имеющие время и внутренние технические ресурсы, могут провести интеграцию данных самостоятельно. Если уже есть база активов и запасов, она может быть перенесена в новую CMMS клиентом или с помощью специалистов вендора. Вендоры предлагают поддержку в виде внутренних аудитов или удаленной/телефонной технической помощи.

Независимо от того, кто проводит аудит — внутренняя команда или специалисты вендора, вот ориентировочные реалистичные сроки:

• Компании с 0–100 активами = 30 дней
• Компании с 200 активами = 45 дней
• Компании с 201–500 активами = 90 дней

3. Определение ролей и прав доступа пользователей

Многие CMMS позволяют менеджерам по обслуживанию назначать разные уровни доступа. Некоторым пользователям доступна вся система, другим — только определенные разделы в зависимости от роли, ответственности или местоположения. Менеджеры должны учитывать эти переменные при назначении прав доступа во внедрении.

4. Разработка программы предупредительного обслуживания (ППО)

Индивидуальная программа ППО — самая ценная функция CMMS. Поскольку нет двух одинаковых компаний, она должна быть настроена под уникальные нужды организации. Разработка — критически важный этап внедрения. Процесс включает анализ истории ремонтов оборудования с учетом производственного цикла. Это позволяет приоритизировать оборудование по возрасту и/или частоте поломок. Расписания ППО можно устанавливать на периоды низкой загрузки или на даты плановых осмотров.

5. Тщательный онбординг и обучение пользователей

Эти две функции никогда не должны быть упущены или обесценены — без них все остальные усилия могут быть напрасны. Эффективность системы управления обслуживанием в значительной степени зависит от последовательного и правильного использования техническим персоналом. Онбординг и постоянная техническая поддержка — два способа гарантировать, что CMMS выполняет свою задачу. Как и в случае с поддержкой внедрения, многие вендоры включают в пакеты различные ресурсы онбординга и постоянной поддержки: онлайн-руководства, видео, email, чат, записи вебинаров и телефонную поддержку.

Несомненно, CMMS — отличные продукты для управления обслуживанием. Однако, несмотря на доказанную эффективность, ни одна из них не раскроет свой потенциал без правильного внедрения, включая обучение пользователей. При оценке общей стоимости владения (TCO) владельцам бизнеса нужно взвесить затраты на внутренние ресурсы и время внедрения против стоимости дополнительных услуг поддержки от вендора. Тщательный анализ целей, бюджета и ресурсов компании поможет выбрать услуги внедрения и онбординга с наилучшим соответствием. Инвестиции в услуги внедрения (внутренние или через вендора) обеспечивают правильную настройку системы, а поддержка онбординга ведет к росту пользовательского принятия, что в свою очередь дает операционную эффективность, продление срока службы оборудования, снижение затрат и более высокий ROI.