Пять шагов к успешной реализации CLM

Интерес к программному обеспечению для управления жизненным циклом контрактов (CLM) резко возрос после беспрецедентных сбоев в прошлом году, которые показали, насколько критически важный доступ к данным контрактов в реальном времени должен эффективно реагировать на возникающие риски и возможности.

Согласно недавнему опросу Forrester, «в мире после COVID CLM превратилась из полезной вещи в незаменимую». Это неудивительно, учитывая оценки World Commerce &Contracting, согласно которым неэффективное управление контрактами обходится компаниям более чем в 9% от общего годового дохода.

Контракты - это основа любых коммерческих отношений. Эффективная система управления контрактами может помочь компаниям сократить расходы и ускорить вывод на рынок, обеспечивая при этом соблюдение требований и минимизируя риски. Тем не менее, как и в случае со всеми технологиями, есть ключевые решения, которые определят ценность, которую организация получит от развертывания системы CLM.

Ниже приведены пять шагов, которые компания должна предпринять, чтобы обеспечить успешное внедрение CLM.

Заложите основу. Часто говорят, что «неудача в плане - это план неудачи». Любое успешное развертывание технологии начинается с тщательного планирования и четкого понимания влияния нового решения на бизнес. Поскольку контракты представляют несколько заинтересованных сторон в разных регионах, от закупок и продаж до юридических и ИТ, организации необходимо хорошо подумать о том, кто будет включен в процесс выбора, внедрения и масштабирования CLM. Каждое подразделение в организации имеет свой взгляд на CLM. Чем больше у организации первоначального участия в процессе, тем больше у нее шансов инвестировать в правильный выбор и тем легче будет масштабировать будущие возможности управления контрактами по мере роста компании и развития потребностей бизнеса.

Компаниям также необходимо понимать текущие контрактные процессы, чтобы предвидеть, как система CLM повлияет на рабочие процессы, прежде чем вкладывать в нее средства. Оценка заключения контрактов в организации поможет выявить неэффективные рабочие процессы заключения контрактов, которые система CLM может быстро решить. И наоборот, он также выявляет области, в которых процессы заключения контрактов являются очень сложными или небольшими. Желательно подождать, пока решение не будет масштабировано для решения этих проблем.

Затем организации могут начать определять, как выглядит успех, и ставить цели для улучшений, которые хотят видеть заинтересованные стороны. Сравнительный анализ ключевых показателей эффективности (KPI), таких как время выполнения контрактов, и отчет об улучшениях в ключевых областях управления контрактами, помогают укрепить доверие к системе. Кроме того, создание реалистичных ворот этапа с дискретными вехами на пути к CLM помогает держать команды внедрения в нужном русле и гарантирует, что все стороны будут согласованы с прогрессом.

Выберите правильную технологию. Как и при покупке любой технологии, организациям следует рассматривать систему CLM как вложение. Это означает, что он должен предлагать возможности, которые удовлетворяют насущные потребности компании, а также включать передовые технологии, такие как искусственный интеллект и блокчейн, чтобы система могла соответствовать росту компании и будущим требованиям.

Но это больше, чем сама технология; организациям следует искать поставщика CLM, который может выступать в качестве надежного советника и партнера. Даже самое лучшее программное обеспечение малоэффективно, если оно слишком сложное в использовании или не дает необходимых результатов для обеспечения доверия заинтересованных сторон. Выбор опытного партнера по CLM с подтвержденным опытом быстрого и успешного внедрения может помочь компаниям быстро окупить вложенные средства.

Заключение контрактов - это последний рубеж, который организации преодолевают на пути к цифровой трансформации. Таким образом, компаниям жизненно важно оценивать и искать поставщика CLM, который продолжает вкладывать средства в свое предложение, и чтобы эти технологии легко интегрировались с существующими корпоративными системами в организации для оптимизации операций и ускорения бизнеса.

Инвестируйте в обучение. Неважно, насколько продвинутый технологический инструмент или насколько революционным он окажет влияние на бизнес, если его никто не использует. Об этом следует помнить, когда компании начинают развертывать новую систему CLM. К счастью, существует множество вариантов эффективного обучения персонала.

Прежде всего, это поставщик CLM. Специалисты по функциональности своих продуктов лучше всего оснащены, чтобы предложить пользователям необходимое личное обучение и руководства пользователя, которые обеспечат беспрепятственное внедрение. Ищите технологического партнера, который предлагает программы «обучения инструкторов», которые помогают подготовить избранных сотрудников в основных функциональных областях с глубокими знаниями продукта. Эти «суперпользователи» могут помочь коллегам по работе максимально использовать возможности технологии. Кроме того, если для внедрения используется сервисный партнер, полагайтесь на его сертифицированных инструкторов, которые помогут наладить работу команды.

Кроме того, инструменты цифрового внедрения, которые предоставляют контекстуализированные и персонализированные инструкции в приложении, набирают популярность среди компаний, стремящихся ускорить обучение и улучшить адаптацию и производительность конечных пользователей. Сотрудники могут изучать программное обеспечение по мере выполнения повседневных задач, уникальных для их различных ролей в организации.

Реализуйте двойную стратегию. Когда дело доходит до развертывания технологий в организации, решающее значение имеет время. Убедитесь, что в других подразделениях организации не используются другие технологии, которые могли бы отвлечь сотрудников от изучения системы CLM, которая также может включать новые рабочие процессы.

Таким образом, развертывание простых функций заключения контрактов по всему бизнесу позволяет сотрудникам знакомиться с новой системой, не перегружая себя сложными функциями и функциями сразу же. Эта упрощенная реализация поможет укрепить доверие и заинтересованность как заинтересованных сторон, так и сотрудников.

Одновременно с этим избранные «суперпользователи», определенные ранее в процессе внедрения, совместно используют полные возможности, поскольку это помогает создать основную команду чемпионов CLM, которые могут проповедовать систему другим. Они также выступают в качестве внутренних системных экспертов, которые могут помочь обеспечить внедрение и выявить возможности для улучшения.

Сообщите о своем успехе. После того, как реализация будет развернута, жизненно важно посмотреть, насколько организация выполняет свои задачи. Независимо от того, решит ли компания начать с проекта, который может обеспечить быструю победу, или решит решить проблему, которая была проблематичной по всем направлениям, демонстрация постепенного прогресса поможет придать импульс системе CLM.

Например, многонациональная компания I.T. Сервисная компания внедрила CLM, чтобы улучшить способ сбора и контроля договорных обязательств с целью оптимизации чистой прибыли. Компания улучшила выполнение контрактов за счет оптимизации и автоматизации управления соглашением об уровне обслуживания и отчетом о рабочих обязательствах. В результате компания сократила срок действия предыдущего двухнедельного контракта на 50–60%, что позволило ускорить вывод продукта на рынок.

Какой бы ни была цель, организации должны работать со своим поставщиком CLM, чтобы не только сравнить начальные KPI, определенные в процессе планирования, но и создать 30-, 60- и 90-дневные отчеты, чтобы задокументировать, как эти KPI изменились с момента развертывания системы. По мере развития этих показателей крайне важно продолжать демонстрировать успех внедрения, чтобы заинтересованные стороны по-прежнему видели ценность инвестиций.

Для компаний, рассматривающих систему CLM как часть своего пути к цифровой трансформации, время пришло. По оценкам Gartner, к 2023 году переговоры по контрактам станут на 30% быстрее благодаря достижениям в технологии управления контрактами.

Хотя внедрение новых технологий может быть сложной задачей, ценность, которую реализует организация, зависит от пяти ключевых факторов:

• Тщательное планирование, обеспечивающее участие всех заинтересованных сторон и измеримый успех.
• Выбор подходящего технологического партнера,
• Инвестиции в обучение и воспитание внутренних чемпионов,
• Двусторонний подход к реализации и
• Понятный способ сообщать об эффективности по КПЭ.

При внедрении системы CLM важно не забывать реалистично оценивать сроки и ожидания. Если компания будет следовать этим основным шагам, она сможет продемонстрировать раннюю ценность проекта и заручиться поддержкой ключевых заинтересованных сторон, которые будут выплачивать дивиденды на долгие годы.

Бернадетт Булакан - вице-президент и ведущий евангелист Айцертис .