Мастерство управления жизненным циклом контрактов: 5 проверенных шагов для бесшовной реализации

Интерес к программному обеспечению управления жизненным циклом контрактов (CLM) взлетает в أعов poslednego года беспрецедентных сбоев, которые раскрыли, насколько критично реальное время доступа к данным контрактов для эффективного реагирования на возникающие риски и возможности.

По недавнему опросу Forrester, «CLM универсально перешел от nice-to-have к critical-to-have в пост-COVID мире». Это неудивительно, учитывая оценки World Commerce & Contracting, что неэффективное управление контрактами стоит компаниям более 9% общегодовой выручки.

Контракты — фундамент каждого коммерческого отношения. Эффективная система управления контрактами может помочь компаниям снизить затраты и ускорить время выхода на рынок, все при обеспечении соответствия и минимизации риска. Однако, как и с любой технологией, есть ключевые решения, которые определяют ценность, которую организация реализует от внедрения CLM-системы.

Ниже пять шагов, которые компания должна предпринять для обеспечения успешной реализации CLM.

Заложите фундамент

Часто говорят: «неудача планировать — это план на неудачу». Любое успешное внедрение технологии начинается с тщательного планирования и четкого понимания влияния нового решения на бизнес. Поскольку контракты представляют множественных стейкхолдеров по географиям, от закупок и продаж до юридического и ИТ, организации нужно быть вдумчивыми о том, кто включен в выбор, внедрение и масштабирование CLM. Каждый дивизион в организации имеет разный взгляд на CLM. Чем больше бай-ин у организации изначально в процессе, тем вероятнее, что она инвестирует в правильный выбор и тем легче будет масштабировать будущие возможности управления контрактами по мере роста компании и эволюции бизнес-потребностей.

Компании также должны понимать текущие процессы контрактов, чтобы предвосхитить, как CLM-система повлияет на рабочие процессы до инвестиций в нее. Оценка контрактов по всей организации поможет раскрыть неэффективные рабочие процессы контрактов, которые CLM-система может быстро решить. И наоборот, это также раскрывает области, где процессы контрактов высоко сложны или низкого объема. Советуется подождать, пока решение не будет масштабировано, чтобы адресовать эти области.

Организации могут затем начать определять, как выглядит успех, и устанавливать цели для улучшений, которые хотят видеть стейкхолдеры. Бенчмаркинг ключевых показателей эффективности (KPI), таких как время оборота контракта, и отчетность об улучшениях в ключевых областях управления контрактами помогают строить уверенность в системе. Кроме того, создание реалистичных этапных ворот с дискретными вехами для пути CLM помогает держать команды внедрения на пути и обеспечивает согласование всех сторон с прогрессом.

Выберите правильную технологию

Как и с любой покупкой технологии, организации должны рассматривать CLM-систему как инвестицию. Это значит, что она должна предлагать возможности, адресующие немедленные нужды компании, в то время как также включая передовые технологии вроде искусственного интеллекта и блокчейна, чтобы гарантировать, что система может адресовать рост и будущие требования компании.

Но это больше, чем просто сама технология; организации должны искать CLM-провайдера, который может служить доверенным советником и партнером. Даже лучшее ПО служит малой ценности, если оно слишком сложно в использовании или не доставляет необходимых результатов для обеспечения уверенности стейкхолдеров. Выбор опытного CLM-партнера с доказанной историей быстрых и успешных внедрений может помочь компаниям достичь быстрого возврата инвестиций.

Контрактирование — последний рубеж, который организации завоевывают в своем пути цифровой трансформации. Как таковое, жизненно важно для компаний оценивать и искать CLM-провайдера, который продолжает инвестировать в свое предложение, и чтобы эти технологии бесшовно интегрировались с существующими 엔терпрайз системами по всей организации для оптимизации операций и ускорения бизнеса.

Инвестируйте в обучение

Неважно, насколько продвинутым является технологический инструмент или насколько революционным будет его влияние на бизнес, если никто его не использует. Это должно оставаться на переднем плане ума, когда компании начинают развертывать новую CLM-систему. К счастью, существует множество опций для эффективного и эффективного обучения персонала.

Первое и главное — CLM-провайдер. Эксперты в функциональности своих продуктов лучше всего оснащены для предложения пользователям необходимого ин-персон обучения и пользовательских руководств, которые обеспечат плавное принятие. Ищите технологического партнера, предлагающего программы «train-the-trainer», которые помогают подготовить избранных сотрудников в ключевых функциональных областях с глубоким знанием продукта. Эти «супер-пользователи» могут помочь коллегам извлечь максимум из технологии. Кроме того, если используется сервис-партнер для внедрения, полагайтесь на его сертифицированных тренеров, чтобы помочь команде встать на ноги и бежать.

Кроме того, инструменты цифрового принятия, предоставляющие контекстуализированную и персонализированную in-app навигацию, набирают популярность у компаний, ищущих ускорение обучения и улучшение онбординга конечных пользователей и продуктивности. Сотрудники могут учить ПО, пока выполняют ежедневные задачи, уникальные для их различных ролей по всей организации.

Реализуйте двухпрутковую стратегию

Тайминг — всё, когда речь идет о развертывании технологии по организации. Убедитесь, что нет других внедрений технологий в других местах организации, которые могли бы отвлекать сотрудников от обучения CLM-системе, которая также может включать новые рабочие процессы.

Поэтому начало развертывания простых функций контрактов по всему бизнесу позволяет сотрудникам ознакомиться с новой системой без перегруза сложными функциями и функциями прямо с ворот. Это упрощенное внедрение поможет построить уверенность и бай-ин среди стейкхолдеров и сотрудников.

Одновременно для тех избранных «супер-пользователей», идентифицированных ранее в процессе внедрения, делитесь полными возможностями, так как это помогает создать ядро команды чемпионов CLM, которые могут евангелизировать систему другим. Они также служат внутренними экспертами системы, которые могут помочь обеспечить принятие и выявить возможности для улучшения.

Отчитывайтесь об успехе

После развертывания внедрения жизненно важно посмотреть, как организация выполняется против своих целей. Будь то компания выбирает начать с проекта, где она может зафиксировать быструю победу, или решает решить проблему, которая была проблемой по всей доске, демонстрация инкрементального прогресса поможет генерировать импульс для CLM-системы.

Например, мультинациональная ИТ-сервисная компания внедрила CLM для помощи в улучшении способа, которым обязательства контрактов фиксируются и мониторятся для оптимизации нижней линии. Компания улучшила соответствие контрактов, оптимизировав и автоматизировав управление обязательствами сервис-уровня соглашений и заявлениями о работе. В результате компания сократила свой предыдущий двухнедельный цикл контракта на 50–60%, позволяя ускорить время выхода на рынок.

Каковы бы ни были цели, организации должны работать со своим CLM-провайдером не только для бенчмаркинга исходных KPI, идентифицированных в процессе планирования, но и для создания 30-, 60- и 90-дневных отчетов для документирования того, как эти KPI изменились с момента развертывания системы. По мере эволюции этих бенчмарков, императивно продолжать демонстрировать успех внедрения, чтобы стейкхолдеры продолжали видеть ценность инвестиций.

Для компаний, рассматривающих CLM-систему как часть своего пути цифровой трансформации, время — сейчас. Gartner оценивает, что переговоры по контрактам станут на 30% быстрее к 2023 году благодаря прогрессу в технологии управления контрактами.

Пока внедрение новой технологии может быть пугающим, ценность, которую организация реализует, зависит от пяти ключевых вещей:

• Тщательное планирование для обеспечения вовлечения всех стейкхолдеров и измеримости успеха,
• Выбор правильного технологического партнера,
• Инвестиции в обучение и выращивание внутренних чемпионов,
• Двухпрутковый подход к внедрению, и
• Четкий способ отчетности о производительности против KPI.

Важно помнить быть реалистичным о таймингах и ожиданиях при внедрении CLM-системы. Если компания следует этим основным шагам, она сможет продемонстрировать раннюю ценность для проекта и закрепить бай-ин от ключевых стейкхолдеров, который будет приносить дивиденды годами.

Бернадетте Булакан — вице-президент и лидер евангелизма в Icertis.