Как управление жизненным циклом контрактов повышает эффективность цепи поставок

Никогда ранее предприятиям не было так важно отслеживать динамику меняющейся цепи поставок и быстро реагировать. Для получения видимости в реальном времени, сотрудничества с поставщиками и упрощения бизнес-процессов многие предприятия используют автоматизацию. Недавнее исследование Oxford Economics среди 1000 руководителей цепей поставок показало, что респонденты поставили «использование автоматизации для рутинных задач» на первое место среди стратегических целей организации.

Автоматизация, созданная для повышения ежедневной продуктивности, позволяет пользователям настраивать бизнес-политики и правила внутри системы управления жизненным циклом контрактов (CLM), которые применяются к потоку задач, документов и информации через бизнес-активности, позволяя им двигаться вперед без человеческого вмешательства. Автоматизация позволяет выполнять повторяющиеся простые задачи без риска человеческой ошибки. Эта статья исследует множество преимуществ автоматизированного CLM для управления корпоративными цепями поставок и то, как предприятия могут наилучшим образом использовать автоматизацию для управления рисками поставщиков в условиях пандемии.

1. Обеспечение видимости

Автоматизация дает доступ к информации в реальном времени, позволяя бизнесу мгновенно реагировать на меняющиеся условия и принимать обоснованные решения. Автоматизированные CLM-системы с порталами поставщиков и вендоров могут служить единым источником правды для разговоров в реальном времени между поставщиками и вендорами о недопоставках, спросе и задержках. Наличие этой видимости в цепи поставок позволяет предприятиям эффективно управлять потенциальными проблемами, разрабатывать поддерживающие решения и иметь данные для прогнозирования будущих задержек и дефицитов.

2. Оповещение о рисках поставщиков

То же исследование показало, что 39% респондентов за последние три года сталкивались с негативными риск-событиями в цепях поставок, а 40% отметили рост экспозиции рискам цепи поставок за тот же период. С добавлением автоматизации цепь поставок может непрерывно мониториться на предмет выбросов и потенциальных рисков. Автоматизированные системы управления контрактами помогают снижать риски поставщиков, помечая, какие поставки недопоставляются и в каком объеме, и произошло ли нарушение договора. Кроме того, передовые CLM могут использовать ИИ для пометки рискованных условий и соглашений с поставщиками до того, как они будут подписаны организацией.

3. Ускорение бизнес-процессов

С автоматизацией предприятия могут устранить медленные ручные процессы управления цепями поставок, освобождая сотрудников для фокуса на создании дополнительной ценности. Автоматизация CLM устраняет узкие места в процессах цепи поставок — координации, мониторинга, инвентаризации и отгрузки — и позволяет выполнять весь процесс из единой защищенной системы.

Автоматизированные CLM-решения также позволяют бизнесам и поставщикам подавать контракты и другие запросы непосредственно в систему, ускоряя бизнес-процессы, включая продажи, закупки и юридические операции.

В среднем перечисленные преимущества сокращают время, необходимое для завершения контракта, почти на 60 процентов. Конечно, этот выигрыш требует предварительного планирования: предприятия сначала должны определить, какой повторяющийся процесс можно автоматизировать и принесет наибольшую ценность. После выбора решения для автоматизации рабочих процессов сотрудники могут настроить правила для задачи в платформе и отслеживать ее выполнение, внося коррективы. Примеры задач, идеальных для CLM: распространение контрактов, создание счетов и отправка заранее написанных ответов клиентам, задающим частые вопросы.

4. Обеспечение соответствия

Пока автоматизация держит процессы работающими без критического человеческого глаза, соответствие и регулирование должны оставаться приоритетом. Автоматизированные CLM-воркфлоу могут быть запрограммированы для соблюдения регуляций и корпоративных политик, так что сотрудникам больше не нужно вручную проверять соответствие каждой задачи. CLM также отслеживает цифровые воркфлоу, так что аудиторы могут быстро и легко узнать, какая задача была выполнена — кем и когда — устраняя необходимость копаться в бумагах или почтовых следах, давая всем сторонам спокойствие, что все процессы следовали в правовых пределах.

Автоматизация CLM собирает данные для регуляторов, обеспечивая возможность поставщикам и клиентам делиться доказательствами соответствия. Она также позволяет создавать записи полного процесса цепи поставок от начала до конца, позволяя уполномоченным лицам подтвердить, что каждый шаг в рамках корпоративных правил и регуляций, и вносить изменения соответствующим образом.

5. Поддержка удаленной работы

Чтобы цепь поставок двигалась эффективно, ИТ-системы должны поддерживать новый ландшафт удаленной работы, позволяя поставщикам, партнерам и клиентам получать доступ к файлам, защищать корпоративные данные и управлять end-to-end процессом. Пока ИТ-команды находятся под экстремальным давлением, обеспечивая удаленную работу сотрудников, no-code автоматизированные системы, включая CLM, гарантируют, что удаленные работники могут настраивать решения под нужды цепи поставок без постоянного вовлечения ИТ-отдела. Не требуя знаний программирования, no-code платформы позволяют пользователям быстро создавать и выполнять свои приложения или процессы самостоятельно. С рынком, прогнозируемым к росту с $13,2 млрд в 2020 до $45,5 млрд к 2025, low-code и no-code платформы позволяют экспертам цепи поставок выполнять лучшие цифровые стратегии без ручного кодирования.

Пока пандемия COVID-19 заставляет предприятия во всех отраслях управлять непредсказуемостью спроса и предложения, автоматизированный CLM — критически важный инструмент, помогающий предприятиям получать видимость, общаться с поставщиками и управлять рисками, оставаясь соответственными и доступными для удаленных сотрудников. Бизнесы, успешно внедряющие автоматизированный CLM, будут подготовлены к успеху не только лицом к катастрофе, но и для общей удовлетворенности клиентов и роста бизнеса.

Колин Эрл — CEO Agiloft.