Преодоление пяти барьеров в доставке для домашних офисов удаленных команд

Для многих компаний массовый исход из общих офисных пространств в этом году привел к суматохе в оснащении сотрудников лучшими технологическими инструментами и облачными корпоративными системами для поддержки удаленной работы. Особенно сложны решения для процессов, традиционно полагавшихся на централизованную корпоративную структуру — такие как почтовые комнаты и отделы отгрузки.

Как эффективно внедрить общекорпоративное решение, позволяющее сотрудникам безопасно, эффективно и рентабельно отправлять и доставлять деловую корреспонденцию из разрозненных локаций?

Организации, которые ранее управляли, скажем, четырьмя корпоративными офисами, должны понять, как эффективно управлять 4000 домашними офисами. Нельзя просто бросить документы на почтовую тележку или сдать посылку в почтовый центр. В конечном счете, вы теряете значительные неформальные знания, которые обычно управляли этими процессами.

Независимо от количества домашних офисов в текущей среде, вам нужно разобраться, как автоматизировать и контролировать онбординг, конфигурацию и запуск по пяти ключевым фазам внедрения, которыми вы обычно бы управляли через центральную команду в физическом месте.

1. Настройка системы

Прежде всего, убедитесь, что новая облачная система позволяет быстро и легко создавать учетные записи перевозчиков и права доступа конечных пользователей. Подтвердите, что у нее есть возможности массового импорта, позволяющие быстро загружать информацию, будь то через простую загрузку списка Excel или интеграцию с вашей системой управления человеческими ресурсами (HRMS). Это критично для того, чтобы внедрение не застревало на утомительных задачах ручного ввода данных.

Также критично — четкое понимание ваших централизованных почтовых и отгрузочных операций, чтобы их можно было перевести в роль-специфичные рабочие процессы. Убедитесь, что система имеет инструменты для адаптации пользовательских интерфейсов под ваш способ работы. Определите людей, которые должны быть вовлечены, и вовлеките их рано в процессе, чтобы они могли помочь зафиксировать все процессы и требования, которые система должна обеспечивать. Выберите чемпиона проекта и поручите ему объединить администраторов и специалистов в кросс-функциональную команду, которая успешно доведет конфигурацию системы до завершения.

2. Виртуальный онбординг и обучение

После настройки системы вы готовы развернуть решение для домашнего офиса всей команде. Убедитесь, что команда знает, кто чемпион проекта — центральная точка контакта, которая может отвечать на вопросы и решать проблемы, возникающие при онбординге пользователей в системе.

Предоставьте пользователям смешанные ресурсы онбординга и обучения, ориентированные на множество стилей обучения на рабочем месте, а не подход «один размер для всех». Визуальные учащиеся выиграют от демо продукта и обучающих видео, как и аудиальные, если эти инструменты также предоставляют аудиокомпонент. Вербальные учащиеся могут предпочесть структурированные руководства пользователя, в то время как кинестетические (практические) учащиеся захотят сразу погрузиться, возможно, с примером проекта для практики.

3. Обеспечение безопасности данных

Пока предоставление удаленной системы почты и отгрузки для домашнего офиса позволяет команде работать из любой локации с интернетом, для многих компаний это поднимает значительные проблемы безопасности и соответствия. Вы теряете способность управлять устройствами и соединениями, через которые сотрудники получают доступ.

Важно пересмотреть протоколы безопасности компании и установить политики, защищающие и бизнес, и удаленных работников. Обязательно используйте единый вход (SSO) и воспользуйтесь функциями безопасности системы для усилия усилий — такие как переменные права видимости, правила-базированные настройки разрешений и автоматизированные процессы утверждения. Это позволит вам сохранить центральный контроль над тем, кто может получить доступ к системе, и что они могут видеть и делать в ней.

4. Обеспечение вовлеченности сотрудников

Как гласит поговорка, можно привести коня к воде, но нельзя заставить его пить. Так же, вы можете оснастить персонал безопасной удаленной системой и обучить их ее использованию, но заставить их ею пользоваться — другая задача. Фактически, чаще всего новый софт проваливается из-за отсутствия пользовательского принятия, а не из-за функциональности самого инструмента.

Оставление сотрудников в одиночестве выбирать своих перевозчиков или методы почты и отгрузки может привести к потере контроля над расходами — или хуже, создать риск безопасности, если они стоят в очередях на почте или в центрах перевозчиков.

Топ-даун коммуникация от вовлеченного исполнительного руководства критична для демонстрации важности нового решения для отгрузки из домашнего офиса. Зачем вы внедряете эту систему? Как она поможет компании к бизнес-целям? Как она принесет пользу каждому сотруднику в его роли? Адаптация приложений к специфическим рабочим процессам может помочь здесь.

Индивидуализация «зачем» за инвестициями имеет особое значение. Подчеркните систему как инвестицию, сделанную для блага сотрудников, а не просто для обеспечения бизнес-как-обычно во время удаленной работы — будь то чтобы сделать их работу легче, упростить или устранить утомительные задачи и/или дать им дополнительные инсайты или функциональность, которых у них не было раньше.

5. Отслеживание ответственности пользователей

Недостаточно поощрять вовлеченность сотрудников. Вам также нужно контролировать и отслеживать её; идеально — через функциональность отчетности на основе единой транзакционной базы данных, фиксирующей почтовые и отгрузочные транзакции всех пользователей. Точечные решения для отгрузки или решения одного перевозчика создают дата-силосы, которые мешают запускать консолидированные отчеты по сверке центров затрат, которые иначе помогли бы найти перерасходы или расхождения между ожидаемыми и реальными затратами для всех перевозчиков.

Помимо мониторинга активности пользователей, многие решения позволяют запускать отчеты для выявления неактивных пользователей. Вы также можете идентифицировать «несанкционированных» отправителей, не следующих корпоративной политике, таких как использование экспресс-перевозчика, когда наземная служба была бы дешевле, или использование системы для обработки неавторизованных личных отправок.

Часто отсутствие использования системы или неправильное использование сводится к обучению и осведомленности. Поощряйте сотрудников предоставлять обратную связь вокруг болевых точек, которые вы можете адресовать инструментами конфигурации администрирования системы.

Пока все еще неясно, когда кризис COVID-19 утихнет, что точно — сотрудники и работодатели одинаково признают выгоды работы из дома. Многие организации будут принимать этот вариант как «новую норму» далеко за пределами пандемии.

Соответственно, компании могут продолжать контролировать затраты и эффективность, сохраняя безопасность сотрудников, с централизованно управляемым решением для почты и отгрузки для всех перевозчиков и всех пользователей.

Боб Мэлли — управляющий директор в Pierbridge.