Оптимизированная маркировка активов: 6 основных шагов для эффективного управления

Любая организация, использующая маркировку активов для управления физическими активами, нуждается в четко определенном, эффективном процессе маркировки активов по мере их приобретения и мониторинга активов на протяжении их полезного срока.

Что такое маркировка активов?

Маркировка активов — это процесс прикрепления идентификационных тегов или этикеток, также известных как теги активов, к активам. Маркировка активов используется как для основных, так и для движимых активов для предоставления способа идентификации отдельных активов на протяжении их полезного срока. Обычно напечатанные с штрих-кодами, теги активов сканируются с помощью портативного сканера штрих-кодов или смартфона, оснащенного приложением для сканирования штрих-кодов, позволяя пользователям получать и документировать данные о местоположении актива, истории обслуживания или других деталях.

Маркировка активов обычно используется для управления инвентарем, приложений работы в процессе (WIP) и для управления процессами обслуживания и ремонта с решениями CMMS. Маркировка активов используется во многих отраслях, от здравоохранения до образования, склада, обороны, коммунальных услуг и производства.

Какова цель системы маркировки активов?

Маркировка активов позволяет компаниям назначить уникальный идентификатор каждому активу. Напечатанные с штрих-кодами, теги активов устраняют необходимость ручного ввода данных, обеспечивая точный и эффективный учет инвентаря и оптимизированную документацию таких действий, как обслуживание и ремонт. Отслеживая местоположение каждого актива, историю обслуживания, использование и другие детали, компании могут упростить ведение записей и оптимизировать отчетность для бухгалтерских и налоговых целей. Например, полные данные об использовании облегчают расчет амортизации для оборудования.

Некоторые отрасли имеют регулирования, которые предписывают типы активов, которые должны быть помечены, материалы, необходимые для тегов активов, и другие требования к идентификации активов. Оборонная отрасль, например, требует уникальной идентификации, также известной как UID или IUID, согласно MIL-STD-130. Теги активов, используемые для оборонных применений, известные как UID-этикетки, должны соответствовать строгим критериям, включая способность выдерживать суровые экологические условия и оставаться читаемыми на протяжении всего срока службы актива. В оборонной отрасли системы маркировки активов предоставляют ценный инструмент для отслеживания военной собственности на протяжении ее жизненного цикла, от производства до распределения и итогового утилизации.

Собранные данные для отдельных активов позволяют компаниям во всех отраслях принимать более умные, основанные на данных решения, такие как определение того, является ли инвестиция в новое оборудование более финансово обоснованным решением, чем ремонт единицы оборудования, приближающейся к концу своего ожидаемого полезного срока службы.

Поскольку каждая единица оснащена уникальным идентификатором и ее история местоположения документирована, маркировка активов также может помочь предотвратить кражу и потери. Определенные типы тегов активов, такие как штрих-кодовые этикетки с индикатором вскрытия, добавляют дополнительное сдерживающее средство для предотвращения кражи.

Почему теги активов важны?

Теги активов — это основа системы отслеживания активов, предоставляющая надежный метод идентификации отдельных активов и эффективный способ сбора данных. Без тегов активов информация о местоположении и истории актива должна документироваться вручную, процесс, который полон человеческих ошибок и склонен к неточностям. Активы более вероятно будут ошибочно идентифицированы при зависимости от ручных процессов, что также приводит к ненадежным данным.

Прикрепленные к активам с использованием постоянного клея на основе давления или механических креплений, теги активов предназначены для того, чтобы оставаться прикрепленными и читаемыми на протяжении всего полезного срока актива. Поскольку теги активов используются для маркировки активов, которые могут оставаться в эксплуатации десятилетиями, критически важно учитывать эксплуатационную среду при выборе тегов активов.

Хотя штрих-коды можно печатать на наклеечных этикетках, эти бумажные этикетки не достаточно долговечны для выдержки воздействия дождя, снега и УФ-излучения в течение нескольких месяцев или лет. Теги активов, которые отпадают, выцветают или иным образом становятся нечитаемыми, должны заменяться, что приводит к более высоким затратам на протяжении срока службы актива по сравнению с выбором долговечного тега актива, который может выдерживать типичные экологические условия актива с самого начала.

6 шагов к эффективной системе маркировки активов

Ниже представлен обзор основных шагов в потоке процесса маркировки активов.

1. Определите тип и категорию актива.
2. Назначьте уникальный идентификационный номер.
3. Определите тип необходимой этикетки актива.
4. Введите актив и всю связанную информацию в вашу систему отслеживания активов.
5. Прикрепите тег актива к предмету.
6. Внедрите процессы проверки данных.

Вот что вам нужно знать для внедрения оптимизированного процесса маркировки активов.

Определите тип и категорию актива

Если вы уже внедрили систему отслеживания активов, у вас, вероятно, есть система классификации, или схема, для активов, включая категории и типы активов. Если вы внедряете систему отслеживания активов впервые, создание этой системы категоризации — важный шаг для обеспечения согласованной категоризации со временем. Активы могут быть сгруппированы по отделу, стоимости, использованию или любому количеству других переменных.
Вы можете захотеть выбрать метод категоризации, который соответствует процессу, используемому для категоризации активов для бухгалтерских целей. Даже если ваша бухгалтерская система включает как материальные, так и нематериальные активы, а ваш процесс маркировки активов относится только к материальным активам, обеспечение того, что ваша классификация физических активов соответствует вашей бухгалтерской методологии, позволяет более простое интегрирование и отчетность.

Скриншот через Corporate Finance Institute

Вот несколько примеров категорий физических активов:

• Мебель
• IT-оборудование (компьютеры, ноутбуки)
• Аудиовизуальное оборудование
• Техническое оборудование (блоки питания, кондиционеры)

Назначьте уникальный идентификационный номер

Помимо категоризации активов и классификации их по типу, каждый актив должен иметь уникальный идентификационный номер для точного отслеживания. Этот уникальный ID отличает отдельные активы от других активов той же категории и типа, упрощая управление процессами, такими как повторный заказ, обслуживание и бухгалтерия.
Уникальные идентификационные номера могут содержать кодирование, указывающее на тип актива или отдел владения. Например, активы, контролируемые HR-отделом, могут содержать префикс, такой как 013, в то время как активы, контролируемые бухгалтерией, имеют префикс 014. Этот метод делает легко определение важной информации об активе просто посмотрев на тег, в то время как более детальная информация — в один скан штрих-кода.

Определите тип необходимой этикетки актива

Этикетки и теги активов не являются решением «один размер подходит всем». Существует множество этикеток и тегов активов, разработанных для конкретных применений, таких как долговечные теги активов для активов, которые могут подвергаться суровым условиям, или теги безопасности для высокоценных активов, которые могут подвергаться краже, несанкционированному перемещению или вскрытию. Постоянные этикетки оборудования идеальны для автоматизации сбора данных на протяжении жизни актива. Учитывайте категорию и тип актива, а также экологические условия, которым актив будет подвергнут. Будет ли актив очищаться с использованием агрессивных чистящих растворов? Будет ли он подвергаться воздействию химикатов или растворителей? Будет ли он подвергаться внешним погодным условиям? Все эти факторы должны быть взвешены при определении лучшей этикетки актива для каждого актива.

Введите актив и связанную информацию в вашу систему отслеживания активов

Активы должны быть введены в систему сразу после их получения. Для оптимизации этого процесса полезно иметь письменную процедурную документацию, описывающую, когда активы должны быть помечены, как они категоризируются, какие типы этикеток активов запрашивать для определенных типов активов и процедуры ввода данных. Например, Вашингтонский университет имеет документ процедуры маркировки, предоставляющий специфическую информацию о потоке процесса. Требования к вводу данных могут варьироваться по категории и типу актива. В общем, данные, вводимые в систему отслеживания активов, включают:

• Идентификационный номер актива
• Серийные или модельные номера
• Информация о производителе или поставщике
• Дата приобретения
• Местоположение или отдел владения
• Статус
• Стоимость актива

Прикрепите тег актива к предмету

Методы крепления варьируются в зависимости от типа актива и типа этикетки. Некоторые теги активов используют клей на основе давления, в то время как другие имеют механические крепления. Некоторые теги активов предлагают оба метода крепления. Если у вас есть выбор между клеевым или механическим креплением, выберите метод, наиболее подходящий для актива или метод, требуемый по политике компании.

Внедрите процессы проверки данных

Проверяйте активы минимум по двум точкам данных, таким как штрих-код и серийный номер предмета. При утилизации активов этот шаг критически важен для обеспечения «точной и верифицируемой цепочки хранения», что может помочь смягчить утечки данных (особенно для утилизации IT-активов) и также помочь соблюдать соответствие с регулированием.
Внедрение согласованного потока процесса маркировки активов гарантирует, что все активы, полученные вашей компанией, последовательно классифицируются и отслеживаются, упрощая локализацию активов во всей компании, внедрение регулярных графиков обслуживания и поддержание точного ведения записей для аудиторских и бухгалтерских целей. Разработка четких политик и процедур и обучение членов вашей команды утвержденным процедурам маркировки активов оптимизирует процессы и в конечном итоге может иметь положительное влияние на вашу итоговую прибыль, позволяя вам улучшить использование ресурсов, сократить ненужное дублирование активов и получить больше полезного срока службы из ваших инвестиций.