Мастерство складских инвентаризаций: практическая контрольная списка для точных результатов

Для занятых менеджеров складов перспектива проведения инвентаризации может быть пугающей задачей, которая может вдохновить их на сокращение углов. Хотя это естественно для работников в этой важной позиции желать сосредоточиться исключительно на ежедневных операциях, пренебрежение твердыми данными может привести к предотвратимым ошибкам, которые могут поставить под угрозу рост или даже выживание бизнеса.

Поскольку мы хотим, чтобы вы и ваши сотрудники уходили от каждого аудита чувствуя себя решительными, хорошо информированными и, что наиболее важно, наполненными энергией, мы составили список лучших практик, разработанный для помощи вам в принятии глубокого взгляда на ваш инвентарь наиболее целостным образом. Скачайте наш полезный чек-лист складской инвентаризации для интерактивного контура основных шагов процесса инвентаризации. Вот предварительный просмотр того, как должны выглядеть ваши шаги:

1. Определите свои цели.
2. Проведите подсчеты складского инвентаря.
3. Наблюдайте за складскими операциями.
4. Проводите интервью с ключевыми складскими сотрудниками.
5. Синтезируйте инвентарные данные.
6. Оцените результаты инвентаризации.

Определите цели вашей инвентаризации

Даже если менеджер склада выполнил бесчисленное множество аудитов в своей карьере, хороший из них признает, что никакие два не должны выполняться абсолютно одинаково. Это означает, что перед выполнением аудита менеджер должен быть в контакте с руководством, чтобы убедиться, что они разрабатывают свой аудит для включения конкретных пунктов, которые компания может пытаться улучшить или построить.
Каждый аудит должен включать основы, такие как подсчеты инвентаря и анализ данных. Но основы в стороне, могут быть случаи, когда компания готовится к новым регуляциям безопасности, например, что означает, что аудитор должен уделять особое внимание текущим протоколам безопасности и тому, как новые могут быть внедрены максимально бесшовно.

Проведите подсчеты складского инвентаря

Независимо от того, опирается ли бизнес на периодическую или непрерывную систему инвентаризации, важно, чтобы он выполнял перекрестные проверки даже самых технологически передовых сетей, чтобы убедиться, что все позиции учтены. Это может быть сделано как полным, так и частичным подсчетом инвентаря в зависимости от организации склада и точности прошлых аудитов.
В терминах стратегии, ключево, чтобы менеджер склада учитывал множество факторов, особенно если они выбирают частичный подсчет. Для более тщательного и точного аудита они должны убедиться, что учли любые крупные сдвиги в инвентаре из-за продаж, праздничных графиков или ликвидаций.
Например, аудиторы часто тестируют медленно движущийся инвентарь для применения правила более низкого из стоимости или рыночной цены — общепринятой бухгалтерской процедуры, которая требует, чтобы бизнес записывал стоимость инвентаря как более низкую из двух цифр: фактическую исходную стоимость или текущую рыночную стоимость. Точно так же аудиторы обычно тестируют высокоценные позиции и позиции, подверженные ошибкам, чтобы подтвердить, что записи точны и используются согласованные бухгалтерские методы. Все эти переменные должны быть отмечены, чтобы не было путаницы или шанса на расхождение к следующему аудиту.

Наблюдайте за складскими операциями

Даже самые внимательные менеджеры складов могут терять контакт с ежедневными приходами и уходами своего склада в особенно загруженные времена. Для исправления этого важно, чтобы проводилось тщательное и терпеливое наблюдение за складскими операциями.
Конечно, каждое наблюдение будет варьироваться от одного бизнеса к другому, так как никакие два не совсем одинаковы, но каждое должно включать полный обзор процесса выполнения заказов, если он есть, и оценки безопасности для гарантии, что все остаются в безопасности и соблюдают все регуляторные меры.
Делая это, менеджеры складов могут также испытать «момент озарения». Откладываясь в сторону и наблюдая за операциями с внешней перспективы, они легче увидят часто скрытые слабые места, которые могут снижать эффективность. Конечно, этот лидер также должен делать полные заметки в этом процессе, которые они будут использовать в последнем шаге процесса аудита.

Проводите интервью с ключевыми складскими сотрудниками

Это может включать всех от правой руки менеджера склада до временного пикера, работающего на полу. Неважно позиция, открытые, лицом к лицу разговоры могут быть самым показательным шагом аудита, за анализом твердых данных.
Вот некоторые вопросы, которые должны быть охвачены в процессе интервью:

1. Ясны ли вам все политики соблюдения безопасности? Чувствуете ли вы себя последовательно безопасно на работе?
2. Замечали ли вы какие-либо заминки в системе, которые, как вы считаете, могут замедлять рабочий процесс?
3. Осведомлены ли вы о каком-либо дополнительном инвентаре или неиспользуемых запасах, которые могли не быть частью первоначального подсчета в этом аудите?
4. Как вы делаете заметки о поврежденном или утерянном инвентаре в инвентарной системе? И чувствуете ли вы, что у вас достаточно доступа к инвентарной системе для эффективной работы?

Синтезируйте инвентарные данные

В зависимости от способностей установленной инвентарной системы, обязанности менеджера склада могут варьироваться на этом этапе — от простого анализа данных, собранных через автоматизированную систему, до ручного ввода всех подсчетов в настройку электронной таблицы.
Сказано это, нет оправдания для спешки пока данные синтезируются. Менеджер должен принять меры для обеспечения того, что все факторы наблюдаются, включая кражу, потерю, расхождения в подсчетах, проблемы здоровья и безопасности, и интервью сотрудников. После этого выводы могут быть организованы в инвентарную систему, чтобы аудит мог быть быстро и легко ссылаться для сравнения в будущем.

Оцените результаты инвентаризации

Теперь, когда физический аудит завершен и все результаты данных введены, пришло время оценить выводы. В этой финальной фазе следует учитывать следующее:

1. Контроль затрат, который может потребовать модификации
2. Предложить улучшения установленным процессам, которые могли бы способствовать производительности склада
3. Разработать предложения для обновлений складского ПО и оборудования
4. Уделите время анализу складских часов и сделайте потенциальные изменения в сменах

В конце концов, успешные аудиты происходят, когда тщательные менеджеры складов делают свою часть для ведения строгих ежедневных записей активностей. Это сделает гораздо более эффективным и комплексным инвентарный аудит, который может быть использован как шаблон в будущем. Ищете список действенных шагов в процессе инвентаризации? Скачайте наш интерактивный чек-лист складской инвентаризации.