Как проводить аудит складских запасов (с контрольным списком)

Для занятых менеджеров склада перспектива проведения инвентарного аудита может быть пугающей задачей, которая может вдохновить их на то, чтобы срезать углы. Хотя для работников на этой важной должности вполне естественно желание сосредоточить свое внимание исключительно на повседневных операциях, пренебрежение достоверными данными может привести к предотвратимым ошибкам, которые могут поставить под угрозу рост или даже выживание бизнеса.

Потому что мы хотим, чтобы вы и ваши сотрудники уходили после каждой проверки с чувством решимости и хорошо информированными , и, самое главное, активным , мы составили список рекомендаций, который призван помочь вам как можно более всесторонне изучить свой инвентарь. Загрузите наш полезный контрольный список аудита складских запасов, чтобы получить интерактивное описание основных этапов процесса аудита запасов. Вот предварительный просмотр того, как должны выглядеть ваши шаги:

1. Определите свои цели.
2. Проводить инвентаризацию складских запасов.
3. Наблюдайте за складскими операциями.
4. Опросите ключевых сотрудников склада.
5. Синтезировать данные инвентаря.
6. Оцените результаты аудита запасов.

Определите цели аудита ресурсов

Даже если заведующий складом за свою карьеру провел бесчисленное количество проверок, хороший специалист поймет, что ни одна из двух не должна проводиться совершенно одинаково. Это означает, что перед проведением аудита менеджер должен связаться с властями, чтобы убедиться, что они разрабатывают свой аудит с учетом конкретных пунктов, которые компания может попытаться улучшить или развить.
Каждый аудит должны включать в себя основы, такие как инвентаризация и анализ данных. Но помимо основ, могут быть некоторые случаи, когда компания, например, готовится к новым правилам безопасности, что означает, что аудитор должен уделять особое внимание текущим протоколам безопасности и тому, как новые могут быть реализованы как можно более плавно.<бр />

Проведение складских инвентаризаций

Независимо от того, полагается ли бизнес на периодическую или постоянную систему инвентаризации, важно, чтобы она выполняла перекрестные -проверки даже самых технологически продвинутых сетей, чтобы убедиться, что все элементы учтены. Это может быть полная или частичная инвентаризация в зависимости от организации склада и точности прошлых аудитов.
С точки зрения стратегии важно, чтобы менеджер склада учитывал множество факторов, особенно если он решит провести частичный счет. Для более тщательного и точного аудита они должны убедиться, что они приняли во внимание любые значительные изменения запасов из-за распродаж, графика отпусков или ликвидации.
Например, аудиторы часто проверяют запасы с медленным оборотом, чтобы применить более низкий правило затрат или рыночное правило – общепринятая процедура бухгалтерского учета, которая требует, чтобы предприятия регистрировали стоимость запасов как наименьшую из двух цифр:фактическую первоначальную стоимость или текущую рыночную стоимость. Точно так же аудиторы обычно проверяют дорогостоящие элементы и элементы, подверженные ошибкам, чтобы убедиться, что записи точны и используются последовательные методы учета. Все эти переменные следует отметить, чтобы не было путаницы или расхождений к моменту следующей проверки.

Наблюдение за складскими операциями

Даже самые внимательные менеджеры склада могут потерять связь с ежедневными приходами и уходами своего склада в особенно загруженное время. Чтобы исправить это, важно тщательно и терпеливо наблюдать за складскими операциями.
Конечно, каждое наблюдение будет варьироваться от одного бизнеса к другому, поскольку нет двух абсолютно одинаковых, но каждое из них должно включать полный просмотр процесс выполнения, если таковой имеется, и оценки безопасности, чтобы гарантировать, что все остаются в безопасности и соблюдают все нормативные меры.
При этом менеджеры склада также могут испытать «момент ага». Откинувшись на спинку кресла и наблюдая за операциями со стороны, они с большей готовностью увидят часто скрытые слабые места, которые могут снижать эффективность. Конечно, этот руководитель также должен делать подробные записи во время этого процесса, которые он будет использовать на последнем этапе процесса аудита.

Опрос ключевых сотрудников склада

Сюда могут входить все, начиная от правой руки заведующего складом и заканчивая временным сборщиком, работающим на этаже. Независимо от позиции, непредубежденные беседы лицом к лицу могут стать наиболее показательным этапом аудита после анализа достоверных данных.
Вот некоторые вопросы, которые следует осветить в процессе собеседования:

1. Ясно ли вы понимаете все правила соблюдения техники безопасности? Всегда ли вы чувствуете себя в безопасности на работе?
2. Замечали ли вы какие-либо проблемы в системе, которые, по вашему мнению, могут замедлять рабочий процесс?
3. Знаете ли вы о каких-либо дополнительных запасах или неиспользованных расходных материалах, которые могли не быть частью первоначального подсчета в ходе этой проверки?
4. Как вы делаете записи о поврежденных или потерянных запасах в системе учета? И считаете ли вы, что у вас достаточно доступа к системе инвентаризации, чтобы эффективно выполнять свою работу?

Синтез данных инвентаризации

В зависимости от возможностей установленной системы инвентаризации обязанности менеджера склада на этом этапе могут варьироваться:от простого анализа данных, собранных с помощью автоматизированной системы, до ручного ввода всех подсчетов в настраиваемую электронную таблицу. извините за спешку во время синтеза данных. Менеджер должен позаботиться о том, чтобы обеспечить соблюдение всех факторов, включая кражу, потерю, расхождения в подсчетах, проблемы со здоровьем и безопасностью, а также собеседования с сотрудниками. После этого результаты могут быть организованы в систему инвентаризации, чтобы можно было быстро и легко сослаться на аудит для сравнения в будущем.

Оцените результаты аудита запасов

Теперь, когда физический аудит завершен и все результаты введены, пришло время оценить результаты. На этом заключительном этапе необходимо учитывать следующее:

1. Контроль затрат, который может нуждаться в изменении
2. Предлагайте улучшения в установленных процессах, которые могут повысить производительность склада.
3. Разработка предложений по обновлению программного и аппаратного обеспечения склада
4. Найдите время, чтобы проанализировать часы работы склада и внести возможные изменения в смены.

В конце концов, успешные проверки происходят, когда дотошные менеджеры склада вносят свой вклад в ведение строгого ежедневного учета деятельности. Это позволит провести гораздо более эффективный и всесторонний аудит запасов, который можно будет использовать в качестве шаблона в будущем. Ищете список практических шагов в процессе аудита запасов? Загрузите наш интерактивный контрольный список аудита складских запасов.