Стратегический поиск поставщиков:пять шагов для обеспечения безопасности лучших поставщиков

Хотя традиционно цель поиска поставщиков заключалась в том, чтобы найти и наградить поставщика, который наилучшим образом соответствует бизнес-требованиям и является наиболее экономически эффективным, в 2020 году правила игры кардинально изменились. Поскольку компаниям приходилось преодолевать беспрецедентные проблемы цепочки спроса и предложения, им приходилось быстро модернизировать свои цепочки поставок, чтобы соответствовать потребностям сегодняшнего дня и следующих шести месяцев.

Необходимость сделать поиск поставщиков более стратегическим и отвечающим потребностям организации как никогда актуальна. По мере того, как организации переоснащают свои цепочки поставок к 2021 году, у них появляется возможность пересмотреть свои источники снабжения, чтобы создать структуру и организацию для достижения наилучших результатов, следуя этим пяти ключевым шагам для достижения успеха в стратегическом поиске.

Оценивайте, собирайте данные и разрабатывайте стратегию. Первый шаг начинается с дисциплинированной и организованной оценки ваших потребностей в поставщиках. Он состоит из следующих процессов:

• Укрепление отношений с поставщиками . Убедитесь, что у вас есть правильные отношения с поставщиками, с которыми вы работаете, чтобы вы знали и могли должным образом подготовиться к любым предстоящим крупным проектам, таким как новые разработки или планы роста.
• Анализ расходов . Составьте подробный анализ того, сколько именно ваша организация тратит на то, на что и где это тратится, и определите области, в которых расходы необходимо улучшить.
• Проверка проекта . Определите, нужно ли вам найти нового поставщика для той категории, для которой вы собираетесь искать, или это то, что вы можете пересмотреть.
• Сбор данных . Соберите необходимые требования и исходные данные, например:
  • Существующие контракты с поставщиками - включая положения и условия
  • Техническое задание
  • Анализ рынка предложения
  • Данные о расходах на основе анализа расходов.
• Стратегия проекта . Затем создайте стратегию проекта, подробно указав объем и масштаб предполагаемого проекта, а также типы поставщиков, которых следует выбрать. Вы также захотите включить информацию об избежании риска.

Определите правильную модель взаимодействия. Ключевым элементом разработки вашей стратегии является выбор подходящих мероприятий по поиску поставщиков, таких как eAuction или подробный запрос предложений. Оба варианта предлагают преимущества, но необходимо тщательно взвесить различные соображения, чтобы определить правильный подход для вашего бизнеса.

1. Несложные и ценные инициативы по расходам . Для категорий, содержащих ценные товары и относительно простых для согласования, подходит либо eAuction, либо RFX. Вам нужно будет оценить:стоит ли рисковать и проводить это мероприятие по поиску поставщиков на eAuction? Вы можете получить лучшую цену, но рискуете оттолкнуть поставщика, который мог бы быть более надежным, но с более высокими затратами. Одним из примеров может быть массовое компьютерное оборудование для организации, такое как ноутбуки, на следующие 3–6 месяцев.
2. Сложные и ценные инициативы . Для сложных процессов покупки, таких как покупка нишевых или специализированных товаров, предметов, которые имеют решающее значение для вашего бизнеса, или долгосрочного проекта, такого как обустройство нового здания, вы хотите установить хорошие отношения с потенциальным поставщиком. Таким образом, это означает, что вы, вероятно, потратите больше времени на установление взаимопонимания с меньшим числом уважаемых поставщиков в сочетании с онлайн-запросом предложений или запросом предложений, который может быть обработан любой лучшей в своем классе системой поиска поставщиков.
3. Несложные и малоэффективные инициативы . С такими поставщиками вы сможете быстро добиться успеха для своего бизнеса. Вы можете сделать это, разместив несколько заказанных вами товаров или услуг на eAuction. Все, что не дорого и просто приобрести, например канцелярские товары или предметы первой необходимости, используемые в вашем бизнесе, можно отправить на eAuction, где поставщики будут участвовать в торгах друг против друга в контролируемой среде, чтобы выиграть контракт.
4. Сложные и малоэффективные инициативы . Лучше всего использовать RFX для этих типов элементов; из-за сложного процесса покупки проведение электронного аукциона занимает много времени и неэффективно. Например, у вас могут быть мелкие предметы, такие как крошечный фитинг для продукта, который вы производите, но жизненно важно, чтобы примерка была сделана в соответствии с правильными спецификациями, и вы можете гарантировать доставку.

Затем вам нужно будет разослать запросы предложений (RFP), чтобы проинформировать выбранных поставщиков о начале процесса поиска поставщиков. Скорее всего, вам придется иметь дело с несколькими запросами от потенциальных поставщиков, поэтому обязательно объясните, чего именно вы от них хотите. После этого вы получите ответы от поставщиков с подробными предложениями для оценки.

Составьте короткий список поставщиков, чтобы перейти к следующему этапу переговоров, на котором вы будете выполнять свою деятельность по поиску поставщиков. Убедитесь, что у вас есть следующее:

• Сводка всех ответов на запросы предложений.
• Подробный список всех поставщиков.
• Копии оценки жизнеспособности поставщика.
• Подробные планы переговоров

Найдите своего поставщика и наградите его. Исследуя поставщиков на предмет потенциальных наград, обязательно оцените следующее:

• Коммуникативные навыки . Как до сих пор вы общались с вашим поставщиком? Готовы ли они и могут ли они ответить на ваши вопросы? Это делается по телефону, электронной почте или через веб-портал? Если вам не удается связаться с поставщиком во время тендера, это может быть плохим знаком.
• Операции с поставщиками . Определите, сможет ли выбранный вами поставщик удовлетворить ваши требования в краткосрочной и долгосрочной перспективе. Мы рекомендуем начать с этих пунктов:
• Финансы . Является ли выбранный вами поставщик финансово стабильным / прибыльным? Сколько у них долгов? Если их финансовое положение оставляет желать лучшего, возможно, рассмотрите возможность заключения краткосрочного контракта в качестве пробного варианта.
• Инфраструктура . Опросите своего поставщика, чтобы узнать, как устроена его организация и есть ли у него системы для поддержки объемов товаров / услуг, которые могут вам понадобиться. При необходимости совершите поездку по их объектам, чтобы воочию увидеть их работу.
• Цепочка поставок . Надежна ли их цепочка поставок, чтобы выдержать их, если обстоятельства изменятся к худшему? Если вам нужно увеличить объем одной позиции, сможет ли цепочка поставок ваших поставщиков учесть это? Выясните, могут ли они удовлетворить краткосрочные требования, такие как неблагоприятные погодные условия или смягчающие обстоятельства.
• Этика . Попросите поставщиков предоставить копию их применимого заявления о корпоративной социальной ответственности или принципов этики, чтобы убедиться, что они соответствуют требованиям вашего бизнеса.
• Клиенты . У вашего поставщика крепкие отношения с другим клиентом? Если да, это может помочь вам понять, если они чрезмерно полагаются на одного клиента, что потенциально может нарушить уровень получаемых вами услуг.
• Планы на случай чрезвычайных ситуаций . Вы будете интегрировать поставщиков в свою цепочку поставок, и вам нужно будет убедиться, что они смогут продолжать поставки в худшем случае. Если они не разделяют этих планов, спросите, почему, и пересмотрите их жизнеспособность.
• Компетенция . Оцените возможности поставщика в соответствии с вашими требованиями. Поговорите с менеджерами по работе с клиентами или другими людьми из поставщика. Задавайте зондирующие вопросы об их возможностях доставки в чрезвычайных обстоятельствах, например, в экстремальных погодных условиях или нехватке сырья. Наконец, поговорите с покупателями - возможно, вы обнаружите, что ваш поставщик не делится информацией.
• Стоимость . Это необходимо для обеспечения прозрачности калькуляции затрат. Спросите своего поставщика:
  • Какова общая стоимость продукта / услуги?
  • Включает ли эта стоимость такие вещи, как техническое обслуживание, обновление услуг, исключительные заказы (если применимо)?
  • Включена ли доставка?
  • Какую прибыль они получают?

После изучения всего вышеперечисленного, если явный победитель не очевиден, вы можете рассмотреть возможность повторного открытия процесса запроса предложений для небольшого числа поставщиков, чтобы побудить их улучшить свои предложения. Если вы провели мероприятие по поиску поставщиков RFX и это уместно, вы можете рассмотреть возможность проведения электронного аукциона с несколькими последними поставщиками, чтобы получить более выгодную сделку.

После выбора вы должны уведомить поставщика и внутренние заинтересованные стороны с помощью «Документа о выполнении обязательств», в котором указывается следующее:

• Предложения по награде
• Оценка финансовой выгоды
• Планы реализации
• Планы перехода
• Критерии и цели KPI
• Оценка и снижение рисков (т. е. меры соответствия).
• Условия контракта (например, разработка SLA / условия оплаты / ежегодное улучшение)
• Связь с высшим руководством
• План коммуникации с ключевыми заинтересованными сторонами.

Выполнение контракта . Вам нужно будет работать со своим новым поставщиком, чтобы разработать план коммуникации для реализации новых товаров, которые вы выбрали для своего бизнеса. Потенциальные риски взаимоотношений должны быть идентифицированы, а затем уменьшены с помощью достаточных мер соответствия. Затем эти договоренности оформляются подписанным контрактом. В прошлом это был чрезвычайно трудоемкий процесс, связанный с подготовкой пачки документов, но сегодня технология может автоматически генерировать контракты на основе заранее подготовленной информации, заранее загруженной в систему, и из ранее представленных RFP, чтобы гарантировать точность информации поставщика.

Ключевые показатели эффективности и цели должны быть установлены и отслеживаться для привлечения поставщиков к ответственности. Наконец, вы готовы передать право собственности на поставщика нужным людям в вашей организации с согласованными контрольными точками для обеспечения уровня обслуживания и производительности по сравнению с согласованными уровнями обслуживания и ключевыми показателями эффективности.

Настройка и отслеживание счетов . После подключения поставщика необходимо настроить процесс выставления счетов. Любое новое соглашение с поставщиком дает возможность обосновать автоматизацию счетов-фактур, особенно если новый контракт генерирует большие объемы счетов-фактур.

Постоянный мониторинг и отслеживание работы поставщика должен включать:

• Получение своевременных поставок товаров.
• Продукция высокого качества.
• Отличное обслуживание клиентов.
• Правильный счет-фактура на нужную сумму и нужные товары
• Как быстро поставщик связывается с вами.
• Наличие на складе

Наконец, вы должны отслеживать ценность экономии, которую вы сделали с новым поставщиком, чтобы сообщить всему бизнесу, как эти меры экономии, реализованные за счет закупок, повлияли на чистую прибыль.

Покупка для бизнеса - сложный процесс даже в лучшие времена. Наличие надежного процесса позволит вашей организации на постоянной основе ловко ориентироваться в рыночных изменениях, дефиците предложения и меняющихся потребностях.

Шеннон Крепс - вице-президент по маркетингу продуктов в Medius, глобальном поставщике облачного программного обеспечения для оплаты.