Стратегическое снабжение: 5 проверенных шагов к привлечению лучших поставщиков

Традиционно целью снабжения было выявление и выбор поставщика, который лучше всего соответствует бизнес-требованиям и является наиболее экономически эффективным. Однако в 2020 году правила игры кардинально изменились. Компании столкнулись с беспрецедентными вызовами в цепях поставок и спроса, что заставило их оперативно пересмотреть свои логистические сети для удовлетворения текущих потребностей и планирования на ближайшие полгода.

Почему стратегическое снабжение стало критически важным

Необходимость сделать закупки более стратегическими и отзывчивыми к потребностям организации никогда не была такой острой. Перестраивая цепи поставок на 2021 год, у бизнеса есть шанс пересмотреть подходы к снабжению, создав структуру и процессы для достижения лучших результатов. Ниже представлены пять ключевых шагов к успеху в стратегическом снабжении.

Шаг 1. Оценка, сбор данных и построение стратегии

Первый шаг начинается с дисциплинированной и организованной оценки ваших потребностей в снабжении. Этот процесс включает:

• Укрепление отношений с поставщиками. Убедитесь, что у вас правильные отношения с текущими партнерами, чтобы быть в курсе предстоящих крупных проектов — например, планов расширения или новых разработок.
• Анализ затрат. Проведите детальный разбор того, сколько именно организация тратит, на что и где, выявив зоны, где расходы требуют оптимизации.
• Валидация проекта. Определите, нужен ли новый поставщик для выбранной категории или можно перевести переговоры с существующим.
• Сбор данных. Соберите необходимые требования и исходную информацию:
  • Действующие контракты с поставщиками — включая условия и термины
  • Техническое задание (Statement of Work)
  • Анализ рынка поставок
  • Данные о расходах из анализа затрат
• Стратегия проекта. Разработайте стратегию проекта, описывающую масштаб, сферу и типы поставщиков для отбора. Включите меры по управлению рисками.

Шаг 2. Выбор правильной модели взаимодействия

Ключевой элемент стратегии — подбор подходящих форматов закупочных процедур, таких как электронный аукцион (eAuction) или детальный RFQ (Request for Quotation). Оба подхода имеют преимущества, но их применимость тщательно взвешивается.

1. Низкая сложность и высокие затраты. Для категорий с дорогостоящими, но простыми в переговорах позициями (например, закупка компьютерной техники на 3–6 месяцев) подойдут и eAuction, и RFX. Важно оценить: стоит ли рисковать аукционом? Можно получить лучшую цену, но потерять надежного поставщика.
2. Высокая сложность и высокие затраты. При закупке нишевых или критически важных товаров, а также в долгосрочных проектах (оснащение нового здания) фокус смещается на построение отношений с малым кругом проверенных поставщиков через RFI/RFP в профессиональной системе управления закупками.
3. Низкая сложность и низкие затраты. Быстрые выгоды дают товары массового потребления (канцелярия, расходники). Их можно выставить на eAuction, где поставщики конкурируют за контракт в контролируемой среде.
4. Высокая сложность и низкие затраты. Лучше использовать RFX: сложный процесс закупки делает eAuction неэффективным. Пример — мелкая, но критичная деталь, требующая строгого соответствия спецификациям и гарантированной поставки.

Шаг 3. Запуск RFP и отбор поставщиков

Рассылайте запросы на предложения (RFP) отобранным поставщикам, четко формулируя ожидания. После получения ответов составляйте шорт-лист для переговоров. Необходимый пакет документов:

• Резюме всех ответов на RFP
• Детальный шорт-лист поставщиков
• Отчеты об оценке жизнеспособности поставщиков
• Планы переговоров

Шаг 4. Исследование и выбор поставщика

При оценке кандидатов на награждение контракта проверяйте:

• Коммуникативные навыки. Готовность и способность отвечать на вопросы, каналы связи. Сложности на этапе тендера — тревожный сигнал.
• Операционная деятельность. Способность выполнить требования краткосрочно и долгосрочно. Ключевые аспекты:
  • Финансы: стабильность, рентабельность, долговая нагрузка. При рисках — короткосрочный пилотный контракт.
  • Инфраструктура: организация процессов, системы поддержки объемов. Посещение объектов — желательно.
  • Цепь поставок: устойчивость к сбоям, способность масштабироваться, реакция на форс-мажоры.
  • Этика: соответствие CSR-политике и этическим стандартам вашего бизнеса.
  • Клиентская база: избыточная зависимость от одного крупного клиента может угрожать качеству сервиса вам.
  • Планы на случай ЧП: готовность продолжать поставки в кризисных ситуациях.
  • Компетенции: соответствие возможностей вашим требованиям. Опрос менеджеров, клиентов поставщика, проверка работы в экстремальных условиях.
  • Стоимость: прозрачность ценообразования. Вопросы: полная стоимость, включены ли обслуживание, апгрейды, срочные заказы, доставка, маржа поставщика.

Если явного лидера нет — можно перезапустить RFP среди финалистов или провести eAuction для улучшения условий.

Выбранного поставщика и внутренних стейкхолдеров уведомляют через «Commitment Go Document» с:

• Предложениями о награждении
• Оценкой финансовой выгоды
• Планами внедрения и перехода
• KPI и целями
• Оценкой рисков и митигацией (compliance)
• Контрактными аспектами (SLA, условия оплаты, годовое улучшение)
• Коммуникацией для топ-менеджмента и ключевых стейкхолдеров

Шаг 5. Внедрение контракта

Работайте с поставщиком над планом коммуникации для запуска поставок. Риски отношений выявляются и митигируются compliance-мерами. Сегодня технологии позволяют автогенерировать контракты на основе заранее подготовленных данных и RFP, обеспечивая точность информации.

Устанавливаются и отслеживаются KPI для ответственности поставщика. В завершение — передача управления поставщиком ответственным лицам в организации с согласованными контрольными точками по SLA и KPI.

Настройка инвойсинга и мониторинг

После онбординга настраивается процесс выставления счетов. Новый контракт — повод внедрить автоматизацию инвойсов, особенно при больших объемах.

Постоянный мониторинг включает:

• Своевременность поставок
• Качество продукции
• Сервис и поддержку
• Точность счетов (сумма, товары)
• Скорость реакции поставщика
• Наличие запасов

Отслеживайте экономию от нового поставщика для отчетности перед бизнесом о вкладе закупок в финансовый результат.

Закупки — сложный процесс даже в спокойные времена. Надежный процесс позволяет организации гибко реагировать на сдвиги рынка, дефициты и меняющиеся потребности на постоянной основе.

Шеннон Крепс — вице-президент по продуктовому маркетингу в Medius, глобальном поставщике облачного ПО для source-to-pay.